檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的重要性研究

陳　莉

（國(guó)家廣播電影電視總局 機(jī)關(guān)服務(wù)局，北京 100866）

檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的重要性研究

陳莉

（國(guó)家廣播電影電視總局 機(jī)關(guān)服務(wù)局，北京 100866）

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展理念的提出，信息技術(shù)對(duì)社會(huì)發(fā)展和人們生活的作用越來越大，同時(shí)也增加了組織在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的概率。在組織日常運(yùn)作過程中，如何通過管理有效信息為組織的工作和決策提供幫助是值得人們深入思考的。本文對(duì)檔案管理工作在組織日常運(yùn)作和各項(xiàng)發(fā)展事業(yè)中所發(fā)揮的重要性進(jìn)行分析，就如何充分發(fā)揮這些作用提出了有效的建議。

檔案管理；組織發(fā)展；重要性

在信息化條件下，社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了大量的信息資料，這些資料中的一部分屬于重要的信息，能夠?qū)τ谝院蟮南嚓P(guān)事情的開展和問題的解決提供參考，對(duì)于這些信息，要采取適當(dāng)?shù)姆绞郊右源鎯?chǔ)和保管，在需要時(shí)能夠快速地調(diào)閱，這就產(chǎn)生了檔案管理的工作范疇。檔案是一些工作內(nèi)容所蘊(yùn)含的信息的載體，在處理信息時(shí)要做到去粗取精、去偽存真，把有效的信息正確、長(zhǎng)久地保留下來，而對(duì)于意義不大、占用存儲(chǔ)資源比較多的信息則可以采用刪除或焚毀的方式來進(jìn)行處理。

在目前的社會(huì)發(fā)展背景下，組織的發(fā)展更傾向于向理性方面的發(fā)展，在作出任何決定之前一般要經(jīng)過可行性和合理性的分析來確定最佳的行動(dòng)方案，從而促進(jìn)工作的有效開展。檔案在組織風(fēng)險(xiǎn)能力抵御方面發(fā)揮了越來越重要的作用。

1　檔案管理的含義

檔案是記錄一個(gè)人或者一個(gè)組織在每一個(gè)時(shí)期內(nèi)所從事的主要工作的信息，包括典型事件的分析、事情發(fā)展的進(jìn)度情況等，它對(duì)于組織和個(gè)人的發(fā)展都具有十分重要的作用，同時(shí)也具有重要的收集、存儲(chǔ)價(jià)值。

檔案管理是由特定的單位或部門對(duì)組織或個(gè)人的檔案信息進(jìn)行搜集、整理、存儲(chǔ)和調(diào)閱的一系列活動(dòng)。檔案管理工作一般由政府的相關(guān)部門或社會(huì)中的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行。根據(jù)相關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料顯示，目前，我國(guó)各級(jí)的檔案管理單位大約有3 780個(gè)，收集以及管理的數(shù)量超過160億卷，并且這個(gè)數(shù)字隨著社會(huì)的發(fā)展還在不斷增加。浩瀚的信息充斥在人們的生活中，如何在這些信息中提煉出真正能夠?qū)M織發(fā)展有用的內(nèi)容是檔案管理工作的重要職能。

2　檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的作用

檔案管理對(duì)于組織和單位的發(fā)展有著重要的作用。①檔案管理能夠?qū)M織發(fā)展過程中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效的篩選和管理，為組織活動(dòng)的開展和決策提供重要的信息參考，提高決策的有效性。②知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代使信息的作用和價(jià)值得到了很大提升，檔案作為一種重要資源，其作用逐漸被人們所認(rèn)可和接受，組織通過有效的途徑將一些基本的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)化的方式實(shí)現(xiàn)共享，可以緩解信息的迫切需求現(xiàn)狀，減少信息的不對(duì)稱現(xiàn)象，降低社會(huì)運(yùn)作成本。③檔案管理工作能夠充分發(fā)掘檔案潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，相關(guān)管理部門有效管理檔案資料，為信息價(jià)值最大化創(chuàng)造了條件，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理工作能夠較好地將信息中所蘊(yùn)藏的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值展現(xiàn)出來，使其與我國(guó)目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)情況進(jìn)行有效的結(jié)合，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)利益的有效實(shí)現(xiàn)。相關(guān)的專業(yè)工作人員通過對(duì)檔案的深入研究可以為組織相關(guān)工作的有效開展提供良好的途徑。④隨著社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作正在進(jìn)行深入的改革和完善，逐步將一些基本的信息借助信息化平臺(tái)進(jìn)行公開，這一方面能夠增強(qiáng)人民群眾對(duì)于這些單位信息的有效了解和監(jiān)督；另一方面也為廣大人民群眾參與檔案管理工作提供了一個(gè)有效的途徑，通過相關(guān)的渠道將更適合的管理方法反饋給相關(guān)的部門，促進(jìn)檔案管理工作水平的有效提升。

