行政事業單位貨幣資金內部控制探討

張玉明

(福建省永春縣國庫支付中心，，福建 泉州 362600)

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行政事業單位貨幣資金內部控制探討

張玉明

(福建省永春縣國庫支付中心，，福建 泉州 362600)

貨幣資金管理作為行政事業單位資產管理最重要的內容之一，常常是舞弊或者貪污違法行為發生的溫床。各行政事業單位為了更好地控制好這一領域可能產生的風險，有必要將內部控制相關的理論知識和思想體系融入到具體的管理中去，建立切實可行、完備合理的管理制度和程序，將對貨幣資金的監督管理真正落實到位。貨幣資金內部控制制度能夠充分保證資金的安全性，對于防止行政事業單位貨幣資金管理過程中可能出現的舞弊與差錯行為有著重要的現實意義。本文主要闡述了目前行政事業單位貨幣資金內部控制的問題，并從內部控制五要素角度對存在的問題給出了切實可行的建議。

行政事業單位；貨幣資金內部控制；問題；對策

目前，大部分的行政事業單位并沒有像普通企業一樣給予貨幣資金內部控制足夠的重視，很多事業單位內部的相關制度建設均較為落后，部分企業雖然已經形成了大概的制度框架，卻依然沒有嚴格、高效地去進行落實，嚴重制約了日常資金管理工作的開展。

一、事業單位貨幣資金的含義及特點

本文所指的事業單位貨幣資金指的是事業單位在日常經營活動過程中以貨幣形式存在的經濟資源，是事業單位資產的重要構成部分，最常見的形式是現金和銀行存款。貨幣資金的顯著特征之一是具有較強的流動性，因此對其進行控制的風險也較高。貨幣資金涉及到事業單位業務開展中的各個方面，是決定單位是否能夠可持續、高效運轉下去的重要條件。

行政事業單位貨幣資金內部控制制度是行政事業單位建立的一套具備完整性、系統性、可行性特征的制度體系，該制度體系旨在遵守國家法律、法規的前提之下，切實保護事業單位資產的完整性和安全性。

貨幣資金作為行政事業單位內部流動性最強、相關控制風險最高的資產，決定了事業單位是否能夠得到生存與長足發展。對于非盈利性質的行政事業單位而言，加強對單位內部貨幣資金的管理與控制、實現完善的內部控制制度有著十分重要的現實意義。

二、目前我國行政事業單位貨幣資金內部控制存在的問題

1、沒有形成健全的內部控制制度。

就目前情況來看，我國的行政事業單位在設計財務制度時存在著明顯的缺陷。根據現有的《企業內部控制規范》，行政事業單位如何進行有效的財務管理工作應當嚴格參考內控規范來執行，不僅要設計有效的內部控制制度，還要將該制度進行貫徹落實。但是從大部分行政事業單位的現狀來看，由于事業單位對資金的使用權與所有權相分離，單位內部并沒有強烈的動機來實現資金的高效管理，更談不上設計與完善貨幣資金內部控制制度。受制于事業單位組織結構的固有缺陷，內部控制制度的設計帶有較強的管理者主觀性，所以從制度源頭上就形成了較為薄弱的內控環境，要發揮內部控制的有效性變得更為困難。

2、事業單位的貨幣資金風險評估能力有待進一步提高。

行政事業單位對貨幣資金管理能動性不足，使得其評估貨幣資金風險的能力進一步得到削弱。貨幣資金的控制本身就有較大可能會出現風險，所以對該類內控的管理應當更加謹小慎微。目前較多的行政事業單位并沒有按照企業《內部控制規范》針對貨幣資金內部控制管理提出的要求建立有效的崗位責任制，而是出現了不相容職位彼此兼任的情況，使得貨幣資金的業務管理更加混亂，各個部門各個崗位的職責也不明晰。很多單位雖然在形式上進行了分工，但是依然存在著一任分擔多角的管理混亂現象，造成這種管理局面的原因之一是事業單位對貨幣資金的風險評估不足。風險評估的不足會直接影響其內部控制活動與內部控制監督的力度，可能產生風險爆發的惡性循環。

3、與內部控制相關的信息溝通不暢。

我國行政事業單位大多數情況下依然采用的是收付實現制來對資金業務進行賬務處理，但是收付實現制的一個缺點之一就是不能實現信息的及時共享與有效核對。通常按照收付實現制處理賬務的時候只有相關的會計人員或者業務負責人才了解整個業務的基本情況，這就使得管理者或者內部控制監管人員很難清楚地了解賬目相關的具體情況，形成貨幣資金會計事務的不透明性，為參與業務的工作人員實施舞弊提供機會。在行政事業單位的內外部溝通上，由于我國市場并沒有要求行政事業單位強制披露其財務信息，所以單位內部的詳細財務狀況以及資金的健康狀況均無法被社會公眾所了解，而國家作為資金的所有者完全在事業單位運營體制之外，也沒有辦法實時監控與掌握企業的經營狀況，這就使得信息的溝通成為一個難題，而信息的有效溝通是內部控制得以有效執行的重要前提之一。

4、在資金活動的審批制度上缺乏嚴密性。

很多行政事業單位的領導對于單位內部財務會計人員私自挪用與侵占單位資金并不知情，等到事情東窗事發時依然還被蒙在鼓里，這與資金使用授權審批制度是相違背的。大部分行政事業單位沒有按照內控規范的要求事先對授權審批的方式、權限、程序和有關責任控制等設計明確的制度規范，也沒有對各個崗位的審批人員的職責進行書面約定與劃分，導致出現問題后無法找到相應的責任承擔者，這在一定程度上助長了不良行為的產生。最為明顯的一點就是行政事業單位的印章管理不夠規范，常常有一個人獨自保管所有業務相關的印章，或者將個人用章在未經授權的情況下隨意地交由第三人使用，很多企業甚至為了業務方便，將審批人員的印章也一并交由出納進行管理，這會大大加大貨幣資金舞弊風險。

