基于Excel函數與Dos批處理的大學英語四六級考試報名工作的改進與應用

冀國強+王廣珠

摘要：為確保大學英語四、六級考試報名工作的準確快捷地完成，基于Excel改進了大學英語四、六級考試報名工作流程，并結合Dos批處理完成了報名照片的選取、重命名等相關工作，提高了工作效率。

關鍵詞：四六級考試；報名；Excel函數；Dos批處理

中圖分類號：G642.0 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）46-0063-02

在高校的教務管理工作中，雖然有各種“教務管理系統”供使用，但在實際的工作中，這些系統并不能包攬全部的工作，如我校使用的這款教務管理系統便不能完成類似大學英語四六級這類考試的報名工作。傳統的考試報名工作流程是各班按照四六級考試報名工作安排下發的報名模板填寫報名信息，上交后復制粘貼，由于數據量龐大，工作量巨大，另外還要審核學生的歷史成績等信息，工作效率低，出錯機會多。

針對這種情況，根據四六級報名工作的特點，所有的報名信息需要體現在給定的Excel模板中，然后再導入到全國大學英語考務考籍管理系統中。所以我們基于Excel改進了大學英語四六級考試報名工作流程，并結合Dos批處理完成了報名照片的選取、重命名等相關工作。在2014年12月大學英語四六級報名工作中付諸了實踐，提高了工作效率，取得了理想的效果。

一、報名數據的采集

利用專業在線問卷調查平臺——問卷星（http：//www.sojump.com）設計開發了報名平臺，按照大學英語四六級考試報名模板中要求的數據項目諸如姓名、性別、學號、身份證號碼、院系、年級、專業、班級、報考等級、已考歷史成績等信息設計，然后發布出來。學生可以通過復制、分享報名系統鏈接（http：//www.sojump.com/jq/3789036.aspx），或通過用手機掃描系統鏈接生成的二維碼直接進入報名系統，輸入相關信息后提交。為防止報名信息虛假，系統對學號和身份證號均設置了唯一性，不允許重復提交；年級、專業、班級等信息均在下拉列表框中選擇，避免輸入不規范導致數據難以統計和匯總。此舉簡化了每個行政班填寫模板然后再復制粘貼的過程，直接在問卷星后臺導出報名數據（圖1，Excel版）。

二、報名數據的處理

報名平臺導出的數據畢竟還不是報考模板要求的那樣，需要對數據進行簡單的處理。將需要的數據按列復制、粘貼到報名模板當中，形成報名的初始信息（圖2）。

三、報名數據的校對

初始信息會由于學生在報名過程中輸入等問題產生錯誤，需要與學籍數據庫信息進行比對。方法是將學籍信息從數據庫中導出，形成一個Excel文檔。利用Excel的Vlookup函數依照學生的身份證信息對其他項目進行查找，查找的結果直接寫在報名模板中空白一列，然后與已提交的信息（如學號）進行比對，如發現不一致則通過提交的其他信息（如用學號檢索身份證號）進行比對（圖3），然后輸出學籍數據庫中相應的信息，直到報名模板中所有的信息和學籍數據庫中信息完全一致。

四、報名照片的篩選

由于每次報名并不是全部所有的學生都報名，所以需要從照片庫中篩選報名學生的照片。照片庫來源是每年新華圖片社現場采集的照片，均以身份證號命名。

（一）copy命令

采用Dos下copy命令可以復制文件到指定位置，批處理可以將多條命令放在一個純文本文件（.bat格式）中一次執行。

Copy命令的標準格式：copy [drive：] [path] filename1 [drive：] [path] folder2

參數解釋：

[drive：] [path] filename1——指定要篩選的文件位置和名稱，不能使用通配符

[drive：] [path] folder2——為篩選后要放置報名考生照片的文件夾

命令示例：“copy E：＼教務處＼學籍＼全院學生照片＼"3701010101".jpg E：＼教務處＼考務安排＼英語考試＼2014年12月學院四六級報名＼篩選照片＼”命令是將身份證號為3701010101的考生照片（后綴名為.jpg）從照片庫中選出復制到報名照片文件夾中。

（二）Excel文本拼接函數及公式填充功能

為了快速篩選出全部考生照片，結合Excel文本拼接函數及公式填充功能將所有的考生的身份證號都生成一條“copy”命令，將“copy”命令放在一個記事本中形成一個文本文檔，然后另存為.bat批處理命令，運行該命令則所有報名考生的照片篩選到了報名照片文件夾中了。

五、報名照片的重命名及格式化

由于全國大學英語考務考籍管理系統中要求上報的照片是要求以學號命名的，所以還需對報名照片進行重命名。采用Dos下rename（簡寫為ren）命令。

ren命令的標準格式如下：

ren [drive：] [path] filename1 filename2

參數解釋：

[drive：] [path] filename1——指定要進行重命名的文件位置和名稱，不得使用通配符；

filename2——為文件重命名的新名稱。重命名只能在同一驅動器或路徑中實現。

命令示例：“ren "3701010101".jpg "13010101".jpg”是將身份證號為3701010101的照片重命名為學號為13010101的照片。為了快速處理所有照片的重命名工作，同樣結合Excel文本拼接函數及公式填充功能將所有考生的身份證號與學號均對應生成一條“ren”命令，將“ren”命令轉存為.bat批處理命令然后運行則所有考生的照片都變成了以學號命名的了。另外由于報名照片有一定的格式要求，可以使用isee等圖片處理軟件對篩選、重命名好的照片進行批量壓縮，轉變成報名所要求的格式即可。

六、報名數據的整理上報

將做好的excel報名表和篩選后格式化的報名照片按照要求上傳到全國大學英語考務考籍管理系統中，此次報名工作即完成。

通過利用專業的問卷調查平臺獲取初始的報名數據，然后基于Excel函授和Dos批處理功能順利對報名數據進行處理和校對、報名照片的篩選，快捷方便正確地完成了2014年12月的全國大學英語四六級考試報名工作。實踐證明，在沒有專門的考試報名系統的學校采用此辦法不失為一個好辦法，大大減少了考務管理人員的工作量，也減少了報名過程中的失誤率。