高校儀器設備協同管理模式探討

高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

?

高校儀器設備協同管理模式探討

高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

儀器設備作為高校中重要的固定資產，在管理上存在諸多難題。基于協同學理論的協同管理模式，能夠有效克服傳統儀器設備管理方法中存在的信息、資源和應用三大“孤島”問題。以協同管理理論為指導，探討了高校內部儀器設備管理相關部門和單位之間的協同管理、各管理因素的協同管理、高校與社會之間的協同管理，以及協同管理理論在儀器設備管理中的實踐探索，為提升高校儀器設備管理的整體水平，建立一套科學、高效的儀器設備管理體系提供參考。

協同學； 協同管理； 儀器設備管理

0 引 言

儀器設備是高校中非常重要的一類固定資產，是高校開展教學、科研、生活和行政等各項工作的重要工具和物質基礎，也是反映高校整體辦學實力的重要指標。近年來，隨著國家和各級部門、單位對于高等教育的不斷投入，高校中儀器設備的總量、總值和大型貴重儀器設備數量都在迅速增長。儀器設備數量和質量增加的同時，儀器設備管理難度也在不斷提高，需要儀器設備管理者探索更科學、更高效的管理模式。

本文基于協同管理理論，探討協同管理模式在高校儀器設備管理中的應用，達到提升儀器設備管理水平和使用效益的目的。協同管理就是以協同學的基本原理為指導，對組成系統的若干個子系統進行重組和整合，生成“競爭——合作——協調”的運行機制，使得系統的總效應遠大于各子系統的效應之和[1]。協同學的理論由原聯邦德國物理學家赫爾曼·哈肯于20世紀70年代提出，隨即這一重要的方法論被應用到自然科學和社會科學的眾多學科領域[2-5]。協同學研究的是非平衡的開放系統，系統內部各子系統之間通過非線性的相互作用產生有一定功能的自組織結構[6]。高校就可以視為一個這樣的非平衡的開放系統，內部有許多相互作用和協同的子系統(各職能部門和專業學院)，許多子系統都涉及到儀器設備管理，需要這些子系統進行協同管理。

1 儀器設備管理中的難點

高校中儀器設備類固定資產種類多、數量大、功能與應用領域各異、放置地點分散，為其有效管理帶來很大難度。盡管信息化手段被廣泛應用到儀器設備管理中，但仍然不可避免的產生了與管理需求相矛盾的“信息孤島”、“資源孤島”和“應用孤島”三大難題[7]。

1.1 信息孤島—信息獲取與信息分散、封閉的矛盾

儀器設備在整個管理周期的各個環節(包括論證、購置、驗收、建檔、運行、維護、調撥和報廢處置等)中會產生大量的信息，這些信息以不同的方式(電子檔案或紙質版表單)分散保存在不同的部門、單位中。由于各個部門之間缺乏相互連接的信息渠道，使得信息獲取和上報只能通過“各部門分散收集—人工集中匯總—生成需求報表”的形式進行，過程繁瑣、效率低下且占用較多人力資源。

1.2 資源孤島—資源協同共享與資源分布不平衡的矛盾

儀器設備尤其是大型貴重儀器設備是重要的教學、科研資源，但這些資源并非在學校內部或各部門、單位內部均勻分布[8]。部分經費充足的單位擁有大量優質的儀器設備資源，超過本單位內部的使用需求；而某些經費缺乏或者由于學科特點所限的單位則嚴重欠缺此類儀器設備資源，需要從外部得到支持和補充。儀器設備資源的協同共享也并非儀器設備資源擁有者和需求者“你情我愿”即可實現，需要許多職能部門的支持與配合。

1.3 應用孤島—應用整合與職能分割的矛盾

儀器設備管理涉及到眾多部門和單位，每個部門、單位都有著自己的管理流程和相應的管理工具，以各種基于互聯網的C/S或B/S軟件系統為代表[9-12]。這些軟件系統在本部門的某個業務領域內具有較為完善的功能和特點，但與本部門的其他管理軟件或其他部門的管理軟件之間并不相通，往往使得某項業務被人為的分割開來。為了完成一項業務，不得不花費大量的人力、物力和時間在各個軟件系統之間切換，靠人工傳遞實現業務環節上的對接，大大增加了業務辦理的復雜程度和難度。