5、缺乏充分的、有效的內部監督機制。

部分行政事業單位在日常工作中沒有按照企業內部控制規范的規定和企業會計準則的要求對單位的日常財務會計工作和會計資料的恰當性、完整性和真實性負責，紀律檢查部門和內部審計部門也沒有發揮好應有的作用來實現對事業單位財務會計工作的有力監督。并且在行政事業單位對貨幣資金活動的監督上存在著管理力度不強、有法不依、執法不嚴等情況，表明了內部監督機制的嚴重失職，這在一定程度上助長了貨幣資金活動中舞弊行為的產生。

三、針對目前我國行政事業單位貨幣資金內部控制存在的問題提出的建議

1、行政事業單位應當創造良好的貨幣資金管理控制制度。

針對事業單位貨幣資金內部控制在控制制度方面存在的問題，本文建議其必須充分研究并設計有效、可行的內部控制制度。對于任何單位而言，控制環境的好壞直接決定了企業是否能夠得到長足的生存與發展，控制環境作為內控五要素中最基本的要素之一，是其他各個內部控制要素在單位內部能夠發揮作用的重要基礎。行政事業單位要想切實地為貨幣資金管理營造一個良好的控制環境，必須要對組織結構中的領導層以及核心的各個業務部門的分工進行制度規定并建立有效的制衡機制，以此來作為建立內部控制制度紀律與構架的先決條件。另外，事業單位內部的組織構架在設計建設過程中，要加強各個方面信息的有效溝通，確保信息的正常流動。

2、行政事業單位應當加強其對貨幣資金風險的評估能力。

在貨幣資金的內部控制中，風險評估直接決定了內部控制活動的性質、范圍和時間，也影響到內部控制其他各個要素的執行程度，這就意味著提高事業單位的風險評估能力十分重要。若事業單位對風險的評估過度，則會產生許多不必要的內部控制活動，造成資源的浪費；若事業單位對風險的評估不足，則可能采取的內部控制活動不足，無法有效地發現、防止或更正風險，造成更大的損失。所以事業單位在評估與控制貨幣資金各項風險時，應不是所有的操作行為都需要實行控制，應當在實行控制的過程中注重效率，做到事半功倍。在評估風險的過程中應當注重實用以前年度的經驗，對于經常出現的風險點要加以重視。

3、行政事業單位應當加強與貨幣資金相關的信息的溝通。

信息與溝通作為內部控制五要素中的基礎要素之一，要求單位準確地收集單位信息，及時地進行信息傳遞，并且確保信息與內部控制信息之間要緊密聯系，不僅要保證單位外部與內部之間信息及時有效地進行溝通，還要保證單位內部各個部門之間的信息及時有效地進行溝通。信息與溝通要素主要由信息系統與信息的采集和傳遞構成，信息的有效采集直接關系到各個部門、同一部門各個層級之間是否能夠通過信息傳遞準確的經營信息，確保現金活動清晰明了。

4、行政事業單位應當進一步規范貨幣資金的控制活動。

進一步規范貨幣資金的控制活動具體可以從以下幾個方面加以改善：1)對于現金的收付制度，由于行政事業單位的貨幣資金支出較多但是收入較少，所以在資金的收入方面，必須要從源頭上確保資金收入的安全性，加強應收款的催收管理，防止產生貨幣資金鏈條斷裂的嚴重問題；在資金的支付方面，要嚴格遵守單位內部的報賬流程，對于每一筆發生的現金支出都需要進行詳細記錄與核算，且必須注重貨幣資金使用審批制度的建立，不能使審批制度成為簡單的擺設。在電算化管理中，要加強對電算化數據的錄入，嚴格管理會計業務相關的原始憑證、記賬憑證和會計賬簿，確保收入數據的真實、可靠、完整。2)對于現金活動按照流程來進行分類別控制，應當建立有效的預算制度，從編制預算開始進行全面系統的管理。3)應當定期或不定期地對單位內部的貨幣資金業務進行清查，確保與業務相關的各項工作均得到全面的記錄與細致的清查。

5、行政事業單位應當加強對對于貨幣資金內部控制的監管力度。

要加強對行政事業單位內部貨幣資金內部控制的監管力度，可以實行的方法主要是在加強內部自我評價的同時加強外部獨立評價，在監督時間點上不僅采用定期檢查還要結合不定期檢查，對于監督檢查出來的內部控制可能存在的不足和缺陷，相關監督部門應當進行恰當的記錄，對于存在的不足進行詳細的闡述，并以書面的形式提交給行政事業單位內部的管理層。

四、結論

綜上所述，隨著行政事業單位的內外部管理環境不斷地發生變化，行政事業單位有必要盡早重視貨幣資金的管理，建設并完善貨幣資金的內部控制制度。加強貨幣資金的管理是提高行政事業單位資金使用效率、強化單位財務管理能力的重要方法和手段。

[1] 呂彩榮.淺談如何制定《行政事業單位內部控制規范》實施方案.中國集體經濟.2016年第25期.

[2] 彭海龍.行政事業單位內部控制研究.經營管理者.2016年 第23期.

[3] 梁云吉.行政事業單位貨幣資金內部控制問題研究.新經濟.2015年第29期.