關于做好企業檔案工作的重要意義

宋景妍/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

關于做好企業檔案工作的重要意義

宋景妍/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

隨著我國社會經濟的持續發展，檔案管理作為一種知識管理，在我國社會發展占有越來越重要的地位和作用。檔案作為一種信息資源，是企業生產、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，更是一家企業的無形資產，在企業管理等各方面積極地發揮應有的作用。

檔案；企業；檔案管理

一、 什么是企業檔案

企業檔案是指企業在各項生產和經營活動中形成的具有保存價值歷史記錄。這些記錄可以是多種形式的，比如各種文字、圖表、聲像等。檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度就是如何科學規范的管理檔案。企業檔案對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，記載著這個企業發展史上的優秀成果。

二、 企業檔案管理工作包括哪些內容

企業檔案管理主要包括兩方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱為檔案的實體管理。二是對檔案中包含信息的管理，也稱為檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來設計合理的館藏體系，為檔案現代化建設打下基礎。

三、做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是企業機關工作的一個重要組成部分，是提高工作效率和工作質量的必要條件。在一個企業中，如何做好檔案管理工作，如何不斷地更新檔案管理觀念，是企業經營管理中必須要思索的問題。做為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果，更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果，對于企業實現經營戰略、提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

四、檔案在企業經營過程中主要發揮的重要作用

（一）企業檔案管理工作在行政管理方面的作用：檔案是企業行政工作的工具之一。一個企業任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企業檔案管理工作在企業文化宣傳方面的作用：檔案與企業文化密不可分，檔案是企業文化的重要組成部分，檔案是企業發展的真實記錄和見證。通過企業檔案那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實物，能極大的增強員工的凝聚力和向心力，產生歸屬感。通過企業的檔案可以讓客戶更感性直觀的了解我們，了解企業的發展歷程，企業的核心價值觀，企業的人文理念、文化氛圍等。

（三）企業檔案管理工作在法律糾紛方面的作用：企業檔案記錄了當事人在特定的時間和地點從事的業務活動，具有真實性、可靠性，能夠有效的保護員工、企業、法人的合法權益不受侵害，是令人信服的真憑實據。同時通過企業檔案的原始記錄能夠明確說明各方面的責任，杜絕各種不必要的法律糾紛。

（四）企業檔案管理工作在培訓方面的作用，企業檔案中記錄的一個個真實的案例具有真實性和原始記錄性，是一種重要的教育培訓資源，其說服力和感染力是不言而喻的，利用這些真實檔案可以有效提高培訓的效果。

五、企業檔案管理工作的努力方向

（一）建立健全的收集檔案材料的規章制度

為了更好的做好檔案材料的收集工作，建立高效齊全的檔案材料，需建立一個縱橫交織的管理網絡體系，要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規律，協調各部門，從上到下，左右協作的檔案傳遞網絡，并形成制度，為檔案的收集工作的打下基礎。檔案管理人員必須針對工作的實際情況，與各部門保持溝通，認真把握好收集工作的范圍和途徑，盡可能防止和減少檔案材料的流失；同時必須加強對平時收集工作的核查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合的方法。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。這樣做拓寬了檔案的收集范圍，促進了收集工作的開展。合理做好案卷收集工作，為提高案卷的質量打下良好的基礎。

（二）追求檔案管理現代化，與時俱進

隨著時代發展，如何解決新形勢下檔案數量越來越大，檔案材料的種類繁多的新問題，這就要求我們必須應用現代化管理手段，與時俱進適應時代要求才能解決這一難題。

1.提高檔案管理意識。檔案管理要求管理者提高綜合素質、拓寬知識層面，因為檔案管理工作是一門專業性很強的工作，所以對管理人員要求較高，首先要有良好的職業道德、樂于奉獻的工作精神、更要有辦事細心的工作態度、高度認真的工作責任感，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是熟練運用現代化科技管理手段和管理方法管理檔案的基本技能。只有這樣才能更好的做好新時期的檔案的管理工作。

2.利用現代化技術代替人工整理檔案。為了起到事半功倍的效果，利用計算機等現代化手段整理檔案已成為一種潮流。計算機檢索查閱名錄速度很快，相比以前手動檢索查閱名錄的方式極大節省了查找時間。計算機的管理優勢是顯而易見的，不僅減少了手工操作，提高了工作效率，還降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，能夠更好地為社會服務。

（三）利用創新工作思維有效提高檔案利用率

為了有效提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率，我們不得不利用先進的計算機技術和設備，將各種傳統介質的干部人事檔案信息轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，并使之轉化為各種數據庫形式進行存儲，這樣就可以通過網絡和信息系統為檔案的利用提供更快捷方便的信息服務，極大的提高了檔案的利用效率。

檔案管理工作者在檔案管理中起著至關重要的作用，要把熟悉“家底”當成自己的天職，努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典。檔案管理工作者應建立健全檔案管理制度，并利用先進技術設備和現代化管理手段配置適合檔案保存的設施，嚴格按照國家規定整理、保存、保管好檔案，努力做到檔案不破損、不腿色、不霉變和不散失，有效的確保檔案的完整和安全，對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。 總之，檔案管理工作者應建立科學嚴謹的檔案管理制度，嚴格執行國家的保密政策，嚴防泄密，盡自己最大的努力為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

六、結束語

綜上所述，隨著時代的進步和飛速發展，檔案管理工作已成為現代企業制度健康發展的重要環節之一，因此，必須努力做好檔案管理工作，使檔案管理工作更好的為企業發展服務，我們應積極吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，結合企業管理的現狀，立足于服務領導、服務項目、服務業主，使企業檔案管理在企業發展過程中發揮出更大更積極的作用。

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