單證操作系統完善體驗

文/李欽 陶偉峰 編輯/韓英彤

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單證操作系統完善體驗

文/李欽 陶偉峰 編輯/韓英彤

國際結算操作系統作為單證中心運用的最重要工具之一，其完善與否直接決定著單證中心能否向世界一流中心邁進。中國銀行2010年在北京、上海和廣州設立了國際結算單證處理中心，而單證中心所依托的就是最新的國際結算操作系統（GTS）。

此前很長一段時間，較為分散的IT應用格局，成為中國銀行快速發展業務、提高經營管理水平、有效控制風險和案件的主要障礙。鑒此，中行于2004年全面啟動了IT藍圖建設，并通過在國際結算方面引入外部咨詢公司——科爾尼咨詢公司，完成了以國際最佳實踐為基礎的國際結算集中化運營模式和業務流程的整體設計工作，開始建設新一代國際結算和貿易融資集中化處理系統——GTS。2009年，新一代國際結算系統GTS正式投入運行，為全行提供了高效、優質的后臺集中化單證處理服務。

新一代國際結算系統已經運行六年時間，單證中心在該系統強有力的支持下，為全行國際結算業務提供了安全、快捷、優質的單證服務。但隨著經濟環境的改變、相關政策的變化，以及貿易金融產品的不斷推陳出新，新一代國際結算系統也暴露出一些需要完善和改進的問題。本文試從系統功能、優勢分析入手，梳理系統不足，提出改進建議，以期完善單證操作系統，助力貿易金融發展。

GTS系統

GTS系統主要用于國際結算與貿易融資業務的集中化處理、產品管理和信息管理。其支持國際結算和貿易融資的業務集中處理，可實現全行邏輯集中，提供全行國際結算和貿易融資業務交易數據和信息，符合“處理中心-網點”（HUB-SPOKE模型）這一集中化運營模型及未來業務架構整合的建設需要。

G T S系統是基于B / S （Browser/Server）架構，以Eximbills Enterprise 產品為中心，以工作流為門戶，以影像模塊為延伸的綜合集成系統。整個系統主要由以下四個子系統組成：

●工作流系統（Biz-flow）。負責定義系統的所有作業流程，為所有參與流程的操作及操作者提供實時的監控，實現任務分發管理的自動化。

●交易處理系統（Eximbills Enterprise）。提供國際業務所有交易處理核心功能，包括對交易畫面輸入、收費計算、賬務、客戶、優惠等所有交易相關信息的輸入處理，并生成各種面函通知和發送的各類報文（SWIFT、EDI），同時接收/自動接收各類報文并導入系統。

●影像獲取系統（Capture）。通過掃描將紙制單據電子化，并完成電子化單據的質檢、查看、上傳，以及電子化單據與交易的聯動，實現全行電子單據集中管理。

●報表系統（B u s i n e s s Object）。提供與業務相關的各類報表、圖表、信息，供各級機構決策參考。定制各分類報表、信息類統計用報表，根據需要，按維度動態生成各類統計分析報表，支持全行國際業務數據的統一分析。

國際結算操作系統作為單證中心運用的最重要工具之一，其完善與否直接決定著單證中心能否向世界一流中心邁進。

優勢分析

基于對新一代國際結算系統的了解以及多年在單證中心的工作體驗，筆者將GTS系統的主要優勢歸納為以下幾方面：

一是可有效控制操作風險。首先，在柜員設置方面，GTS系統根據“授權有限、相互制約”的原則設置了經辦、復核和授權三大類操作權限：一筆業務經辦處理好后，直接到復核工作隊列，如果還需授權，則業務直接到授權隊列。這種對一筆業務的經辦、復核、授權的分離，有效避免了業務“一人一手清”的風險。其次，系統設置了網點和中心各自的業務范圍和權限，真正起到了相互制約的作用。系統還對一些業務進行實時監控，比如進口信用證下業務，到單后第5個工作日，系統會自動提示此筆業務需要做拒付、付款或承兌，避免引發操作風險。

二是節約了成本。GTS系統采用brower/server（瀏覽器/服務器）架構，由于前端使用IE瀏覽器，后臺使用集群分布技術，因而負載均衡、擴展方便、易于維護，且全行數據邏輯集中，實現了全行一點管理，結合影像系統，支持跨地域操作。業務人員只要通過IE瀏覽器進行簡單配置后，就可連接上服務器進行業務操作。相較中行前一代采用client/server（客戶端/服務器）架構的NISS國際結算系統，GTS省去了單獨安裝客戶端的環節，因而大幅降低了安裝難度、減少了維護費用，有效節約了營業成本。

三是實現了單據電子化。GTS強大的影像技術使單證中心能夠通過影像來操作業務，無須網點提供紙制文件，避免了實物單據的交換。網點通過文件掃描完成與中心的文檔交互。而在NISS系統時代，國際結算的單據完全以紙制方式保存。紙制單據雖然為業務人員審單提供了方便，但保存和未來調閱卻非常麻煩。而GTS系統將單據通過掃描直接以電子數據的格式保存，則有效解決了業務檔案的保存和調閱問題。

四是實現了信息的全方位收集和集中。GTS系統的報表子系統Business Object，用于各類業務統計分析報表的生成。通過報表系統可以得到全行的國際結算數據。由于數據完全集中在單證中心，GTS憑借強大的電子化實力，可以實現業務信息的高度集中。理論上，報表平臺能采集到全行國際結算的任意數據，比如全行開證筆數、金額，特定客戶的開證余額等。除了這些常規的業務統計數據外，有關國際結算產品的收益、特定客戶的貢獻、分支行機構的業務情況等信息，也可以從GTS系統自動、準確地提取，為業務開展提供了有力支持；同時，通過報表系統還可對重點客戶或重點行業進行分析，更為有效地收集大客戶的業務數據，對大客戶或重點行業的業務發展進行科學預判，使行內政策制定更加富有效率，并切實可行。

