淺談當前會計檔案管理中存在的問題及對策

蔡斯斯/泉州市洛江區會計核算中心

淺談當前會計檔案管理中存在的問題及對策

蔡斯斯/泉州市洛江區會計核算中心

會計檔案是指各個單位或其他經濟組織的會計部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計賬簿、會計憑證、會計報表等會計核算材料，以及實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的會計賬簿、記賬憑證、會計報表等。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的詳細情況及來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計工作中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

會計檔案；檔案管理；問題與對策

一、關于會計檔案

會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各部門的重要檔案之一。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。

二、當前會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。尤其是會計電算化的實行，產生了許多機讀數據與文件，賦予了會計檔案管理許多新特點，同時也凸顯出會計檔案管理中存在的問題。當前會計檔案管理工作中存在一些問題，不利于會計檔案的管理。這些問題主要表現為如下幾個方面：

（一）對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。現實中，會計檔案不受重視，整理不規范，保管不安全的現象時有發生。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

（二）會計檔案歸檔制度不完善

設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

目前會計檔案管理制度的管理對象主要是以會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、數據結構、備份文件等新的會計檔案信息載體，沒有及時制定相應的管理辦法。導致許多應該歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，最終造成了會計檔案歸檔不完整。會計檔案保管、移交制度沒有落實，責任不清。檔案被隨意擺放、翻動，造成檔案丟失和泄密。大部分單位的會計資料，一般是誰負責的工作，會計檔案資料就由誰裝訂成冊，然后放在資料柜中。如果出差或調走，資料的使用就會遭到限制，離開崗位的人員對會計檔案資料不說明、不移交，一走了之；接任的會計人員，不過問前任會計資料，責任不清。

（三）會計檔案管理現代化程度不高

隨著計算機軟硬件技術的成熟，檔案管理已逐步向電子化、數字化的方向發展，大大提高了檔案的科學管理水平和工作效率。但一些單位因為重視不夠，投入不足，庫房擁擠，現代化管理手段落后。有的甚至還無法做到計算機檢索，仍停留在手工檢索階段，嚴重制約了電算化會計檔案工作的進一步發展，影響整個會計檔案管理工作大局。相關表格、目錄填寫不完整，整理工作不到位。財會活動一經發生即生成檔案，按照《會計法》，生成的檔案應被及時整理立卷，裝訂成冊。用電腦打印的活頁賬簿及報表應按規定填寫賬簿啟用表、科目目錄等。但實踐中經常出現各月報表分散存放，會計檔案移交時不移交手續等問題，往往將憑證、賬簿等存入檔案室了事。鑒定銷毀工作不到位。對保管到期的檔案不按規定進行及時鑒定，有的領導因怕承擔責任而對過期無保存價值的會計檔案不進行銷毀處理，造成存放的會計檔案越積越多。

三、改善會計檔案管理工作的對策

隨著市場經濟的發展和計算機技術的普遍應用，會計檔案管理也進入一個全新的時期。新的時期給會計檔案業務和管理帶來了新的技術、方法與概念的沖擊。特別是實行會計電算化以后，會計檔案的內容和載體等都發生了很大的變化，給會計檔案實體管理和信息開發帶來了新的機遇與挑戰。面對新的形勢，結合當前會計檔案管理工作中存在的問題，不妨采取如下對策改善會計檔案管理工作：

（一）提高對會計檔案管理工作重要性的認識

真實、完整的會計檔案是反映、監督、參與本部門經營管理決策的重要信息資源，對于本部門本單位的經營管理具有重要的支持保證和促進作用。可以傳遞管理規劃、控制和決策過程中所發生的經濟活動信息，從而維護活動雙方的正當權益，也是有利于經濟糾紛公正合理解決的有效法律證據。會計檔案的信息化也可以減少錯誤，及時反映會計檔案的質量，提高會計檔案的現代化管理水平。正因如此，我們應當提高認識，會計檔案作為重要的信息資源同部門的生存發展密切相關，關系到活動雙方的切身利益和合法權益，已經提升到維護部門形象，構建和諧的社會關系和維護安定團結政治局面的重要地位。因此，現代社會各行各業必須高度重視會計檔案工作，抓好各項基礎管理，深化信息服務的內容和層次，順應時代的要求，充分發揮會計檔案的作用。

（二）建立健全財務檔案管理的規章制度

建立健全法規和制度是管理好電算化會計檔案的保障。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

（三）建立電算化檔案定期備份制度

電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性，管理人員必需對這些會計電算化檔案進行定期檢查復制，以防止會計信息損壞丟失。建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容按照秘密等級劃分不同的使用權限。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能性。對電算化會計檔案的使用更改設置系統記錄功能。因為電子檔案存在可修改性并且難以發現痕跡。所以應在系統里進行設置，什么人在何時，以何種身份調用了哪些功能、進行了哪些操作，均應一一記錄在案，定期備份、妥善保存。這構成了一種安全性保障，也提供了在發生事故后追查原因的依據。

［1］鄭晶.會計檔案管理工作中存在的問題及對策分析［J］.才智.2011.25期.

［2］王貴平.會計檔案管理工作中的問題及對策分析［J］.辦公室業務.2013.19期.

［3］李萍.會計檔案管理工作中存在問題與對策分析［J］.廣東科技.2013.06期.