2 儀器設備協同管理的應用與優化建議

2.1 涉及儀器設備管理的各部門間協同

儀器設備管理涉及到的部門或單位主要有三類，包括儀器設備對口管理部門(如實驗室與設備管理處)、儀器設備領用部門(如各專業學院)和其它相關職能部門(如財務處、檔案館等)。如圖1所示，這些與儀器設備管理相關的各個部門、單位作為學校系統內部同等級的子系統，彼此在功能和業務分管上相互獨立，同時又通過某些因素(如業務往來、流程銜接、業務合作等)而緊密聯系，各部門、單位相互協同的結果決定著儀器設備管理的效果和水平。通過協同管理方法建立儀器設備的科學、高效管理體系，特別是開發儀器設備管理軟件系統和編制相關管理制度時，需要遵循協同管理的三大基本思想，即“信息網狀思想”、“業務關聯思想”和“隨需而應思想”[13]。

圖1 儀器設備管理部門與其它部門、單位間協作關系示意圖

“信息網狀思想”旨在建立一個統一管理的、多維度的信息進入、流轉、獲取、共享和使用的平臺或者環境。在該平臺上，同一類型但分散分布的信息可以通過立體化的網狀通道相互關聯，無論在哪個節點上，都可以方便地獲取完整且真實的信息，打破“信息孤島”的限制。將儀器設備管理相關的所有部門、單位均納入該平臺中并授予相應的權限，每個部門、單位都可以通過自己的接入點獲取完整的信息，然后篩選出自己需要的部分。以儀器設備對口管理部門為例，管理人員可以通過某臺套儀器設備建檔時賦予的唯一編號進行查詢，一次性得到該臺套儀器設備在整個管理周期中的所有資料，如建檔時的驗收材料和報廢處置材料(存在本部門)、所用的經費和經費執行情況(財務處)、與該儀器設備相關的科研項目情況(科學技術研究院)、日常運行維護記錄(領用單位)等等，極大地提高了信息獲取效率。

“業務關聯思想”是將屬于同一業務鏈的各個環節進行整合，實現各業務環節的無縫對接，從而打破“應用孤島”。這就要求涉及到同一業務鏈的不同部門、單位認真設計業務流程和辦事手續，在此基礎上開發相應的軟件系統，最大化地減少手動切換(如辦事者往返于各個管理部門，面對面簽字、蓋章審批)的環節。

“隨需而應思想”就是將各種資源(人、財、物資、信息、流程等)進行整合，當系統中某個需求被觸發的時候，相關的資源就會被調動并加入統一管理和協同工作的環境中，即將系統內部的資源進行靈活的組織和調配，以實現資源的最大價值，打破“資源孤島”?，F如今各高校廣泛開展的大型儀器設備開放共享服務便是“隨需而應思想”在儀器設備管理方面的最佳體現[14]。在儀器設備對口管理部門、財務部門、大型儀器設備領用部門的協同下，滿足本單位使用需求的前提下為其他單位提供有償的共享服務，從而提高大型儀器設備的使用效益。

綜上所述，一個儀器設備協同管理體系必須首先要做到用戶對于儀器設備信息的有效獲取與共享，并在此基礎上實現對儀器設備管理業務的整合和儀器設備資源的合理調配與優化。

2.2 儀器設備管理各要素間的協同

協同管理涉及到諸多管理要素，包括人、財、物、信息、流程、應用等，其中人、信息、流程和應用被稱為協同管理的四大核心要素[15]。通過各管理要素的協同，提升系統整體對各項業務的執行力。各管理因素對應到儀器設備協同管理中，即為管理人員、經費、儀器設備、儀器設備信息、儀器設備管理流程和儀器設備資源配置。

