實驗室藥檢檔案工作信息化管理

摘 要：實驗室藥檢檔案管理工作是實驗室的一項重要工作內(nèi)容，藥檢檔案能夠詳細(xì)、真實地記錄藥品檢查的過程和相關(guān)情況，相關(guān)部門要以此為依據(jù)對藥品的質(zhì)量進行判定。為了進一步提高實驗室藥檢檔案工作的法制化、規(guī)范化和科學(xué)化程度，應(yīng)該積極推進實驗室藥檢檔案工作的信息化管理。

關(guān)鍵詞：信息化管理；藥檢檔案；實驗室

作為藥品質(zhì)量管理體系上的重要一環(huán)，實驗室承擔(dān)著非常重要的使命，其必須對藥品進行技術(shù)檢驗，保障藥品質(zhì)量。藥檢檔案能夠?qū)婋s的藥學(xué)信息進行匯總、開發(fā)、利用，從而推動科研工作的進步。由于藥檢檔案數(shù)量較大、內(nèi)容繁雜，積極應(yīng)用信息化管理能夠有效地提高實驗室藥檢，檔案工作的效率和質(zhì)量。

一、實驗室藥檢檔案工作信息化管理的類別

（一）針對行政管理體系的信息化管理

針對行政管理體系的信息化管理以藥檢部門的行政管理體系作為管理目標(biāo)，主要包括管理后勤、檔案歸案、對各種信息進行統(tǒng)計、管理檢品的留樣、計算藥品檢驗的收費控制和安排檢驗周期、分配檢驗一線科室的工作、查找檢品的檢驗標(biāo)準(zhǔn)等。其中后勤管理是藥檢部門作為繁雜的工作，在藥品檢驗檔案工作中要涉及到試藥試劑、標(biāo)準(zhǔn)品、圖書、采購、倉管、財務(wù)等各方面的工作。在傳統(tǒng)的工作條件下，這些工作崗位相互脫離，難以進行有效的管理，對實驗室藥檢檔案工作非常不利。應(yīng)用信息化管理之后能夠改善這種狀況，使以上這些工作崗位之間能夠進行積極的溝通與及時的交流[1]。

（二）針對收檢品的信息化管理

針對收檢品的信息化管理以收檢品作為主要管理流程，都是從業(yè)管室收檢品，并向檢驗科室發(fā)送檢品，再由檢驗科室對其進行檢驗，起草檢驗原始數(shù)據(jù)，將報告書底稿制定出來?？梢栽诰W(wǎng)絡(luò)上進行業(yè)管室審核，并由實驗室主任進行終審，將報告書打印出來之后進行歸檔，最后再向送檢部門簽發(fā)報告書。通過網(wǎng)絡(luò)還能夠便利地進行業(yè)務(wù)報表的傳遞，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，各網(wǎng)絡(luò)終端都能夠?qū)π畔⑦M行共享，隨時登錄和查詢所需的數(shù)據(jù)，不僅有效提高了工作效率，而且降低了錯誤發(fā)生率，減少了相關(guān)人員的工作量。

二、進一步加強實驗室藥檢檔案工作的信息化管理

（一）做好基礎(chǔ)建設(shè)

要在實驗室藥檢檔案工作中開展信息化管理就離不開一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此實驗室要做好信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，積極建設(shè)檢索工具、館藏和數(shù)字化館庫，并將相應(yīng)的規(guī)章制度建立起來，建設(shè)一支具有一定的藥檢檔案管理經(jīng)驗、熟悉藥檢檔案管理流程，同時又具有一定的計算機應(yīng)用能力的信息化管理人員，全面落實藥檢檔案的信息化管理。要對藥檢檔案管理人員進行在職培訓(xùn)，提高其管理水平、業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識水平，并提高其工作責(zé)任感。通過培訓(xùn)能夠?qū)ζ渲R結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，使其掌握一定的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，例如數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)、微縮技術(shù)等，并能夠?qū)⒗碚摵蛯嶋H工作結(jié)合起來。實驗室應(yīng)該積極建設(shè)檔案信息資源，將藥檢信息系統(tǒng)建立起來，對現(xiàn)存的各種現(xiàn)行文件以及不同載體的藥檢檔案進行數(shù)字化處理，將其存儲到計算機中，建設(shè)數(shù)字化館藏[2]。

