企業電子文檔安全管理與協同共享平臺的建設

摘要：文章以企業信息化管理的角度，從企業電子文檔的安全存儲及協同共享兩個方面入手，分析了建筑施工企業電子文檔存儲和使用現狀，淺議建設電子文檔安全管理與協同共享平臺的必要性，并闡述了系統的設計及實現。通過電子文檔安全管理與協同共享平臺的建設，加強建筑施工企業電子文檔的集中存儲管理，提高電子文檔的使用價值。

關鍵詞：電子文檔；安全管理；協同共享；信息化；企業管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP393 文章編號：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化時代，很多企業都開始實行無紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質資料。建筑施工企業項目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數量巨大，這些電子文檔是企業的核心技術資料，也是企業的無形資產。如何通過安全有效的存儲來提高電子文檔資料的使用價值，成為建筑施工企業面臨的一大難題。

2 電子文檔存儲和使用現狀

建筑施工企業電子文檔資料眾多，包括合同標書、施工組織設計、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡而言之，一切與工作相關的文檔資料都包含在內。電子文檔資料數量不斷增加，面對這些泛濫成災的電子文檔資料，很多企業手足無措，導致企業電子文檔資料存儲和使用混亂不堪。現階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業主要面臨著以下三個方面的問題：

2.1 缺乏管理，存儲混亂

建筑施工企業缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導致電子文檔資料全部分散存儲在企業員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內。如果員工的電腦發生故障無法開機，就會導致電腦內資料丟失無法找回；因員工工作調動或離職，在帶走個人電腦的同時也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業員工流動性較大，員工電腦中可能存儲著若干個項目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。

2.2 版本混亂，不易維護

施工方案、圖紙等文檔資料，需要經過多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過程中的多個中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個文件就會出現多個版本，這樣就會顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時候就無法回滾，另外，每個中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。

2.3 存儲分散，難于協同

建筑施工企業項目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導致了企業的電子文檔資料成為若干個孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項目上的電子文檔資料很難被公司其他項目所利用或借鑒，公司機關各部門也只能通過線下溝通聯系方可獲取相應電子文檔資料，然而線下獲取資料受到諸多因素限制，導致獲取資料不及時、工作效率低下等情況。

3 系統設計與實現

針對上述問題，建筑施工企業應建設一套企業級的電子文檔安全管理與協同共享平臺，一方面可實現企業電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實現協同共享，提高電子文檔使用價值。

電子文檔安全管理與協同共享平臺不同于以往的企業網盤或企業私有云，電子文檔安全管理與協同共享平臺在做到集中存儲的同時，還提供了文件加密傳輸、系統安全備份、版本清晰明確、便捷協同共享、嚴謹權限控制、高效文件搜索、隨時隨地移動辦公等強大的功能。

3.1 系統功能設置

3.1.1 集中安全存儲。電子文檔安全管理與協同共享平臺為企業建立企業級的數據存儲中心，通過互聯網將公司機關及各項目連接起來。機關及各項目員工通過系統操作，將電子文檔資料及時上傳至電子文檔安全管理與協同共享平臺，實現企業電子文檔資料集中存儲、統一備份，避免存儲過于分散，同時還能避免因誤操作或病毒感染等導致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。

3.1.2 加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時，系統會對文件進行必要的加密處理，加密后再進行存儲。從服務器取得電子文檔資料后需要通過系統解密處理，還原文件的本來面目，以便用戶查閱。當然，電子文檔安全管理與協同共享平臺的加密和解密是一個動態加密和動態解密的過程，無需用戶干預。

3.1.3 系統安全備份。電子文檔安全管理與協同共享平臺提供自動備份功能，支持自動備份企業文檔文件、數據庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因導致服務器中文件丟失或數據損壞，系統也可以第一時間進行恢復，減少企業損失。

3.1.4 版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個歷史操作，自動為每個文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統前臺，顯示文件的最新版本，打開文件詳情后，在版本列表內會顯示文件的所有版本，以便用戶查閱或回滾至以前版本。

3.1.5 便捷協同共享。系統建立了企業內部安全、高效的文檔分享平臺，通過文件發布、推薦、訂閱等功能，取代傳統QQ、郵件等形式，實現電子文件的快速共享，保障信息傳輸的安全性與時效性。分享更加高效，協作更加便捷。