如圖2所示，信息協同實現了各部門、單位對于儀器設備完整、真實信息的方便獲取與共享，流程協同實現了業務環節之間的無縫銜接，應用協同實現了優質儀器設備資源的開放共享，而上述所有因素協同的根本目的都是為了實現人的高度協同。在管理人員高度協同的基礎上，合理調配儀器設備和相關經費，才能生成優化的協同管理體系，提升管理水平。儀器設備管理人員(包括各部門、單位與儀器設備管理相關的所有人員)是儀器設備管理的各項業務、協同管理體系維護的直接執行者，管理人員協同的效果直接決定整個協同管理體系的總效應。只有全體管理人員高度協同，包括管理人員素質的提升、管理工作執行力和責任意識的加強等，才能保障整個協同管理體系的有效運轉。以儀器設備運行中的日常管理為例，通常以儀器設備對口管理部門的管理人員為主導，領用單位和其它相關職能部門的管理人員配合，所有管理人員協同完成儀器設備的日常維護、信息變更、核查、轉移調撥等業務。任何一方的不作為都會直接導致業務辦理拖沓甚至中斷，進而引發整個協同管理體系運轉不暢，其它要素的協同也就失去了意義。

圖2 儀器設備各管理因素間的協同

2.3 高校與社會的協同

任何一個系統都不可能獨立的存在，必然處于一定的環境中，高校作為一個系統，所處的環境便是社會，或者說高?？梢砸暈樯鐣囊粋€子系統[13]。除了內部的協同管理以外，高校的發展離不開與社會的交流，高校中儀器設備的管理也離不開與社會中其它單位的協同合作，包括與兄弟院?；蚩蒲性核献鏖_展儀器設備開放共享服務、儀器設備管理經驗交流，與企業開展產學研合作等，如圖3所示，從內外兩方面促進儀器設備管理工作水平的提升。

圖3 高校與社會在儀器設備管理上的協同關系

3 協同管理模式的實踐探索

協同管理作為一種先進的管理模式，雖然產生的歷史不長卻發展迅速，已經被廣泛應用于企事業單位各項事務的管理，并據此開發了諸多信息化管理軟件和相應的管理制度、流程。利用協同管理理念，北京理工大學在優化管理流程、提高儀器設備資源使用效益等方面進行了一系列實踐探索。

3.1 儀器設備管理相關部門間的業務協同

在儀器設備管理工作中，財務部門(財務處)在業務上與儀器設備對口管理部門(實驗室與設備管理處，簡稱實設處，下同)密切相關。為了克服儀器設備賬目與資產財務賬目由于信息交互不及時或業務環節分割而產生差異的問題，實設處的固定資產管理系統與財務處的財務管理系統進行了對接。領用部門在固定資產管理系統填報的儀器設備信息可以原封不動地交換到財務管理系統，從而實現了同一業務不同環節的無縫銜接，既提高了業務辦理效率，也保證了兩個部門的儀器設備賬目清晰一致。

3.2 架設通用性儀器設備資源內部流轉的橋梁

學校內部不同部門、單位之間所擁有的儀器設備資源和性能需求差異極大。一些擁有儀器設備資源多且對性能指標要求高的單位，往往會因為實驗條件升級改造或設備性能指標不滿足要求等原因，淘汰一些尚能正常運轉且通用性較強的儀器設備(如空調、打印機、計算機等)。通過儀器設備資源的校內流轉機制，將這部分儀器設備調撥至有需求但缺乏經費的部門、單位，避免直接報廢，能夠提高儀器設備的利用率并節約經費，在一定程度上實現資源的優化配置。

3.3 搭建大型儀器設備資源內外協作平臺

大型儀器設備開放共享是目前各高校儀器設備管理中的重點工作之一。為做好此項工作，北京理工大學制定了符合自身實際的儀器設備開放服務管理辦法[16]，并搭建起多樣化的開放共享和協作平臺，主要體現在 “虛實結合”、“院校兩級協作”和“校內外協作”三方面?！疤搶嵔Y合”是指大型儀器設備開放共享的校級平臺中，既有集中管理的、實體化的分析測試中心，也有將全校不同校區、學院或實驗室中分散管理的大型儀器設備統一展示的信息化平臺；“院校兩級協作”是指在校級共享平臺的基礎上，鼓勵各專業學院建立學院內部大型儀器設備資源統一管理的院級平臺；“校內外協作”是指學校建設的共享平臺面向社會開放和交流，積極參與“高等學校儀器設備和優質資源共享系統(CERS)”等校際協作平臺，大力推進學校與其它地區、單位進行產學研合作等。上述措施切實推動了大型儀器設備的開放共享，盤活了校內資源，提高了使用效益。

