Excel在現代財務管理中的重要性

文/蔡韞

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Excel在現代財務管理中的重要性

文/蔡韞

摘要：目前，經濟全球化趨勢日漸明朗，市場競爭愈加激烈，對企業的發展提出了更高的要求。企業為了更好的應對瞬息萬變的市場環境，需要能更快的獲得信息并做出及時且正確的反應，同時，企業內部財務管理系統的構建也極為重要，信息化的普及為企業提供了新的思路。現代企業可以使用專門的財務軟件來建設財務管理系統，但是由于行業的差距、業務種類的繁多，使得專門財務軟件價格昂貴，且不一定適合企業的全部需求，Excel軟件能夠有效的解決企業的這種窘境。Excel軟件免費下載甚至是系統自帶，而且有著龐大的數據庫，操作簡單，全部可根據企業需要自建，也能夠對數據進行修訂、檢索和綜合分析。Excel能夠建立一整套完整的財務處理系統，幫助管理人員進行分析決策，減少人力、物力、財力的浪費。

關鍵詞：數學函數；賬齡；動態數據

一、Excel的必要性

現在，在我國的大多數企業中，一般使用專門的財務軟件來進行會計的核算。由于財務軟件的專業性強，可以說會計核算也變得簡單方便。但是，又有一定的問題。企業的經營范圍各異，而且業務內容繁多而且種類幾多，很可能會出現財務軟件無法解決企業的全部問題。而且會計電算化軟件的功能是非常有限的，也不可能解決企業財務管理中出現的所有問題。另一個方面，財務軟件是需要企業購買的，價格較貴，一般的中小企業無力負擔，或者說沒有必要來負擔這樣的支出。Excel就不存在以上的問題了，免費軟件，用戶通用，成本低，使用方便。

企業（用戶）可以根據自己的需要，在Excel中對數據進行歸類和處理，不像財務軟件那樣有的需要調整或專門設計的財務軟件，成本低。Excel軟件學習操作比較簡單，可以說我們在進行義務教育時就已經學會了基本操作，操作人員可以通過簡單的培訓就能掌握使用Excel表格核算處理數據的能力。Excel軟件是通用型的，是建立在大數據庫的基礎上的，即使行業不同，業務不同的企業也可以借助Excel來統一數據口徑，實現企業間的對比與合作。在進行稅收核算時，也能通過口徑一致的數據避免納稅核算的錯誤。

二、Excel的功能

（一）表格處理功能。Excel表格有著極為強大的表格處理能力，它可以通過表格輸入以及公式輸入法進行數據的處理，其結果不僅可以通過表格展示出來，還可以通過直方圖和圓餅圖來展示，為工作人員進行數據分析提供了多種形式。而且，公式一旦確立，表中的數據可以根據個別的修改進行自動的調整。

（二）繪圖處理功能。Excel的繪畫處理功能，可以將表格、文字、圖表巧妙的結合起來，為財務人員進行數據分析提供更為直觀的數據，有利于制定出策略。

（三）數學函數豐富。Excel中有著大量的數據處理函數，有一般的統計函數和財務函數，使得會計人員能直接快速的處理數據，并且支持數學模型。可以說，Excel可以給財務管理提供多種分析參考的工具。

（四）兼容性強。目前，我們所使用的計算機一般安裝的是windows系統，在安裝系統的時候，Excel很多時候會自動安裝到計算機上。Excel兼容性強，能夠導入word的數據，減少人工輸入的耗時耗力，甚至出現錯誤的情況，非常的人性化，因此，適用性極強。

三、Excel在財務管理中的應用

（一）Excel在應收賬款上的應用。應收賬款是企業的債權，是流動資金的重要組成部分。在市場競爭日常激烈的大背景下，很多企業通過分期付款的那個方式刺激消費者，擴大銷量。這種方式就存在著壞賬的風險。Excel在應收賬款上的應用主要集中在錄入基本信息、查詢應收賬款和分析應收賬款賬齡上。其中，應收賬款的賬齡分析是最主要的，普遍認為，拖欠時間越長的應收賬款收回的可能性就越小。工作人員可以通過Excel建立應收賬款的賬齡，并依據不同的客戶名稱、借方發生次數、貸方發生次數來制作回收表，通過對比，分析出各自的風險，了解可能發生的壞賬。企業可以據此制定出針對性的措施，降低經營中的風險。

