醫院后勤檔案的意義與對策

◎夏京艷

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醫院后勤檔案的意義與對策

◎夏京艷

隨著醫療改革的不斷推進，醫院的工作也逐漸呈現出標準化、規范化的趨勢，醫院后勤檔案管理工作是醫院檔案管理的重要部分之一，加強醫院后勤檔案管理對提升檔案管理水平的作用無可比擬。本文首先研究了醫院后勤檔案管理的意義，隨后分析了醫院后勤檔案管理工作中存在的問題，最后根據這些問題提出了幾點具有針對性的解決醫院后勤檔案管理問題的對策。

醫院的檔案主要來自資產管理、科研、行政及后勤四個方面，是由圖片、文字、音像等不同載體完成的歷史記錄。醫院后勤檔案管理涉及的主要內容包括設備運行、保潔滅害、水電氣等日常類管理以及醫院建設、綠化、維修、設計、招標等建設類管理，若醫院還會開展業務外包活動，則外包業務檔案管理也屬于醫院后勤管理的范疇。信息時代下，醫院后勤檔案管理在維護醫院權益、促進醫院發展、提高管理效能等方面的作用非同小可，因此對醫院后勤檔案進行高效率管理是時代所趨。

醫院后勤檔案管理的意義

為醫院建設及規劃發揮憑證作用。 當代醫院為了適應社會發展需求，一直在不斷地擴大規模，但是醫院在擴建過程中，需要有初始的建設數據、文件、資料等檔案提供真實的歷史依據及發展現狀，而后勤檔案就是這類重要的檔案，記錄了包含房產、人員及設備等整個管理活動的全部信息，不僅能為開展后期工作進行決策提供咨詢材料及參考依據，還能為醫院建設及規劃發揮憑證作用。

為醫院日常管理發揮參考作用。醫院后勤檔案不僅需要記錄整個管理活動的開展過程，還要記錄活動的結構，也就是說，所有的后勤檔案都必須是真實的記錄，不僅要為總結和研究工作發展規律提供科學依據，還要為提升工作水平與效率提供重要資料，為醫院日常管理發揮參考作用。

為醫院發展提供強力保障。醫院建設及管理過程當中的最原始資料就是醫院后勤檔案。該檔案的目的是記錄醫院后勤部門在維修管理、物業管理、基本建設、綠化保潔、被服洗滌以及生活保障方面的工作狀態，可以為醫院的發展提供強有力的保障。近幾年，由于醫院后勤設備的不斷更新，結構的復雜化，導致設備日常維護工作難度較大，保存這些大型設備檔案的完整性也越來越被重視，加上后勤部門的日常工作量大，工作內容繁瑣，又與其他部門緊密協作，所以醫院后勤檔案在數量上相比其他檔案也是遙遙領先，該檔案的保存價值極高。

醫院后勤檔案管理工作中存在的問題

后勤檔案歸檔系統不完善。檔案歸檔工作是檔案管理工作的核心，但事實上，有很多的大中型醫院都忽略了后勤檔案管理的重要性，導致醫院后勤檔案歸檔系統不完善、制度不健全，沒有全面而系統的后勤檔案整理流程，也沒有設立統一明確的檔案管理。在某些醫院開展后勤檔案管理工作時，管理人員沒有按照確定的編制要求程序化地進行后勤檔案分類規整，而是僅僅憑借經驗整理，看似工作做得詳細整齊，實則無章可循，極易引起后期檔案查找的不便。

后勤檔案管理人員意識薄弱。由于醫院后勤檔案管理部門人員的道德素養水平參差不齊，流動性強，且管理隊伍不穩定，大部分醫院的后勤檔案管理人員管理意識都不強，在其工作時容易導致檔案資料流向不明、檔案資料收集不全等管理工作脫節現象，再者，很多醫院并未設立后勤檔案管理部門，甚至各類檔案分散在不同的部門的不同人員中，這些人員如果不能自覺地在項目實施后及時歸檔，將導致后勤檔案不齊全，無法為醫院的日常管理及日后規劃工作提供及時、有效的參考依據。

維修等工作檔案記錄不詳。隨著醫療改革的發展，醫院在科室結構及規模上都做出了相應的調整與擴大，如果某科室在進行改造維修或者重新裝修工作，那么不僅房屋的樣貌會發生改變，原先部門的結構也會產生變化，這些變化應當集中反映在后勤檔案當中，然而實際操作中，并沒有很多的醫院會對這些繁雜的變化及時地逐一記錄，導致檔案記錄不全面、不詳細，喪失了其作為“重要記錄存儲器”的使用價值。

解決醫院后勤檔案管理問題的對策

完善后勤檔案管理制度。為了發揮制度的規范和指導作用，建立科學且合理的后勤檔案管理制度不可或缺。醫院領導應當倡導各部門在積極提供具有留存價值資料的同時，延伸檔案內容的收集范圍，以支持檔案管理，并參照新醫療改革而的要求與目標，結合醫院自身后勤檔案管理現狀，及時加以制度的改進，保證后勤檔案管理流程標準化、規范化。例如，在醫院進行修建時，各部門負責人要及時收集修建工作中（從施工到竣工）的所以協議及文件，及時交予后勤檔案管理人員收集，再由后勤檔案管理人員進行整理，最后按照規定的建檔方式進行歸檔，保證修建檔案資料準確且齊全，若有遺漏，及時聯系相關部門負責人，這樣一來，后勤檔案才能發揮其整體功能。

加強后勤檔案管理人員培訓。醫院應當建立專門的后勤檔案管理部門，并加強高素質后勤專業化管理人才的隊伍建設，讓每一位后勤檔案管理人員都對其管理職責熟記在心，并制定責任制度，一旦后勤檔案管理工作發生疏漏，責任到個人，以提高后勤檔案管理工作的效率，避免在后勤檔案管理中產生不必要的疏漏。另外，檔案管理人員在進行后勤檔案移交時，必須按照醫院指定的交接流程及制度，不可隨意交至不相關的人手中，保障醫院后勤檔案資料的完整、真實以及機密性。

推動后勤檔案電子化發展。受電子信息技術的發展的影響，我國的檔案管理資料也實現了載體的多元化。醫院檔案的形式不再局限于文字，而是出現了音像及電子數據形式，為科研及醫院發展創設了一條捷徑，因此，醫院后勤部門應當強化對網絡技術的利用，以掃描條形碼的形式、磁盤的存儲模式實現電子化檔案收集，推動后勤檔案電子化發展，實現后勤檔案電子化管理。

綜上所述，在競爭日趨激烈、高速信息化發展的今日，強化后勤檔案管理是實現醫院后勤管理高效化的重要方式之一，醫院應當意識到開展后勤檔案管理是一項任重而道遠的艱巨任務，應當在推進信息化建設的同時完善相關檔案管理制度，在為管理工作及決策者提供有效備查依據的同時，提高后勤管理服務質量，提升醫院整體水平，實現醫院的可持續發展。

（工作單位：荊州市中心醫院）