3　檔案管理工作中存在的一些問題

3.1檔案資源的價(jià)值開發(fā)利用效率有待提高

目前，我國(guó)檔案管理工作尚處于淺層次階段，還未有效發(fā)掘檔案資源內(nèi)在價(jià)值。①檔案資源管理體系不夠健全。目前，組織對(duì)于檔案的管理只停留在信息的搜集、整理和存儲(chǔ)及簡(jiǎn)單的調(diào)閱上，對(duì)于檔案資源的常規(guī)性研究存在一定的空白，檔案資料數(shù)量的龐大使本身管理人員不足的檔案管理工作在人才方面呈現(xiàn)出匱乏的局面，無法充分發(fā)揮這些檔案資料在組織發(fā)展過程中所能發(fā)揮的作用。②檔案資料的查詢方式有待進(jìn)一步優(yōu)化。由于我國(guó)檔案資料的管理長(zhǎng)時(shí)期是用紙質(zhì)的形式進(jìn)行的，尤其是一些歷史久遠(yuǎn)的資料，對(duì)于這些資料的查詢無法借助現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速的定位和調(diào)閱，需要通過人工尋找，加上一些管理方式不規(guī)范，資料查詢的效率十分低下。③相關(guān)人才的缺乏。檔案資料的研究需要具有一定專業(yè)知識(shí)的人才作為支撐，目前組織在管理相關(guān)檔案時(shí)存在管理人員不足的問題，基本的管理工作開展起來就有些吃力，更不用說安排專人來進(jìn)行檔案資料的研究工作，人才缺乏制約了檔案資源價(jià)值的挖掘。

3.2檔案信息化技術(shù)應(yīng)用不廣泛

我國(guó)組織檔案管理的模式還處于以紙質(zhì)化檔案管理為主的階段，電子化、數(shù)字化檔案的使用率比較低。與紙質(zhì)檔案相比，電子化的檔案管理一方面可以方便檔案的存儲(chǔ)、管理和查詢，另一方面在管理的成效方面也要比紙質(zhì)檔案好。但是，由于目前信息化技術(shù)尚處于推廣階段，組織對(duì)于新型管理方式還不適應(yīng)，加上購(gòu)買專業(yè)檔案管理軟件成本高昂的考慮，往往采用紙質(zhì)檔案管理，信息化、現(xiàn)代化管理方式?jīng)]有得到有效的應(yīng)用。

3.3檔案管理規(guī)范化程度不夠

在檔案管理過程中，必要的制度性規(guī)范對(duì)于檔案管理和使用工作都起著重要的保障作用。檔案管理工作的服務(wù)人群是組織或者個(gè)人，一些管理單位或部門在當(dāng)事人沒有提供相關(guān)證明的前提下就隨意將一些重要的檔案信息提供給對(duì)方，這對(duì)于組織的發(fā)展來說是一種重要的隱患。對(duì)于組織發(fā)展來說，那些重要的信息一旦被泄露或者經(jīng)過非正規(guī)的手段獲得，將會(huì)給組織的正常運(yùn)營(yíng)帶來嚴(yán)重的影響，甚至?xí)?duì)組織的利益造成嚴(yán)重的損失。但是，目前相關(guān)部門和人員在這方面的意識(shí)仍比較薄弱，對(duì)于檔案的制度性和規(guī)范性的警覺度還不高。

4　加強(qiáng)檔案管理

4.1開發(fā)及利用檔案資源

檔案資料的價(jià)值是無法準(zhǔn)確評(píng)估的，其價(jià)值的有效實(shí)現(xiàn)需要人們進(jìn)行一定的創(chuàng)新性研究。①要加強(qiáng)檔案資源管理的體系建設(shè)。將檔案室的信息資源進(jìn)行合理有效的分配，建設(shè)清晰、條理化的管理制度，通過建立信息化的檔案資料管理體系為檔案資源價(jià)值的挖掘提供重要的平臺(tái)支撐。②要通過各種途徑挖掘優(yōu)秀的檔案資料管理人員，使其能夠?qū)n案資料背后所蘊(yùn)藏的重要信息進(jìn)行發(fā)掘，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值最大化。

4.2合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高檔案管理效率

在信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)于效率的要求越來越高，如何在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)是需要思考的問題。對(duì)于組織檔案的管理者來說，要充分、合理地運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，通過一些專業(yè)的管理系統(tǒng)和流程來提高檔案搜集、整理、存儲(chǔ)和使用的效率，節(jié)約時(shí)間成本，充分發(fā)揮檔案的作用。同時(shí)，要逐步將檔案管理過度到數(shù)字化方式上來，這樣可以有效地減少檔案管理中引入人工手寫所可能導(dǎo)致的誤差，同時(shí)也能夠延長(zhǎng)檔案保存的時(shí)間，防止相關(guān)信息的丟失，為組織的發(fā)展提供長(zhǎng)期的信息支撐。

4.3將檔案管理制度化，加大懲罰力度

檔案的管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的事情，需要從思想意識(shí)和管理方式上對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行明確，在平時(shí)的工作過程中按照既定的流程進(jìn)行檔案的管理，在沒有提供相關(guān)證明性文件的前提下禁止向當(dāng)事人提供相關(guān)檔案的信息，從根本上保障檔案管理的安全性。對(duì)于那些私自透露檔案資料信息的人，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)厲的懲戒，防止由于信息泄露給組織發(fā)展帶來的不良影響，保證組織功能的發(fā)揮。對(duì)于平時(shí)的檔案管理工作，要定時(shí)或不定時(shí)地進(jìn)行檢查和監(jiān)督，切實(shí)保證檔案管理工作的效果。

5　結(jié) 語(yǔ)

檔案對(duì)于組織發(fā)展的作用是長(zhǎng)遠(yuǎn)的，檔案的合理化管理能夠?yàn)榻M織發(fā)展提供重要的保障，促使組織活動(dòng)的合理科學(xué)開展。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作逐步向無紙化的方向發(fā)展，如何在節(jié)約成本的前提下實(shí)現(xiàn)管理工作的最優(yōu)化是每位檔案管理人員和部門需要深入思考的問題。檔案管理者要善于將信息化、數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)引入到日常的檔案管理工作中，切實(shí)提高檔案管理的效果，為組織的良性發(fā)展提供重要的信息支撐。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.121

D262.2

A

1673-0194（2016）14-0169-02

2016-06-12