中小企業銷售環節內控制度的構建與評估

孫曉鳴

摘要：對于中小企業而言，銷售是其實現利潤的最終環節，是保證企業生存和發展的重要手段，但如果企業只以提高銷售業績為目標，而缺乏良好的內控控制企業風險，將對企業的長遠發展造成不利的影響。本文針對中小企業銷售環節中存在的內控問題，構建了中小企業銷售環節內控制度和評估體系，以保證企業運營的良好效率和效益。

關鍵詞：中小企業 銷售環節 內控制度 評估

在現代商業環境競爭中，中小企業要想獲得優勢，已經不能采取傳統意義上的惡意降低產品價格的方式。中小企業想要提升自身的發展能力、提高在市場上的適應能力和競爭能力，則必須構建完善的銷售內控制度，如何加強其管理，是中小企業非常關注的問題。因此，加強對銷售環節的內部控制和評價，規避風險，防患于未然，對保障企業運營的效率和效果是非常重要的。

一、中小企業銷售環節內控存在的問題

（一）缺乏銷售價格的管理

中小企業由于為了節約成本等因素大多缺乏完整的銷售計劃和銷售價格體系，或是銷售計劃與銷售價格體系執行不到位，在價格體系制定的時候缺少與財務部門的協調，價格折扣和折讓缺乏控制，致使競爭對手或客戶獲取了需要保密的信息。

（二）合同簽訂缺乏規范

在實際執行中，部分中小企業因為法律意識缺乏，在合同的簽訂過程中往往不考慮細節問題，對雙方或多方的權利義務界定不清，合同文本的撰寫也不夠規范，這影響了合同本身的效力，也容易引起經濟糾紛。一旦發生上述情況，則企業的銷售必然直接受到影響，進而影響企業利潤，甚至會使企業聲譽受損。

（三）發貨管理存在漏洞

由于發貨的過程涉及到銷售、財務、倉儲、運輸等多個部門，造成了很多企業再發貨過程中，由于信息傳遞失誤或者庫存管理不善而造成發貨錯誤或混亂。具體表現在遭遇欺詐提貨；發貨未經授權審批；發貨不符合信用政策；發貨延遲；重復發貨或是發給錯誤的客戶；未留提貨人簽收證據等。

（四）應收賬款回收難度大

應收賬款的回收是保證企業流動資金充足的重要保證，而在具體實施過程往往因為在應收賬款產生初期沒有對銷售客戶的資信情況進行認真審查，導致壞賬比例增加，具體表現為，缺乏信用評價標準或信用標準判斷失誤；信用條件的發放主依靠銷售經理的主觀判斷作出；應收賬款后期會計處理工作跟不上；未采取恰當催收措施；缺乏合理的獎懲制度。

（五）整個業務流程不相容職責未有效規避

銷售業務流程中有很多職責不可兼容，這些職責如果不分離就可能導致舞弊現象的發生，具體表現有：銷售訂單或合同的簽訂與審批不分離；銷售業務執行與信用控制不分離；接受客戶定單與最后核準付款不分離；客戶對賬與銷售業務執行不分離；發貨通知的編制與執行存貨的提取不分離；填制發票與承擔發票的復核工作不分離；辦理退貨實物驗收工作與退貨賬務記錄工作不分離等。

二、中小企業銷售環節內控制度的構建

（一）優化銷售環節的內控環境

內部環境對企業實施內控的至關重要，也是企業執行內部控制的保障條件。內部控制的整體效果直接受企業銷售環內部控制環境好壞的影響，銷售人員的職業素質和業務能力的提高也需要優化企業的內控環境，從而保證更好地發揮工作職能。同時也必須注意到銷售業務流程是否規范，相關部門的設置是否合理，人員的分工是否采取權責分離，例如銷售業務人員不能接觸銷售貨款。

（二）銷售定價的控制

銷售定價會直接影響企業利潤，定價失誤會使輕則減少利潤，重則會減少企業市場競爭力，銷售定價的控制主要有：

（1）綜合考慮企業產品的生產成本、銷售成本、管理成本，并參考市場同類產品的定價，做出正確的定價策略。

（2）在產品投入市場前確定銷售價格，同時，根據市場的變化調整產品價格。

（3）商業信用的執行需要相關責任領導批準，然后還要進行市場調研，判斷折扣是否對企業有利，并給往后的折扣政策提供參考。

（三）對訂單及合同的控制

銷售部門應將業務談判、合同訂立、合同審批、銷售運行四個環節進行分離，建立一套規范化的銷售合同管理制度。銷售人員首先應對訂單進行審核與記錄，之后應對客戶進行的累計的信用評級，當客戶累計的信用等級上升后，經上級批準，可給予一定的商業信用。對于新客戶、普通客戶和信用不是很高的客戶，可以不給予分期或延期付款信用，若其每次還款情況均良好，則可提升信貸額度，反之則降低，任何賒銷訂單都需要信用部門或相應授權人批準方可通過。另外，應該建立合同審計制度，通過內部審計可以使減少合同風險的發生，從而達到理想的銷售結果。