五是提高了業務處理效率。GTS系統最大的特色就是引入了工作流技術。系統內各類業務流動由工作流控制，通過控制業務流程的走向，實現操作系統從以往“人找業務”到“業務找人”模式的轉變。此前的NISS系統，業務人員做每一筆業務都需要從不同菜單里先選操作這筆業務的功能模塊，再選擇要操作的此筆業務，相比之下，GTS系統的工作流功能會自動判斷此筆業務的下一步操作，相關業務會自動出現在具有此功能業務人員的工作界面上，業務人員只需點擊工作項，相應操作界面就會打開。這就像工廠中的生產流水線，每個人都有自己專門的工作平臺和工作內容。該項功能與單證中心人員的專業性相結合，大大提高了全行國際結算業務工作的處理效率。

六是便于量化考核。由于GTS的工作流系統可以自動記錄每筆業務從進入系統到業務人員開始處理，再到業務最終完成的時間，包括操作過程中可能被復核或授權退回的時間、次數等，因而通過系統中的工作流報表，就能分析每位員工的工作量和業務處理效率，可實現對員工業務量的科學量化，使量化考核真正做到真實、客觀、公平。

不足分析

雖然包括GTS系統在內的各大銀行的國際結算系統為業務處理提供了有力的支撐，但隨著經濟環境的改變、相關政策的變化，以及貿易金融產品的不斷推陳出新，加之科學技術的不斷提高，在系統功能和系統建設上也暴露出一些不足。筆者將其歸納為以下幾方面：

一是系統尚不具備提供差異性服務的功能。目前的系統模式下，只要網點提交業務，業務會自動出現在單證中心的業務隊列中，但對重點客戶和普通客戶，系統無法加以區別，導致單證中心操作人員對網點的了解遠遠大于對客戶的了解，熟知的是各網點提交業務的習慣而非客戶的習慣。而缺乏針對性的服務，可能導致客戶滿意度的下降，也不利于網點的業務發展。系統無法提供差異性服務，也是銀行同業面臨的共同問題，目前基本上都是通過系統外人工手工操作來加以彌補。

二是應急災備能力不足。現在各大銀行都把國際結算單證業務集中到單證中心處理，系統操作也以單證中心為主。這種集中方式雖然有利于效率提高，成本降低，但如果單證中心突發意外，無法及時處理業務，則會對全行的國際結算業務產生重大影響。目前，各大行雖然設有分中心可以互為災備，但互為備份的程度不高，如何應對突發事件的應急預案也尚有待完備，且缺乏實踐的檢驗。

三是弱化了網點國際結算能力。為考慮高效率、低成本的目的，系統將主要功能都集中于單證中心，網點人員在系統前端基本就只進行掃描影像的工作，不再接觸具體業務操作。這會導致新增人員難以熟悉業務。長此以往，網點可能會出現單證業務后繼無人的現象，處理國際結算業務能力也會隨之下降，甚至無法有效營銷客戶、開拓市場，最終可能會陷入網點客戶流失的困局。此情況是各銀行同業需要面對的通病。

四是系統優化不及時。各大銀行的國際結算系統基本上是自行開發，也有銀行是購買軟件公司的系統再結合自身情況進行改進完善。由于國際結算系統只是各行操作系統之一，雖然各行都有軟件中心，但內部均沒有設置專門負責國際結算系統優化的部門，也沒有聘用外部專業公司負責系統的維護優化。這導致時至今日系統仍只能處理進出口的基本業務，相對于國際結算業務新產品的不斷出現嚴重滯后，許多新產品無法在國際結算系統中處理。以中行單證中心為例，雖然近幾年提出了許多系統優化的需求，但由于得不到專業技術部門的支持，進展十分緩慢。

相關建議

針對系統存在的不足，筆者提出以下幾點改進建議，使系統能更好地服務于單證中心高效、節約的目標。

增強系統實時交流功能。針對單證中心人員面臨眾多的客戶群體，現在系統無法提供差異化服務的情況，可以通過增強系統的實時交流功能，來加強單證中心與網點的信息交流和傳遞，如增加“實時對話”等功能，把特殊業務記錄、反饋、意見等集合在系統里，無須再使用電話能外部工具，使得個性化需求直接可以通過系統渠道得以實現；同時，這些個性化需求保留在系統中，也便于后續監督、檢查。

建立單證中心應急預案。要深刻認識到單證中心應急預案的重要性。目前，國內各大行的單證中心都設立了分中心，要利用幾個中心互為備份，同時要根據突發事件可能的影響范圍，對各類突發事件制定詳細的應急預案。比如，如果中心系統癱瘓，全行的國際結算業務應該如何處理。為保證預案的可操作性，還應該定期對預案進行模擬演練。

加強國際結算業務培訓?？傂幸匾暰W點的國際結算業務，加強對網點國際結算業務人員的培訓。同時，單證中心作為單證專業人才的集中地，要加強與網點交流，組織單證中心的專家定期對全行國際結算人員進行業務指導，組織網點結算人員與中心人員相互交流、學習。

建立系統優化團隊。應建立專門的國際結算系統優化團隊，負責對國際結算系統的各類需要進行分析研究。對業務操作人員日常碰到的系統問題，能快速反應，及時解決；對出現的國際結算新產品，要分析其能否進入系統操作，并據此對系統進行改進、完善和升級。此外，還要做好系統的日常維護工作，保證操作系統平穩、高效運行。

作者單位：中國銀行國際結算單證處理中心（上海）