社會化媒體發(fā)展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

社會化媒體發(fā)展在檔案管理中的重要性

◎張康玲

移動互聯(lián)網(wǎng)的新時代背景下，社會化媒體顯現(xiàn)出與傳統(tǒng)媒體較大的差異性優(yōu)勢，在以微博、微信、博客為象征的社會化媒體應(yīng)用下，在社會各個領(lǐng)域產(chǎn)生了顛覆性的影響，給人類社會帶來了包容性、開放性、互動性的新型環(huán)境，在這個氛圍之中，我們看到社會化媒體在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展，需要關(guān)注社會化媒體在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，剖析其涵義，促進檔案信息管理的良性持續(xù)發(fā)展。

互聯(lián)網(wǎng)正在以驚人的速度迅速波及社會各個領(lǐng)域，社會化媒體在這個技術(shù)背景下應(yīng)運而生，它以其開放的、包容的特征引發(fā)了社會的劇烈變革，并在檔案信息化管理中擔當了重要的角色和作用，為了規(guī)避負面影響，需要對社會化媒體檔案管理實施有效的管理，在開放的、共享的環(huán)境中，在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的社會化媒介之下，檔案管理可以扭轉(zhuǎn)原有的管理模式，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)共存的管理模式，從而，提升檔案管理效率。

社會化媒體的定義界定及其內(nèi)涵

社會化媒體與傳統(tǒng)媒體不同，它提供了最大限度的開放性空間，可以容納最多的用戶，便于社會用戶之間的參與和溝通，在這個平臺上，信息得以交流和交換，互聯(lián)網(wǎng)成為了個人的媒體形式，實現(xiàn)了信息的口耳相傳向網(wǎng)絡(luò)傳遞的轉(zhuǎn)變，并且呈現(xiàn)出豐富多彩的文本、圖像、音視頻等內(nèi)容。以微博和微信為代表的新媒體，可以最大化地實現(xiàn)全時空的瀏覽、信息分享和傳播，具有以下幾個基本特征：

碎片化。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境可以提供碎片化的信息交流和共享，在社會化媒體平臺之下，人們可以利用碎片化的時間進行信息閱讀和分享，在自主地對信息進行篩選的整合過程中，可以實現(xiàn)信息的最大價值。

全民參與化。在社會化媒體環(huán)境下，顯現(xiàn)出全民參與的氛圍和環(huán)境，具有濃郁的草根性，貼近生活，可以實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f和反饋。

交互性。在社會化媒體之中，注重信息的大眾交流和傳遞，顯現(xiàn)出雙向傳播的特征，進而模糊社會化媒體和大眾之間的界限，促進信息的快速、雙向傳播和共享。

社交化。社會化媒體可以不受時間和空間的限制，具有開放性的特征，在這個平臺中，不僅可以增強個人形象，而且可以顯示出個人在社區(qū)中的地位和作用，其社交化特點也表現(xiàn)為現(xiàn)實社會中的社交關(guān)系以及虛擬網(wǎng)絡(luò)中的社交關(guān)系，它雖然沒有較大的影響力和公共關(guān)注度，然而，對于用戶而言，卻存在極大的歸屬感和社交粘性。

檔案管理的內(nèi)涵及現(xiàn)狀

檔案管理是對檔案文件和信息進行整合性的規(guī)劃、開發(fā)和服務(wù)利用，并有較多的管理內(nèi)容，諸如：檔案文件的收集和整理、檔案的修繕、檔案資料的集成與存儲等，為了提升檔案管理的效率，要對檔案管理工作進行簡化，并將檔案管理工作區(qū)分為實體管理和網(wǎng)絡(luò)管理方式，其中：檔案的實體管理主要是指檔案館和資料室的管理，并對其中的檔案資料進行分類、整理和編輯。檔案的網(wǎng)絡(luò)管理主要是線上的管理，是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之下的檔案數(shù)據(jù)管理，要建立數(shù)字檔案管理庫，進行線上的檔案信息瀏覽和選擇。

現(xiàn)有的檔案管理工作存在一些問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

檔案管理的重視度不夠。企業(yè)大多將目光集聚在生產(chǎn)經(jīng)營和效益之上，對于檔案管理的關(guān)注度不足，認為檔案管理工作就是簡單的抄寫、分類整理和保管等內(nèi)容，是工作性質(zhì)較為簡單的初級工作。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入企業(yè)之中時，社會化媒體也進入了企業(yè)的檔案管理，一些管理者還存在意識上的偏差，認為社會化媒體只是檔案管理的填充和輔助，并沒有真正改變檔案管理的工作性質(zhì)，沒有較大的價值。

