高校科研檔案的有效管理

◎毛慧

高校科研檔案的有效管理

◎毛慧

高校科研檔案是高校科研工作中的重要組成部分，對高校科研工作的進行和發(fā)展起著至關重要的推動作用。對高校的科研檔案進行管理有助于促進高校科研工作的開展，對提升高校科研質(zhì)量意義重大，是保證國民經(jīng)濟建設及社會進步的重要基礎保證。目前高校科研檔案管理存在了一些嚴重的問題，本文針對這些問題進一步提出了相應的管理策略。

伴隨著高等教育的發(fā)展，高校已經(jīng)成為了科學研究主要場地。高校的科研檔案在一定程度上是對高校的整體水平進行反映，做好高校的科研檔案管理工作意義重大，可有效促進經(jīng)濟社會、教育事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。目前高校在實施科研檔案管理工作中，存在了各種問題，需要不斷對高校的科研管理工作進行完善。

科研檔案管理工作存在問題

思想不重視，檔案資料收集不完整。對高校的科研檔案管理思想不重視是存在的一個重要問題，許多科研檔案未經(jīng)過規(guī)范化整理，造成卷內(nèi)文件不齊全、組卷混亂且分類不清，難以進行集中統(tǒng)一管理，導致系統(tǒng)性、完整性缺失。許多高校科研管理人員對日常檔案管理只走形式，認為科研檔案的管理是檔案部門的工作，造成管理工作無法落實到位，出現(xiàn)資源缺失損壞頻發(fā)現(xiàn)象，對科研工作人員產(chǎn)生心理影響。

機構不健全，管理人員的業(yè)務素質(zhì)不達標。部分高校具有相對獨立的科研檔案管理部門，但是存在管理不統(tǒng)一的問題。此外，部門檔案管理人員尚未接受專業(yè)的入職培訓和專業(yè)管理培訓，有的管理人員身兼多職，而且他們還要完成自己單位部門的工作，并不能全心完成科研檔案管理工作，造成管理工作的影響。

因部分科研人員個人因素造成科研檔案管理完整性和及時性缺失。部分科研人員存在一些人為自己拿著科研檔案更方便的思想，以核心技術資料需報名為借口，結束科研工作之后并為及時將檔案上交。加上高校的科研工作本身就存在了內(nèi)部競爭性質(zhì)，一些人出于自身利益思想，私自保存科研工作中的部分資料，造成科研資料共享困難，歸檔不及時，影響了高校科研工作中數(shù)據(jù)信息資料的完整性及歸檔管理的及時性。

硬件條件設備差，部分高校缺乏必要設備。部分高校的檔案館舍的條件較差，且缺乏相應的檔案管理設備設施，科研檔案多為紙質(zhì)材料，很少有電子檔案，難以通過網(wǎng)絡對檔案信息資料進行查找和利用，在一定程度上降低了科研檔案的使用價值，無法滿足科研檔案的管理需求。

高校科研檔案工作宣傳力度薄弱。由于我國的部分高校檔案管理部門無條件對院校的各職能管理部門、科研機構培訓，加上并未實施針對性的學術報告及宣傳工作，造成科研人員在檔案管理方面管理意識薄弱，且相應的管理能力缺失，科研檔案的管理人員并不十分明確需要及時歸檔的科研檔案信息，造成收集的材料并不完善。

高校科研檔案有效管理的應對措施

提升管理意識，增強管理價值。高校的科研當那管理人員需要充分依靠法律武器，通過法律實現(xiàn)檔案的有效管理，并結合多種形式對科研檔案的法制進行宣傳，提升科研檔案的管理意識。檔案管理人員需要打破因循守舊傳統(tǒng)思想，實現(xiàn)開拓創(chuàng)新管理，不斷實現(xiàn)自身形象的提升，并將科研檔案管理工作在高校的管理中影響力和地位進一步提升。高校的科研檔案管理人員還要與檔案管理工作實踐相結合，可定期召開一些科研的哪敢工作例會、多參加與科研項目相關的會議等，以積極主動的態(tài)度投入科研檔案管理工作中，及時在管理工作中融入相關的規(guī)定要求和管理的方針政策，將科研檔案管理作用充分發(fā)揮出來，提升科研檔案管理水平。

實施規(guī)范管理，責任落實到人。定制出合理的規(guī)范制度，將責任充分落實到人，實行責任制。對人員的錯誤思想進行改正，確保檔案管理工作責任目標明確、控制有力度、管理有依據(jù)，進而推動科研檔案管理工作的開展。科研管理部門在科研檔案歸檔方面需具備專業(yè)的知識進而技能技巧，保證每個環(huán)節(jié)都能做好科研檔案的積累，使資料更加真實、準確、完整。盡力人員培訓制度，實行統(tǒng)一的集中管理，對各崗位職責進行明確，并采用完善的考核制度，保證賞罰分明，可充分調(diào)動檔案人員積極性。

創(chuàng)新管理理念，以便樹立科研人員的檔案意識。未能明確科研檔案管理最終目的的情況下，會造成教育領導階層及檔案管理人員缺乏檔案現(xiàn)代化管理意識。高校的科研檔案管理工作開展的最終稿目的是要實現(xiàn)對高校、社會的服務，為高校教學工作的開展服務，提升教學質(zhì)量，為社會培養(yǎng)更優(yōu)異的人才。必須打破傳統(tǒng)的觀念，認識到高校科研檔案管理工作開展的重要性，提升科研人員檔案意識。

加大資金投入，改善硬件設施。高校的科研檔案管理還能促進科研成果的轉化，使其盡快轉化為生產(chǎn)力，發(fā)揮更大的社會、經(jīng)濟效益。高校應把科研檔案管理工作作為發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容之一，盡力和高校的辦學規(guī)模相適應的科研檔案管理機制，對科研工作的項目資金和設備應落實到位。

加強宣傳力度。廣泛、深入、持久進行科研檔案法規(guī)的宣傳，結果多種形式加強宣傳力度，醫(yī)生各級人員的檔案法制意識，使其充分認識到科研檔案管理工作開展的意義，以及對高校的科研工作產(chǎn)生的重要作用，從根本上支持、參與科研檔案管理工作的有效開展。使科研人員明確科研檔案資料的形成、積累、以及立卷歸檔的重要性，增強他們的責任感，從思想上重視科研檔案管理工作，自覺履行義務和職責。

綜上所述，高校科研檔案是高校開展教學活動和科研工作的全面、真實、客觀的記錄，直接體現(xiàn)了高校科研、教學活動成果，可以提供高校長遠的科研發(fā)展規(guī)劃，促進學科及科研建設的依據(jù)。因此，科研檔案管理人員需要對科研工作規(guī)律和程序進行、了解掌握，對本單位部門的科研基本知識及時掌握，還需和檔案管理理論、經(jīng)驗相結合，實現(xiàn)有效管理。

（作者單位：河南省檢察官學院周口分院）