大數據時代背景下人事檔案管理存在的問題與對策

摘 要：隨著社會的不斷進步，勞動用工制度也在不斷變化著，人事檔案作為人才信息的主要來源，為企事業單位合理用工提供了重要依據。大數據時代的到來及市場制度的改革，現代人事檔案管理工作中存在的問題也慢慢凸顯出來，給我國人事檔案管理工作帶來了不利的影響。由此，本文從人事檔案的作用出發，簡要分析了現在人事檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決對策。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案反映個人的健康情況、政治面貌、品德思想、工作業績以及業務能力等方面，是企事業單位管理和考察員工的主要依據，與個人工資待遇、社會保障、組織關系等緊密掛鉤，是記載個人人生軌跡的重要依據。人事檔案管理是將人事檔案進行收集、整理、保管，然后提供給單位和個人使用的一種活動，對人力資源管理、開發起著重要的作用。

一、人事檔案管理的作用

對于個人來說，無論是學習、就業、深造、出國還是晉升、各種社會保險、離休退休手續辦理以及各種證明材料的出具等都離不開檔案材料作為重要依據。對于企事業單位而言，人事檔案是人才信息最基本、最主要的來源；是全面準確地了解一個人的基本情況、素質能力及工作軌跡，培養選拔人才的重要依據。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的認識不夠，意識淡薄。人們僅僅把人事檔案看成記錄職工個人的德、能、勤、績、廉等各方面事件和現實表現的載體，加之人事檔案管理工作機密性、封閉性強，與外界相隔離，往往只由單位內部的人事機構來收集、整理、保管和提供利用，來源單一，內容相對簡單，使用起來也十分局限。由于一些企業管理檔案的意識比較淡薄，不根據要求制定相關制度或者企業管理措施，加上人事檔案管理人員有法不依，企業的人事檔案隨意存放甚至長期無人管理，導致檔案丟失，沒有及時傳遞離職人員的人事檔案，郵寄檔案太隨意或者將檔案交給員工本人攜帶等現象。

（二）人事檔案管理硬件落后。部分企業單位的人事檔案管理管理設施老化，長期得不得改善，沒有專門的檔案管理庫房，辦公、閱檔、倉庫合一，缺乏空調、去濕機等設備。檔案管理技術落后，仍停留在過去原始的手工操作階段，經費投入不足，信息電子化進展慢；管理檔案耗費人力、精力和時間，而檔案的完整性、準確性、安全性、保密性卻難以得到保證。

（三）人事檔案管理人員不足、素質偏低、管理薄弱。很多單位配備人事檔案管理人員數量少，沒有按照國家要求進行基本人員的配置，甚至有兼職管理檔案、臨時工管理檔案的現象。一部分管理人員學歷和專業素質低，對檔案缺乏責任感，甚至沒有經過培訓就上崗，不具備最基本的業務知識，檔案材料的歸集、整理、歸檔不及時。個別管理人員在接轉、調出、轉入、工資、退休時需要查檔案，為了各自方便，不嚴格履行手續按規定辦事，叫本人自己提取檔案，造成檔案造假、銷毀、涂改甚至丟失。

（四）人事檔案的信息化管理水平不高。大數據時代，計算機電子信息技術快速發展，檔案管理朝著信息化方向發展。而在實際管理工作中，由于管理人員不具備高水平的計算機操作能力，不夠了解先進的管理系統，給人事檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙作用；其次便是未能充分利用現代化的技術手段，無法將計算機的功能充分發揮出來；由此造成人事檔案管理信息化依舊處于較低的水平。經調查研究，不少用人單位依然采用手工操作的方式來開展人事檔案管理工作，大大增加了工作量，有的單位即便安裝了相應的電子管理系統，但由于受到系統自身限制，僅能記錄員工的個人基本信息，無法收錄他們在工作中形成的各種原件；無法體現電子信息管理系統的實用性、快速性等優點，對各項工作的效率也造成了嚴重影響。

三、人事檔案管理問題的解決對策

（一）提高對人事檔案管理的重要性認識。人事檔案管理逐步從單位、部門走向社會，具有社會化趨勢。各級政府和各級人事管理部門，切實加強人事檔案工作的領導，規范相關法規政策，定期對人事檔案管理工作進行檢查和指導，認真解決經費問題，改善檔案管理條件，努力推進人事檔案管理工作制度化、規范化和科學化建設，提高企事業單位、領導及全社會對人事檔案管理工作的重要性認識。

（二）改善檔案管理設施，夯實管理基礎。企事業單位應該按照國家要求，配備標準的檔案用品、微機和空調、防潮、除濕等設備，建立牢固的防火、防盜、防蛀、防光照的專用庫房及相關庫房設備和安全措施并定期檢查，檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室應三室分開。

（三）加強管理隊伍建設，提高管理人員素質。人事檔案管理工作需要各種高學歷、高素質的復合型人才，學習掌握計算機操作、網絡等新技術，積極學習本專業知識，熟悉各個崗位環節，提高業務技能。此外，檔案管理人員不斷加強自身職業道德修養，增強使命感、責任心和事業心，提高主動服務意識和服務水平。企事業單位應加大對管理人員的培養力度，經常舉辦業務知識培訓，同時，做好檔案管理人員的配置和工資待遇等福利工作，建立起一支熟練各項人事檔案業務，且責任心強的管理隊伍。

（四）加大人事檔案管理信息化建設。科技在進步，時代在發展，檔案信息化管理的需求日益增高。企事業單位應全面實行人事檔案計算機輔助管理，借助現代化技術與設備，在計算機中輸入整理好的人事檔案資料，并利用相應的技術將圖片及視頻等轉變為數據形式的資料，達到紙質檔案與數據檔案并存的目的。此外，管理人員還需對計算機網絡等技術展開充分利用，實現人事檔案管理的創新發展，從而為社會提供更為優質的人才檔案信息，提高管理工作質量。

四、結語

總之，人事檔案管理是一項系統性極強的工作。新時代背景下，企事業單位只有充分認識到人事檔案管理的重要性，并加大資金投入，改善管理實施，加強對管理人員的專業知識、及電子信息化培訓，提高其綜合素質，建立一支專業性強、素質高的管理隊伍，才能更好的做好人事檔案管理工作，進而推進國家人事檔案管理事業的長遠發展。

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