3.1.6 嚴謹權限控制。除便捷高效的協同共享功能外，系統后臺還能夠建立嚴謹完善的權限體系，不僅可以對員工所在部門或項目、職務、角色等進行多維度授權，還可以對文件夾進行多層級授權。通過嚴謹完善的權限體系，一方面，員工可以查閱自身權限下的所有文檔資料，解決了跨部門、跨項目借閱困難的問題；另一方面，員工不能查閱自身權限以外的文檔資料，避免了企業電子文檔集中存儲可能帶來的隱私和安全問題，保障了企業電子文檔整體的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系統內置強大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據時間、類別、標簽、文件位置等多種條件進行查找；支持通過全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時間，提高工作效率；支持文件名稱、文件內容、文件類型、文件格式、擴展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進行組合，支持無限次二次檢索。

3.1.8 隨時隨地移動辦公。電子文檔安全管理與協同共享平臺采用B/S架構（Brower/Server）與C/S架構（Client/Server）相結合的方式，支持瀏覽器和客戶端兩種訪問方式，同時系統還為手機用戶開發了安卓客戶端和IOS客戶端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時隨地登入系統查閱電子文檔資料。另外，系統支持200多種文件格式的在線預覽，無論是專業AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線預覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專業軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。

3.2 系統建設

系統建設流程如圖1所示：

3.2.1 系統架設。系統初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時要對其提供的軟件產品以及售后服務做綜合考慮。同時購置系統運行所需服務器，要綜合考慮企業自身的用戶規模、文件規模等因素來購置服務器。如1000用戶左右的企業，可購置一臺2U雙路機架式服務器，采用英特爾至強E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤或16塊2.5寸硬盤，最大可實現32T存儲容量。

3.2.2 基礎配置。系統安裝部署并初始化后，導入企業組織機構及人員信息，并確定文件夾結構體系，可選擇按項目或職能機構來建立文件夾體系，若按項目建立，每個項目文件夾中包含各職能機構子文件夾；若按職能機構建立，則每個職能機構的文件夾中包含各項目子文件夾。建筑施工企業以項目為重點，為確保各項目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業選擇按項目來建立文件夾體系。研究確定系統的權限體系，根據員工的部門及職務不同，設置不同的文檔查閱權限。

3.2.3 系統試運行。系統經調試后，選定某個項目作為試運行單位，開展試運行培訓。在試運行過程中，發現問題要及時解決。試運行結束后需總結相關經驗，為系統正式推廣應用做好準備。

3.2.4 系統正式上線。企業需發布系統正式運行的通知，并逐級開展培訓工作。定期檢查監督系統使用情況，定期開展考核，保障系統的正常運行。

3.3 系統運行保障措施

3.3.1 領導的高度重視。企業的任何一項工作都必須有領導的重視才能更好地開展，否則工作開展起來會困難重重。電子文檔安全管理與協同共享平臺的推廣應用工作也是這樣，如果領導能高度重視起來，將會起到一個良好的帶動作用，從而調動起各個部門、各個項目積極配合起來，更好地為電子文檔安全管理與協同共享平臺積累和充實原始數據，為系統的推廣應用工作打下堅實的基礎，創造良好的條件。

3.3.2 完善的管理制度。隨著電子文檔安全管理與協同共享平臺的推廣和應用，企業信息化主管部門應下發相應的管理制度。制度應條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時間等要求，闡明系統權限體系、協同共享等事項，確保管理制度切實可行。

3.3.3 開展定期考核。系統推廣應用后，企業信息化管理部門及各業務主管部門應對各項目開展系統應用情況的定期考核，切實監督各項目按時、按要求上傳電子文檔資料，確保企業電子文檔資料的完整性。

4 結語

通過電子文檔安全管理與協同共享平臺的建設，一方面，可實現建筑施工企業電子文檔的集中安全存儲，加強企業電子文檔的管理效率；另一方面，通過實現電子文檔的協同共享和再利用，大大提高建筑施工企業電子文檔的使用價值。

參考文獻

[1] 王成良，曾德.企業信息集成平臺電子文檔安全存儲 管理技[J].重慶大學學報，2003，26（6）.

[2] 李麗萍.淺談施工企業文檔信息化建設[J].大眾科 技，2009，（11）.

作者簡介：姚順?。?986-），男，安徽黃山人，中交隧道局電氣化工程有限公司信息化部門經理，研究方向：企業信息化。

（責任編輯：秦遜玉）