4 結 語

綜上所述，協同管理理念已經在儀器設備管理中得到初步應用并取得了一定成效，但尚處于“少部分業務涉及、少數部門參與”的階段，離真正的、全面的協同管理模式還有較大差距。儀器設備管理作為高校固定資產管理的重要分支，理應重視協同管理理念在儀器設備管理工作中的結合和應用，促進儀器設備管理相關部門單位之間、各管理要素之間和高校與社會之間的協同合作，克服信息、資源、應用等方面的管理難題，從而整體提升儀器設備的管理水平。

[1] 杜 棟. 協同、協同管理與協同管理系統 [J]. 現代管理科學, 2008(2):92-94.

[2] Tischa A Munoz-Erickson, Bernardo Aguilar-Gonzalez, Matthew R R Loeser, et al. A Framework to Evaluate Ecological and Social Outcomes of Collaborative Management: Lessons from Implementation with a Northern Arizona Collaborative Group [J]. Environmental Management, 2010 (45):132-144.

[3] 肖 升. 文科綜合實驗教學示范中心建設的基本經驗——基于協同理論的思考[J]. 實驗技術與管理, 2011, 28(10):1-4, 26.

[4] Mark Misic. Collaborative Management of Technological Resources at Northern Illinois University [J]. TechTrends, 1995, 40(6): 15-18.

[5] 靖大偉, 劉 璠. 大型項目遠程目標協同管理研究 [J]. 哈爾濱理工大學學報, 2011, 16(5): 122-124.

[6] 鄒輝霞. 供應鏈協同管理——理論與方法 [M]. 北京: 北京大學出版社, 2007.

[7] 林 莉, 葛繼平. 協同管理視角下的信息化與工業化融合路徑研究 [J]. 工業技術經濟, 2012, 31(2): 30-34.

[8] 黃 云, 丁海濤. 基于協同創新的高校固定資產管理改革探討[J]. 高校實驗室工作研究, 2012(3): 81-82, 107.

[9] 田傳軍. 儀器設備經費與采購管理系統的設計與實現 [J]. 實驗室研究與探索, 2010, 29(11): 351-354.

[10] 王承明, 叢 蕾, 劉福恒. 高校儀器設備維修管理系統設計與開發 [J]. 實驗技術與管理, 2012, 29(9): 97-100.

[11] 李 盛, 劉朝暉. 高校大型儀器設備資源共享平臺建設與管理 [J]. 實驗科學與技術, 2015, 13(1): 198-212.

[12] 劉仁霖, 錢大益, 孟兆磊, 等. 高校儀器設備信息化管理系統的設計與實現 [J] 實驗室研究與探索, 2015, 34(9): 281-284.

[13] 杜 棟. 協同管理系統 [M]. 北京: 清華大學出版社, 2008.

[14] 彭 偉, 王江濤, 趙杭美, 等. 基于協同理論的大型儀器設備開放共享管理系統[J]. 實驗室研究與探索, 2015, 34(3): 284-286, 290.

[15] 杜棟. 協同管理系統的理論與應用 [M].北京: 清華大學出版社, 2013.

[16] 史天貴, 周 勇, 彭紹春, 等. 注重激勵機制 推動儀器設備開放共享 [J]. 實驗技術與管理, 2015, 32(3): 10-12.

Collaborative Management Model of Instruments and Equipments in College

GAOPei-feng,ZHAORui-ying,ZHANGJi-xia,PENGShao-chun

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Instruments and equipments are important fixed assets in college. There are many problems in the instruments and equipments management. The collaborative management model based on the theory of synergetics, can effectively overcome three “isolated islands” problems of information, resources and applications in traditional management model. Guided by the collaborative management theory, this paper discussed the collaborative management between instruments and equipment management related departments, the collaborative management between management elements, the collaborative management between college and society, and the practice and exploration of collaborative management theory in instruments and equipments management. Some beneficial references are provided on improving the whole level of management in college and establishing a set of scientific and efficient system of management.

synergetics； collaborative management； instruments and equipments management

2015-08-18

高培峰(1987-)，男，山東青島人，碩士，研究實習員，主要從事實驗室與設備管理。

Tel.：010-68918794；E-mail：sscgpf@bit.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)01-0267-04