信息化工程建筑檔案管理方法研究

趙靜

【摘要】：我國的工程檔案管理工作中，具備著非常復雜、信息數據多，同時工作要求嚴厲的特點，因此，如果按照傳統的檔案管理方式，那么所得到的效率以及工作的準確度就無法得到保障，也無限的延長了相關工作者的工作時間以及難度，采用現代化的信息管理方式，能夠減少管理所用的時間，避免出現耗費大量的人力物力的現象，同時效率還會高出很多，這是當前很多企業進行檔案管理的方式，可以通過這個方式提升檔案管理的工作效率和水平，從而保證工程項目能夠高質量的完成。本文就信息化工程建筑檔案管理方法進行了探討。

【關鍵詞】：信息化工程；建筑檔案；管理方法

1、 檔案管理信息化建設意義

在進行檔案的管理當中，信息化管理方式主要是通過互聯網來實現的通過互聯網將相關的數據進行存儲和處理以及分析，同時遵循檔案管理工作所需要的工作方式，將檔案管理工作全方位的、科學化的提升。檔案管理工作首先能夠不受到利用資源提取的限制，能夠保證檔案管理工作的信息實現實時互動，對檔案管理工作中的相關資源進行綜合的整理，同時相互之間可以進行交流和在網絡上實現共享，檔案管理工作能夠得到進一步的建設。其次就是檔案管理工作中的信息涵蓋的范圍非常的廣泛，相關的數據非常的全面可靠，因此，能夠保證相關人員進行決策時的效率。最后就是通過信息化處理的數據能夠進行長時間的保存，不會像紙質的文件一樣，容易受到侵害和腐蝕，因此，進行檔案管理工作的信息化建設是至關重要的。

2 、工程檔案管理工作中出現的一些共性問題

2.1 工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢

科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建設過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。

2.2 對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。

3、 信息化工程建筑檔案管理方法

3.1 確保原始數據的采集與歸檔

在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸人相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。

3.2 加強檔案庫的信息化管理

為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸人的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

3.3 提高工作人員的業務能力

隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。

3.4 樹立信息化管理的安全意識

隨著建筑工程檔案信息化進程的不斷深人，我國檔案信息的管理得到了不斷的發展和創新，但是隨著科學技術的不斷發展，檔案信息的安全性逐漸降低，為了保證檔案信息的安全性，應當樹立信息化管理的安全意識，避免檔案信息的泄露，從而導致建筑工程單位遭受巨大的損失。現在在國內，建筑工程檔案信息化得到了普遍發展，但是忽略了對檔案信息的安全性，并沒有相應的措施或方法保證檔案信息的安全性，這樣就不能保證建筑工程單位一些商業機密的安全性，一旦發生數據信息泄露事件，有可能給工程單位造成巨大的損失，進而阻礙我國建筑工程檔案信息化的發展。所以針對這種狀況，建筑工程單位應當根據檔案信息的重要性，將其分類管理，并對一些較為重要的檔案信息加密保護，保障檔案信息的安全性。對于一些高科技也應當保證其可靠性，應當將檔案信息的管理與高科技的應用結合起來，從而保證檔案信息的安全性。

結束語

將信息化管理運用于建筑工程當中是發展中重要的一項建設內容，對于提升整個建筑工程的安全和質量有著重要的作用，雖然當前檔案管理工作還存在著一些問題，但是只要相關的部門能夠加強自身的素質建設，在不斷的建設中的進行學習，就一定能夠提升我國的檔案管理信息化進程。

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