（二）提高藥檢檔案信息化管理的規(guī)范性

藥檢檔案信息紛繁復(fù)雜，要對其進行信息化管理并非一日之功，實驗室要將藥檢檔案信息化管理作為一項常規(guī)化工作，不斷提高該項工作的規(guī)范性，做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，制定信息化管理的實施計劃，有條不紊的開展各項檔案信息化工作。與此同時，實驗室還應(yīng)該以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，積極推進各實驗室之間的檔案信息共享，這就需要保障各實驗室藥檢檔案信息的長期可讀、數(shù)據(jù)規(guī)范、格式統(tǒng)一。在這個過程中，實驗室也要不斷夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，分批培養(yǎng)專業(yè)人才，購置信息化設(shè)備，促進各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的發(fā)展。

（三）提高藥檢檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

信息化檔案管理具有人性化、智能化、代碼規(guī)范化和工作模塊化的特點，通過計算機系統(tǒng)對檔案管理中的各項具體工作進行劃分，使之成為單獨的模塊，包括后勤管理、行政管理和藥品檢驗等。通過計算機還能夠限制輸入數(shù)據(jù)的內(nèi)容與格式，提高檔案的規(guī)范化，并進行自動查錯，將關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)生成出來，進一步提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性[3]。

傳統(tǒng)的實驗室要建檔案工作具有較強的主觀性，對于同一種藥品劑型可能會出現(xiàn)不同的表達，而使用信息化管理只需下拉選項或生成代碼，提高了檔案管理的規(guī)范性。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上應(yīng)用模塊數(shù)據(jù)庫也能夠提高藥檢檔案管理的效果。使用信息化管理能夠減少人工管理中的疏漏，例如如果發(fā)現(xiàn)報告日期早于收檢日期，系統(tǒng)就會自動發(fā)出警告。

作為一種現(xiàn)代化的管理手段，信息化管理能夠以財務(wù)會計、儀器設(shè)備、基本建設(shè)、科研教學(xué)、業(yè)務(wù)管理、行政管理、黨群工作地點分類，將其輸入到計算機中。歷年的數(shù)據(jù)信息都可以在計算機中進行存儲，例如藥品檢驗報告書、文件資料等，并對這些信息進行有效的加工，根據(jù)需要將其加工成為不同形式的統(tǒng)計表和瀏覽表，通過這些統(tǒng)計表和流量表來對每個科室的，藥檢完成情況、文件的基本元素、全檢率、檢品質(zhì)量、檢品檢測平均周期進行反映，在業(yè)務(wù)技術(shù)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策時都可以參考這些表格。

（四）提高數(shù)據(jù)檢索效率

使用計算機軟件能夠靈活的應(yīng)用不同的檢索方式，從而根據(jù)實際需要便利的檢索不同類型的檔案項目，在實驗室藥檢檔案工作中，常用的檢索方式有明確檢索、模糊檢索和組合檢索三種。使用明確檢索方式，檢索者可以將載體、儀器生產(chǎn)廠家、儀器名稱、報告書號、藥品分類、藥品名稱、時間、文件作者、案卷號、文件類名、文種作為檢索途徑；使用模糊檢索方式，只需提供藥品名稱或文件題目中的任何一部分就能夠進行檢索。組合檢索則是將兩種檢索方式在屏幕上進行組合。實驗室可以通過信息化管理來提高檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和效率，提高數(shù)據(jù)的利用效率。

三、結(jié)語

積極開展藥檢檔案工作的信息化管理是實驗室適應(yīng)時代發(fā)展的必然之舉，藥檢檔案的信息化管理能夠取得良好的效果，極大的促進實驗室的藥檢檔案管理，提高管理效率，減少人工檔案管理的失誤，積極有效的保障藥品行政監(jiān)管，提高我國藥品的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]張立新，劉雁.檔案館紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化探究[J].長春師范學(xué)院學(xué)報.2012（06）.

[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].檔案學(xué)通訊.2011（01）.

[3]班惠霄.藥檢檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].檔案天地.2014（S1）.