檔案信息數字化問題研究

摘 要：隨著計算機技術在檔案管理工作中發揮的作用越來越大，我國已經進入了檔案管理數字化的時代。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的數字化是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質基礎和重要手段。

關鍵詞：檔案管理；數字化

一、檔案信息數字化的發展現狀

隨著計算機技術在檔案管理工作中發揮的作用越來越大，我國已經進入了檔案管理數字化的時代。所謂數字化是指運用數據庫、數據壓縮、數字掃描等技術手段，將紙質、聲像和已經歸檔的電子文件，組織成信息資源庫。檔案信息數字化其目的是為了達到檔案管理和服務方式的數字化，加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的數字化是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質基礎和重要手段。然后，面對時代潮流，由于思想不夠重視、地區經濟發展不協調、技術手段落后以及缺乏統一的行業標準等等一系列原因，我國的檔案信息數字化發展還十分落后，目前，我國檔案信息數字化發展存在以下五個方面的突出問題。

（一）缺乏統一的具有信息管理功能的檔案軟件

檔案部門使用的計算機型號、規格不統一，各自開發的軟件沒有通用性，缺乏一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于沒有統一性和信息管理功能，影響了利用電腦完成信息管理的相關工作，不能夠快捷的出版信息編輯成果，制約了檔案的數字化進程。

（二）缺乏數據交換的機讀目錄檔案系統

目前我國還沒有建立一個達到數字交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設的形式各行其是，層次不一，其開發性、服務性、共享性和規范性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

（三）缺乏標準化、規范性的基礎工作

規范化和標準化的基礎工作是檔案信息管理數字化的前提。由于各種原因館藏室檔案業務基礎工作缺乏規范性，案卷質量不高，系統軟件移植性較差，檔案的錄制細則兼容性不強；檔案自動化工作沒有統一的標準，制約了檔案信息數字化的發展。

（四）缺乏與數字化管理相適應的檔案整理標準和規定

現行的檔案技術水準、組織工作程序標準沒有從計算機信息處理技術特點和發展去考慮，隨著社會的現代化發展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤和電子文件等，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準等有關規定與檔案管理數字化已不能完全適應。

（五）缺乏現代化高素質的檔案信息管理人員

實現檔案的信息數字化，首先要有現代化的、高素質的檔案工作管理人員，要精通檔案管理業務，要熟練掌握計算機網絡技術和安全防范等技術，并能及時掌握檔案管理工作的最新信息和技能。目前，很多檔案部門缺乏現代化高素質的檔案工作管理人員，其中檔案管理和信息處理復合型人才奇缺，大部分的檔案人員專業技術水平過低，不具備現代化高科技操作技能，即使引進了現代化設備，仍然不能充分發揮其作用，就更談不上檔案信息的數字化了。

二、數字化電子檔案的類型

目前，數字化電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，為了做好數字化檔案管理工作，應當按照檔案種類分別整理組盤。

（一）文書電子檔案整理

一是內部文件。要以年度和組織機構及保管期限來組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。要掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

（二）科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多， 可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

1、基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時要按檔案管理的標準進行操作，對紙質文件的實體掃描時，要將案卷號碼和圖文號碼及序號連接起來， 使終端用戶能直接檢索每一張圖紙資料。

2、設備檔案。企業在引進技術和購買設備時，供應商提供的資料和圖紙的載體形式多為電子文件， 企業本身的總圖管理也采用了電子化。在引進設備時必須在合同中注明電子文件的必要條件，即：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3、會計檔案。（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時應附有紙質的每月工資匯總表，列出單位、姓名、代碼、人數、工資明細等，同時還應附移交清單， 作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。（2）賬簿。目前各單位的會計賬簿內容已進入計算機管理系統，計算機的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