（四）銷售通知單與銷售發票的控制

企業銷售部門應當按照經批準的銷售合同，向發貨部門下達銷售通知單，同時編制銷售發票通知單，并經審批后下達給財務部門，由財務部門或經授權的有關部門在開具銷售發票前對客戶信用情況及實際出庫記錄憑證進行審查無誤后，根據銷售發票通知單向客戶開出銷售發票。

銷售發票的控制主要有以下幾點，一是授權控制，二是制定發票管理和領用制度，三是依據控制，四是復核控制，五是發票總額控制，六是使用和保留連續編號的發票，含己作廢的發票。

（五）信用與應收賬款管理

（1）建立信用標準。首先制定客戶信用調查表；其次根據客戶信用調查表的內容確定客戶信用狀況，然后進行信用評級，判斷信用的大小，最后決定是否給予信用政策。

（2）確立信用額度。信用額度需要定期動態評估，時常檢查，做必要的變動。

（3）確定信用條件。信用條件主要包括信用期間和現金折扣兩個方面，在確定信用期間長短和現金折扣大小時，要考慮現金折扣成本的大小，如果現金折扣成本大于因使用信用條件帶來的收益，則應放棄該信用條件。

（4）分析應收賬款賬齡。首先編制應收賬款回收情況表，其次從回收情況表提取有關數據，編制應收賬款賬齡分析表，借以了解應收賬款在各個顧客之間的金額分布情況及其拖欠時間的長短，對不同的顧客可酌情作出采取放寬或緊縮商業信用政策，并可作為衡量負責收款部門和資信部門工作效率的依據。

（5）制訂收賬政策。以“誰經辦、誰追款，誰審批、誰負責”的原則，催收各項應收款，對不同的客戶所欠款項應采取不同的收款方法，例如對信用好的客戶和新增加的資信度較好的客戶，即使暫時超期，在催收時不需要過多地打擾，以免將來失去這客戶。

（6）建立壞賬準備制度。建立壞賬準備金制度，每期提取一定比例的壞賬準備金，對無力用現金償還債務而需要以物抵債的，應把握抹賬原則。

（六）提高內部銷售信息的傳遞效率

大部分的中小企業的信息化水平還較低，甚至很多企業未引進ERP系統，這樣很難跟上現代信息技術的迅猛發展的步伐，使得企業的銷售信息在企業內部的傳遞效率過低。因此，中小企業必須加速發展信息化，提高銷售信息傳遞的多樣化和快速性，拓展銷售信息傳遞的渠道，并保證這些信息在傳遞的過程中不發生失真等意外情況，以便讓銷售信息能夠在企業內部順利流通與共享。

中小企業銷售環節內控流程圖如下所示：

三、建立銷售業務內部控制評估體系

要對銷售業務環節進行風險評估，首先是識別風險、然后是對風險進行分析，最后對風險采取相對應的措施。風險評估的兩大要素是評估事件發生的概率和可能隨之可能產生的影響程度。風險分析中，企業可以根據對風險的容忍程度和具體情況，設計風險評估表，根據金額大小和發生頻率判斷風險的高低，然后決定采用相應的控制措施。也可以可以根據具體的事項，歷史發生的概率，自己的經驗，進行主觀的判斷，選擇控制點，進行控制。

當中小企業發展到一定程度時，必須要有規范的銷售內控制度，對銷售的各個環節進行控制，各部門與人員之間相互約束，相互監督，降低個人情感與主觀判斷，才能使企業經營風險與成本降到最低，達到企業效益最大化。當然，最關鍵問題是內控制度建立后的執行，否則等于一紙空文。

參考文獻：

[1]楊有紅，徐心怡.銷售收款內部控制制度的構建[N].中國工商大學學報，2007（01）

[2]吳俊.企業銷售結算內部控制與收款環節流程再造[J].財會通訊，2009（02）

[3]陳芳.企業銷售與收款內控的實例探討分析[J].經營管理，2011（03）

[4]程曉峰.中小企業內部控制問題及對策研究[J].財經界，2010（10）