（二）Excel 在固定資產折舊上的應用。固定資產折舊是指固定資產在使用過程中逐漸損耗而消失的那部分價值。企業中的固定資產折舊涉及大量的運算，人為計算不僅會耗費大量的時間精力，正確率也很難保證。而Excel軟件中提供提供的直線折舊函數SLN()、雙倍余額遞減函數DDB()和年數總和法函數SYD()等進行固定資產折舊，涵蓋了企業通常采用的折舊方法，能減少大量的工作量，省時省力。

（三）Excel在工資核算中的應用。薪酬的核算對每個企業和員工來說都是非常重要的，越大的企業，工資薪酬的核算越復雜，涉及的因素也越多。大多數企業都是通過工作管理系統來核算工資的，同樣的，由于業務、行業的復雜性，在實際的工作中會有著很大的局限性。Excel就沒有局限性，工作人員可以通過Excel軟件建立職工基本信息表，職工考勤信息表，薪酬標準信息表，職工工資信息表和工資查詢與匯總等表格，并根據本企業的業務需要來進行調整。Excel的自動填充、數據檢查、自動計算、排序、分類匯總等都能為編制工資表帶來很大的方便。

（四）對會計賬簿建立的運用。Excel可以幫助企業建立賬務處理系統，其中的會計處理模塊都可以用Excel來建立，如會計憑證、科目設置、總賬、明細賬、報表等。相對與專門的財務軟件來說，更加靈活，可以根據企業的需要來進行調整，但這需要會計人員有這豐富的經驗。

（五）Excel在財務分析上的應用。Excel在財務分析上的應用主要體現在對財務決策的輔助功能上。Excel能夠快速的反映數據間的關系，為管理者決策提供幫助。例如，企業進行融資決策時，Excel可以根據融資基礎數據，引入更多的行業數據、參與方數據及其他的相關因素數據，通過多元回歸分析等方法，得到更有參考價值的分析結果，來幫助企業進行融資決策。

（六）Excel在動態數據上的應用。工作人員要提供對動態數據的應用能力，在掌握常規的函數和公式運用的基礎上，也要學會規劃求解、單變量求解和模擬運算表等工具的使用，并能夠進行自定義排序、高級篩選、分類匯總表的處理方法，掌握Excel的高級技能，生成動態圖標，更好的為決策服務。

四、Excel對財務管理的影響

Excel能夠完成信息的準確錄入、審核、修改和歸檔分析等一系列工作，大大提高了人們的工作效率。Excel軟件也能夠通過編輯公式自行檢測數據的正確性，使用者可以較為便捷的找出錯誤之處并進行修改。Excel中數據可以相互借用，突破了傳統手工記賬不同賬目的重復記錄，并能隨時查賬，對賬，自動生成賬目。而且，隨著版本的省級，功能更加強大。比如說TLOOKUP這一系統功能，使得查賬、函數設計與分析的效果更加顯著，也能更好的發揮財務分析的輔助作用。Excel 有著強大的繪圖功能，通過圖表和文字的直觀顯示，使財務人員更直觀的分析數據，制定更為合理的計劃，減少決策的錯誤率。

Excel由于它的普及型和低成本，為中小企業的財務管理提供強力的支持，能夠處理很多現實的財務管理問題，根據發生的具體問題來設計合理的賬表，提供的資料更具體，更符合企業的實際狀況。

五、Excel在財務管理上的發展前景

許多企業，特別是很多中小企業，由于資金的匱乏，無法購買適用的專門財務軟件，也就無法推行電算化。這種情況下，Excel軟件就是一個非常好的選擇。Excel不僅是windows自帶的軟件，而且有著強大的數據處理功能，具有通用型。用戶也能夠通過多種途徑來獲得數據庫信息，使用便捷。Excel也有著獨特的數據分析系統、財務函數分析系統、圖表分析系統等，也能夠為決策提供更有價值的數據分析結果。