三、檔案信息數字化的發展趨勢

隨著現代計算機技術和現代通信技術的飛速發展，檔案信息正逐步從以紙質載體和文字記載向電子信息和虛擬信息發展，其記載方式正逐漸實現數字化。實現了檔案信息數字化，用戶可以在辦公室或家中不受時空限制地通過網絡在全球范圍內選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數字化是未來檔案信息發展的方向。辦公的自動化和無紙化的出現，使檔案的形成方式發生了變化，文件的起草和簽發，催辦和歸檔這些運作過程是在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

我國的檔案事業正在進入“以現代科學技術為核心，建立在知識和信息的生產、分配和使用基礎上的知識經濟”的時代。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的發展與廣泛的應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的生機。

四、數字化電子檔案的保護

數字化電子檔案以脫機方式保存，在管理工作中大都是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于數字化電子檔案的長期保存，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將電子檔案轉儲到光盤上。但是在刻錄儀還沒普及之時，仍是軟磁盤和光盤并存，所以，軟磁盤和光盤的保護是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定相應的保護措施。

（一）軟磁盤的保護

1、統一軟盤規格，嚴把軟盤質量。首先要統一使用3.5 寸高密盤保存。其次要選購優質軟磁盤，軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10 年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

2、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾和無塵、無震動及無腐蝕氣體的溫濕度適中環境里，環境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。

3、加強檢測，防范病毒。檔案管理工作人員要注重對計算機的病毒檢測，確保電子檔案的磁盤無病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

4、加強對加密盤的科學管理。有的電子檔案在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘， 電子文件就很難打開，影響工作正常進行，所以對這類電子檔案應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

（二）光盤的保護

1、規范排放和使用。光盤應有序、直立存放于盒中，避免堆壓疊放，以防止光盤變形，在使用過程中應避免摩擦、劃痕和污損，以利于長久保存。

2、保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。

3、意避光和定期復制。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，光盤每5 年應轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

五、檔案信息數字化的益處

檔案信息數字化，就是以紙質或機讀形式的館藏檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息，為人們提供利用的過程。其益處有：

（一）可充分發揮和利用現有微機的潛能，提高微機利用率

目前，大多基層檔案館對微機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其所用。

（二）可縮短二次文獻信息加工時間，提高檔案信息時效性

當前手工的二次文獻信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經時間長，造成信息失效，影響檔案信息的應用價值。檔案信息數字化，編研工作者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能來快速完成信息加工工作程序，快捷地開發出二次文獻，提高檔案信息的應用時效。

（三）可降低信息加工的經費支出，加速編研進程

手工編研信息成果出版需要較多的經費，目前檔案部門經費不足，進行信息加工、編研出版工作相當困難，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。檔案信息數字化，可以減少信息加工和編研工作的經費支出，加速其工作進程。

（四）可使檔案信息成果進行多份拷貝

檔案信息數字化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到有關領導和相關部門，即擴大了社會影響，又提高了檔案信息的利用價值，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（五）可使檔案信息順利地與最新技術接軌

目前“信息高速公路”在我國雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關注其發展動向，做到快速反應，制定超前對策，提高掌握最新技術的本領，使檔案工作盡快適應這一客觀形勢的變化和要求，逐步實現檔案信息數字化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息而打好堅實的基礎。

檔案信息數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中需分步實施，突出重點，講求實效，執行可持續發展之戰略。檔案工作者既要充分了解目前檔案信息數字化的實際水平，更應牢牢抓住這一大好的發展機遇，做好本職工作。隨著知識經濟的到來，信息化技術的運用必將越來越廣泛，作為檔案管理工作來說，想要不被時代所拋棄，就要跟得上時代的步伐。做好檔案信息數字化工作，不但可以加快我國整體檔案工作的建設進程，也必將大大有利于其他相關工作的開展，有利于幫助解決地區信息發展不協調問題、信息不對稱問題以及很多衍生出來的其他問題。做好檔案信息數字化建設，對于我國大力開展文化建設，加快構建社會主義和諧社會的建設，以及實現偉大“中國夢”都有不可或缺的重要作用。

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