論檔案與企業發展的關聯

張　博/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

論檔案與企業發展的關聯

張博/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

中華民族是一個歷史久遠的民族，在長久的歷史發展中，我們的文字由何而來，我們的祖先和歷代皇帝，由何代而生，歷代變遷的原因，歷史皇上的品性同，歷史中發生的重大變故，四季的變化，星辰的情況記錄，四季耕種的最好時令如何觀查，古人對于觀察天象變化的記錄，對于人文災難的情況，對于重大歷史上的戰爭，包括歷史上的名人、名帝、名妃等等，這些歷史遠古的記錄，我們都是通過從古至今，歷代史官所做的詳細的檔案所知，所以檔案的傳承關系到人類的進步，我國最早的檔案文書就是甲骨檔案”早在幾千年前就已經出現。

檔案發展史；推動企業；檔案管理

我國最早的檔案文書就是甲骨檔案”早在幾千年前就已經出現。屬于記錄皇帝言論和行為的具體記錄，是我國相對較早的檔案。后來再不同的朝代又出現了多種記錄的檔案文書，比如，鐘鼎文書，綿帛文書、竹簡文書等等，當造紙術出現后，人們便開始了紙質形式的文書，這一切變化都是因為歷史的發展，歷史的進步，所以文書的形式也隨之變化和進步，當然，檔案不僅記錄了這一切，同時與歷史的發展相輔相成中，互相推動發展。當今社會，檔案記錄著社會的進步，企業的發展，是社會中人為事件的真實寫照，是企業發展的源動力和分析的依據，也是企業文化建設的基石，更是企業發展中以及企業生產力發展不可或缺的重要部分。隨著企業的發展，我們在不斷的總結歷史的經驗，也在不斷的通過這些經驗總結出潛在的規律及莫大的商機，這些經驗和規律以及潛在的商機，我們都是通過企業長久以來積累的豐富的檔案資料中發現的，這些寶貴的資料不僅凝聚了企業發展的歷史足跡，也凝聚了企業精神文化和人文文化所在。所以檔案是推動社會及企業發展的源動力，是推動企業生產發展力的依據，是企業領導人決策的根本，當然，企業的發展也同樣推動了檔案事業的發展，不僅擺脫了原先落后的管理及形式，使檔案與辦公自動化相結合，同樣激發了數字檔案館的產生及發展。所以二者相輔相成，相互依賴，相互推動發展。

一、檔案應推動企業的發展提供源動力

（一）有時企業或單位對檔案從不重視，將檔案工作視為可有可無，對檔案人員的認知也是如此，認為是無論何人都可以勝任，且認為檔案人員的工作就是整理、抄寫、查詢，復印、保管等的最簡單的，最事務性的工作，不是關系到企業經濟效益，企業發展，企業命脈的工作，只要保管好庫房檔案，不損毀，不丟失，不泄密，對外應付調用、查閱、檢查，定期檢查一下有檔案的數量與保存狀態，就等于完成了檔案的所有工作。這樣，就造成了企業從上到下，從領導人到大眾群體都長久對檔案的不重視，從各方面都不支持檔案的工作，更不要說配合檔案的工作，這樣又如何可以發展檔案事業呢？所以造成企業內檔案管理力量不強大，檔案管理水平落后，檔案管理手段陳舊。企業內對檔案的重要性、管檔要求、檔案的工作內容不太了解，甚至完全不知道檔案是做什么，檔案收集意識薄弱。檔案不實行統一管理，沒有配置專業的檔案管理人員，而且大多數檔案人員身兼數職，無法對檔案工作投入全部精力，再加上沒有經過專業的培訓，所以檔案工作無法如期完成，歷史檔案嚴重收集不全，或丟失。這樣的檔案管理無法保存完整的歷史檔案，又如何為企業的進步去服務呢？

（二）檔案人員綜合素質有待提高。由于部分企業從領導層就不重視檔案的發展，所以會把一些將要退休或年老的同志安排檔案工作，這些年老的同志沒有精力去按檔案法的規定去專業的整理和審核相關的文件，且一般不會使用電腦或一些自動辦公設備，所以為了完成工作，他們可能只是將收來的部門檔案按一定的順序放在架上，提供一個簡單的臺賬就完成了工作，他們一般沒有經過專業的檔案培訓，沒有經過上崗的特殊教育及訓練，所以完全不了解，一件完成的檔案的重要性，及需要做的工作內容，檔案從收集階段開始至最后入庫上架，每一步都需要認真的核實與整理，收集要保證資料的齊全性，整理要查看資料內容的完整性與清晰性，編號階段則需要對檔案進行專業的分類，以及認真的編號檔案號碼，不能重號，也不錯號，否則最后統計的數量就會與實物檔案無法核對，為日后查詢也會帶來諸多不便，裝盒工作，同樣也很重要，需要細心的核對所裝盒的文件與盒的對應性，并做好臺賬的記錄，而且需要同時使用電腦將盒內文件的目錄及備考的內容同步打出，這就需要檔案人員不僅具備檔案工作專業知識，還需要具備熟練使用電腦及辦公設備的能力，最后，需要將整理好的檔案盒按順序移至檔案庫中進行上架，這項工作不僅需要體力，更需要細心和腦力的配合，要做到準確無誤。所以檔案的這些日常被別人看似簡單的工作，如果沒有專業的技能知識，沒有過硬的電腦操作技能，沒有多媒體及辦公設備如何使用的技能，是無法勝任的，并不是任何人都可以承擔的，所以一定要盡快的提高檔案人員的綜合素質，只有素質的提升，才可以更好的去做好檔案管理工作，才可以更好的服務于企業。

（三）檔案室硬件條件不過關，環境設備不齊全，對檔案管理必備的條件不具備，個別單位沒有專用檔案室，設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，暴曬影響檔案的整潔、完整及保存、使用。

二、我們要改變大家對檔案工作的認知

因為檔案工作是可以推動企業發展的動力，是可以為企業發展提供決策依據的參謀，我們可以通過檔案中的大數據，來分析出事物的潛在規律，事物變化的因果，以及未來發展的動向。我們從幾個方面分析下檔案是如何推動企業發展的。檔案中記載著企業的發展歷史，在這個歷史中人們總結了許多的成功案例，許多的經驗，也記載著企業曾經失敗的一些歷史和如何挽救的過程及手段，檔案中最可以真實的記錄及體現出企業從開始到現在的一切變化及發展的過程。所以檔案庫就是一個對于本企業大而全的源數據庫，當我們遇到難題無從下手時，我們就可以調用這些寶貴的資源，查到過去企業遇到這種情況的處理以及處理后產生的后果，這樣為我們的工作就會帶來靈感和途徑。當然，我們也會遇到前所未有的新問題，檔案中也是沒有記錄的，但是，我們的這個大數據庫可以提供給我們經驗，資料，以及通過查詢多年相關的資料后可以找到相關事物的內在聯系或變化規律，這樣就可以為我們解決新的問題而提供了依據，當這個新問題解決后，我們就可以把事情經過的資料歸檔，整理成為檔案，為日后的工作提供資源。

三、結束語

我們通過分析，可以清晰的發現，檔案工作與企業的發展是息息相關的，但也是相關依靠，相關輔助的，只要檔案工作做的完整、規范，就可以為企業發展提供動力，為企業的經營決策提供依據，同理，企業發展了，才可以使檔案工作更專業，進步的更快，如果沒有企業的支撐，檔案工作也是無法完成的，所以二者相互促進。在社會快速的發展中，我們的檔案事業也要奮力的發展，才可以適應社會的需要。