Excel由于操作簡單，成本低而受到很多人們的青睞，但是很多人對Excel的使用僅停留在初級水平上。在Excel中有很多的函數由于不是經常用到而被人們忽視，事實上，它們中的有些是非常有價值的，人們需要進行專門的學習，才能夠更加得心應手的使用Excel來進行財務管理。特別是在動態數據這一部分，很多人的專業知識不夠，導致數據分析不夠綜合和全面，很大程度上影響了決策者的信息判斷。應該熟練的掌握用自定義動態工作表后可以生成動態的圖表，生成數據透視表、數據透視圖，更好的進行數據的分析，做出決策。

Excel軟件能夠為企業的財務管理提供全方位的數據分析和支持，工作人員應該重視Excel的作用，更好的使用它。

參考文獻：

[1]宋萍.EXCEL在財務管理信息化中的應用[J].財經界，2014(6).

[2]朱國.EXCEL在財務管理中的應用——投資風險價值的計算[J].赤峰學院學報(自然科學版),2009(4):130-131.

（作者單位：杭州英杰會計師事務所）

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（二）增大墊付資金的財務風險，削弱融資力度

當資金未劃撥下來時，而中小學校面臨著急需用款的情況，就需要墊付資金，而墊付資金是由中小學校來負責的，且國庫集中支付制度不允許向其他賬戶劃撥資金，使得大部分的墊付資金沉淀，不可以將其轉入實有資金賬戶，使得實有資金的賬戶的財政風險提高。且原本財務資金是存在銀行當中，現如今中小學校的財政資金收入基本都存于國庫專戶中，使得在后期融資中，銀行失去了大量存款的利益后，對中小學校的融資投資力度會降低，導致學校的建設貸款一系列貸款活動遇到阻礙。

（三）流動資金活動性受到限制

原先中小學校的資金撥付是按月撥付的，這使得中小學校在面臨一些項目的突發狀況時，可以進行其他項目的資金挪用和調劑。而在國庫集中支付制度下，資金的數目、用途都是固定而且十分精確的，資金的自主權并不在中小學校手中，這使得中小學校在面對一些突發狀況的時候無法合理利用資金。

（四）增大了相關財務人員的工作量

在實行國庫集中支付制度后，財務部門必須改變從前大收大支的做法，每個月都需要按時編制計劃用款，并且要對用款的實際情況進行實時監控；從國庫專戶中提取資金的過程較為繁瑣，財務人員除了要對資金進行正常的核算之外，還需要對資金的申請過程進行錄入、審核等等一系列繁瑣過程，雖然這么做提高了資金的透明度、利用率和安全性，但是在無形中大大增加了相關財務人員的工作量；一個支付令對應一筆交易，水電費、電話費等等這些繁瑣費用的繳納也使得日常的消費有所不便，公務卡賬務因為無法自動辦理托收承付收回，還需要每個月都對逐筆的進行申請，稍有不慎遺忘，還可能會形成滯納金，對學校正常的教學生活造成影響；相較于實施國庫集中支付制度前，之后的財務對賬又增加了與國庫集中支付系統中的支付明細賬進行核對的環節，同一筆業務必須要在兩個系統當中進行兩次的財務對賬處理，大大的增重了相關財務人員的負擔。

三、結論

綜上，我們不難看出，國庫集中支付制度在給我們帶來便利的同時，也存在著許多仍然值得我們思考和改進的地方，而在國庫集中支付制度逐步普及各中小學校的今天，我們應當做的就是要適應國庫集中支付制度，進而加強自身的財務管理。（1）要正確認識國庫集中支付制度，積極轉變觀念;（2）對相關的財務法規條例等等進行改進和完善，對國庫集中支付制度是一次重大的財政改革，應當有與其配套的財政條例法規來為其保駕護航，從而規范我們的財務活動；（3）對預算的編制應當進一步細化，嚴格的按照預算執行財務行為；（4）對用款計劃應當及時審核，而預算的指標也應當盡快下達，防止對財務項目造成拖滯。只有這樣才能更快更好的推動國庫集中支付制度改革在中小學校的進程，進而提高學校的財務管理水平。

[1]王潔.國庫集中支付制度對中學財務管理的影響及應對措施[J].會計師，2015（02）：42-43.

[2]姜毅，高鳳巖.適應國庫集中支付改革加強高校財務管理[J].遼寧師范大學學報（社會科學版），2013,36(1):85-87.

（作者單位：廣州市越秀區教育局財務結算中心）