加強學校檔案管理 提高工作水平

王蔚麗 / 河南省理工中等專業(yè)學校

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加強學校檔案管理 提高工作水平

王蔚麗 / 河南省理工中等專業(yè)學校

【摘 要】學校檔案管理的網(wǎng)絡化方向日益明顯，計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用使學校檔案管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列,并為學校檔案管理提供了可靠的保證。

【關鍵詞】學校；檔案管理；工作水平

學校教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色,常常可以從檔案中反映出來。下面就如何加強學校檔案的管理工作做粗淺的認識。

一、加強意識，建立機構

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網(wǎng)絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。

三、強化業(yè)務，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務建設，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。

四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件

要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規(guī)定，認真做好專業(yè)技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

五、完善管理人員的專業(yè)素質

盡管技術進步對信息環(huán)境的構建起著至關重要的作用,但是人仍然是決定的因素,檔案工作人員素質的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊伍。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，因此還要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

六、強化檔案管理的法規(guī)建設

檔案管理需要相應的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題，這就需要相應的法律法規(guī)加以調整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領導，要增強檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學習《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化人事檔案管理意識，要根據(jù)社會和學校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

七、注重收集，加強管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。

八、提供服務，開發(fā)利用

學校檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務態(tài)度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務工作。強化學校檔案室的服務功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

總之，檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉儲藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。