檔案管理專業(yè)能力欠缺。由于檔案管理工作的重視度不夠，檔案管理的專業(yè)人才也顯現(xiàn)出匱乏的現(xiàn)象，專業(yè)的檔案管理人員配備不足，檔案管理者的業(yè)務(wù)能力不夠全面，這在極大的程度上制約了社會化媒體在檔案管理中的價值發(fā)揮，不利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理架構(gòu)。

檔案管理條件不佳。檔案管理在企業(yè)之中不受重視，相關(guān)的檔案管理設(shè)施條件也較為簡陋，由于檔案管理投入較少，檔案資料出現(xiàn)了信息缺失的問題，同時，計算機在一些企業(yè)的檔案管理工作中，還處于簡單的操作層面，無法實現(xiàn)社會化媒體的功能。

檔案管理模式還有待提升。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式明顯出落后的劣勢，在網(wǎng)絡(luò)信息時代迅速發(fā)展的背景下，檔案管理要充分發(fā)揮出潛在的價值，就需要在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和社會化媒體的應(yīng)用下，由純粹的紙質(zhì)介質(zhì)向電子介質(zhì)共存的模式轉(zhuǎn)變，從而提升檔案管理的數(shù)字化水平。

社會化媒體在檔案管理中的重要性及應(yīng)用實踐

社會化媒體——博客在檔案管理中的應(yīng)用。博客是在網(wǎng)絡(luò)信息時代下的產(chǎn)物，它具有顛覆性的意義，它的草根特性使不同階層可以自主表達自己的思想，徹底扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)傳媒的壟斷地位，開啟了自媒體新時代，在博客的平臺上，將靜止的文檔信息轉(zhuǎn)化為了動態(tài)的圖文并茂的信息媒介，將社會知識的生產(chǎn)和傳播由中心化過渡到社會化階段。

博客在檔案管理中的應(yīng)用，成為了傳統(tǒng)檔案管理的有益補充，在金字塔式的檔案管理體系之下，可以長期、完整地保存檔案資料，在博客的社會化媒體應(yīng)用之下，可以更為直接而全面地對檔案信息進行采集和管理，并推動檔案信息的宣傳和教育功能的實現(xiàn)，使博客不僅成為檔案信息的重要而直接的來源，而且成為檔案管理的關(guān)鍵點。

社會化媒體——微博在檔案管理中的應(yīng)用。微博也是一種新興的自媒體形式，它有強大的功能，可以實現(xiàn)用戶的自主和信息共享，在微博應(yīng)用于檔案管理的過程中，可以增進檔案管理的透明化管理，在對檔案管理進行優(yōu)化的過程中，增強各部門之間的良性互動。

微博平臺可以追蹤社會熱點新聞，利用其開放性、交流性的特點，為檔案管理開辟全新的、通暢的渠道，微博也為檔案的全面采集提供了條件，實現(xiàn)了官方微博與網(wǎng)民之間的互動與交流。同時，政務(wù)微博還可以通過及時的參與體驗、新穎的互動方式，增加閱讀量和參與度，使檔案信息資料具有代表性和普適性。同時，還要對微博產(chǎn)生的原創(chuàng)內(nèi)容進行集中歸檔和存儲，要運用科學(xué)有效的方法，對微博原創(chuàng)信息進行管理和存儲，要使其具有可操作性。

社會化媒體——微信在檔案管理中的應(yīng)用。社會化媒體——微信具有注冊簡便、可操作性強、信息精準的社交性能，在微信應(yīng)用于檔案管理的過程中，可以為檔案管理提供良好的條件，由于微信用戶具有群體穩(wěn)定、社交粘性高、成本低的特點，因而，檔案管理中微信的運用可以實現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和服務(wù)，同時，在微信公眾號的支持環(huán)境下，檔案信息管理部門也可以利用微信發(fā)布新穎有趣而個性化的檔案信息，扭轉(zhuǎn)原有檔案管理的沉悶、神秘的形象，顯示出檔案管理的新穎而個性化的服務(wù)特點，構(gòu)建檔案資源的在線社交群，在檔案管理微信公眾號中通過視頻傳播檔案信息，從而增強檔案管理的互動性，提升用戶的忠誠度。

綜上所述，社會化媒體徹底扭轉(zhuǎn)了原有的信息采集、處理和存儲模式，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下，傳統(tǒng)的檔案管理模式要加以改變，充分利用先進的微博、博客、微信等社會化媒體形式，收集檔案管理資源，在轉(zhuǎn)變檔案管理思路的前提下，建立與市場經(jīng)濟相契合的檔案管理體制，構(gòu)建數(shù)字化、服務(wù)型的檔案管理新模式。

（作者單位：浙江省第七地質(zhì)大隊）