醫(yī)用高值耗材檔案管理探討

摘要：醫(yī)用高值耗材對人體安全至關(guān)重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價(jià)格昂貴，屬于嚴(yán)格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價(jià)值高、使用風(fēng)險(xiǎn)大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點(diǎn)。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應(yīng)商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。探討醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實(shí)工作中存在的幾個(gè)顯著問題，討論先進(jìn)的信息系統(tǒng)在醫(yī)用高值耗材檔案管理中的有力保障影響及加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)用；高值耗材；檔案管理；探討

醫(yī)用高值耗材對人體安全至關(guān)重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價(jià)格昂貴，屬于嚴(yán)格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價(jià)值高、使用風(fēng)險(xiǎn)大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與醫(yī)療技術(shù)日新月異的創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新也較快，為加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材規(guī)范管理，促進(jìn)醫(yī)用高值耗材合理使用，本文從醫(yī)用高值耗材檔案管理工作這個(gè)基礎(chǔ)層面進(jìn)行分析探討。

1醫(yī)用高值耗材檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)用高值耗材指直接作用于人體、對安全性有嚴(yán)格要求、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、價(jià)值相對較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經(jīng)介入類、人工關(guān)節(jié)及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工乳房、心臟起博器、支架等植入性器材。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應(yīng)商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫(yī)用耗材的檔案做為臨床使用和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理也越來越體現(xiàn)其重要性[1]。

2醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實(shí)工作中存在的幾個(gè)顯著問題

2.1醫(yī)用高值耗材的種類繁多、規(guī)格型號復(fù)雜、專科性強(qiáng)，醫(yī)院在編號歸檔時(shí)的依據(jù)不統(tǒng)一，且角度多維化，究竟按使用科室對高值耗材專科性進(jìn)行分類編碼歸檔好，還是按醫(yī)用高值耗材的招標(biāo)分類進(jìn)行分類編碼好，或是其它標(biāo)準(zhǔn)分類，無法權(quán)衡。

2.2為規(guī)避醫(yī)院采購風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院在采購醫(yī)用高值耗材時(shí)，多以省市招標(biāo)的耗材目錄為依據(jù)，但醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新速度快，每招一次標(biāo)，生產(chǎn)廠家便以各種理由提高耗材投標(biāo)價(jià)格，最常見的是一旦原產(chǎn)品的價(jià)格已被全省統(tǒng)一，利潤空間下降，便會停止生產(chǎn)原產(chǎn)品，而推出更新?lián)Q代產(chǎn)品，從而提高新產(chǎn)品售價(jià)。但醫(yī)院在存檔此類高值耗材時(shí)，一般不會將兩個(gè)產(chǎn)品存在同一個(gè)檔案，而是當(dāng)成新產(chǎn)品。建立醫(yī)用高值耗材檔案的關(guān)聯(lián)性是接下來檔案工作的一個(gè)課題，這有利于醫(yī)院掌握新增耗材與原產(chǎn)品的對比性，從而擇優(yōu)選擇產(chǎn)品。

2.3醫(yī)用高值耗材供應(yīng)商名稱的經(jīng)常性變化增加了醫(yī)用高值耗材檔案歸檔的復(fù)雜性。有些供應(yīng)商因累積銷售金額達(dá)到了一定的數(shù)量，導(dǎo)致稅率被提高，為了避稅，這些供應(yīng)商會選擇重新注冊新公司，再取得代理權(quán)；還有些進(jìn)口高值耗材因授權(quán)時(shí)間到期，而未取得續(xù)期代理銷售，導(dǎo)致產(chǎn)品在國內(nèi)的代理商發(fā)生了變化。這便使得檔案專業(yè)人員在歸檔供應(yīng)商檔案時(shí)會發(fā)現(xiàn)有些供應(yīng)商的連貫性比較難銜接。供應(yīng)商檔案管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，暫時(shí)大部分只停留在單一的時(shí)效性管理上，建立供應(yīng)商評價(jià)管理體系的檔案將是需要花氣力加強(qiáng)的一個(gè)方向。

2.4醫(yī)用高值耗材的各項(xiàng)記錄一般都有存檔，但是因?qū)嶋H工作中產(chǎn)生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統(tǒng)不是太完善的情況下，醫(yī)用高值耗材的采購檔案、入庫記錄檔案、使用記錄檔案、出庫記錄檔案與回收管理檔案沒有關(guān)聯(lián)性的存為一個(gè)檔案，而是單獨(dú)的分散在各項(xiàng)專類檔案中，不利于系統(tǒng)性歸檔，這需要一個(gè)檔案體系的構(gòu)建。

2.5醫(yī)院對醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫(yī)用高值耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。而一旦未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的電子管理，對于相關(guān)資料的查詢是不便的。

3醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設(shè)就是在檔案管理活動中全面地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供檔案的利用服務(wù)[3]。先進(jìn)的醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫(yī)用高值耗材的出入庫記錄資料有簽名的紙質(zhì)版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫(yī)用高值耗材的電子流通過程記錄檔案不僅具有物流管理和財(cái)務(wù)管理的意義，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)信息的重要組成部分。

3.2我院醫(yī)用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫(yī)像科技有限公司開發(fā)的一套信息管理系統(tǒng)，但被分成了3個(gè)系統(tǒng)：①條形碼系統(tǒng)，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統(tǒng)，用于記錄高值耗材使用收費(fèi)；③物資系統(tǒng)，用于記錄高值耗材出入庫辦理。前兩個(gè)系統(tǒng)記載的醫(yī)用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個(gè)物資系統(tǒng)記錄出入庫檔案則是以紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

3.3.1名稱規(guī)范 信息系統(tǒng)中使用國家頒布的耗材目錄規(guī)范名稱、有招標(biāo)目錄編碼、規(guī)格、單價(jià)、生產(chǎn)批號、有效期等，減少了誤歧，規(guī)范了醫(yī)用高值耗材檔案管理，也為HIS系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確、清晰的收費(fèi)依據(jù)。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態(tài)提供依據(jù) 手術(shù)室固定一臺電腦終端內(nèi)網(wǎng)均裝有物資系統(tǒng)，憑科室、人員、密碼登錄系統(tǒng)界面，領(lǐng)用審核人為科主任或護(hù)士長，既明確科室責(zé)任，又避免冒領(lǐng)行為。

3.3.3科學(xué)核算 出庫單完成后，醫(yī)用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時(shí)在各自的電腦終端上查詢本科室醫(yī)用耗材領(lǐng)用情況，適時(shí)控制成本費(fèi)用，并可對異常情況進(jìn)行原因查找與分析。

4醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫(yī)用高值耗材與患者的生命安全息息相關(guān)，醫(yī)用高值耗材來源的合法性、質(zhì)量的可靠性、功能的有效性等直接關(guān)系到患者的身體健康，醫(yī)用高值耗材檔案的建立對于醫(yī)用高值材來源的追溯性等具有基礎(chǔ)性意義。

4.2醫(yī)用高值耗材在醫(yī)院所有醫(yī)用耗材采購與使用中一般來說約占50%甚至更高，直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對醫(yī)用高值耗材檔案的開發(fā)利用，有助于醫(yī)院物資成本的控制，減輕患者經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

4.3《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中對醫(yī)用高值耗材管理的評定標(biāo)準(zhǔn)有明確要求，要加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材（含植入類耗材）的采購記錄、溯源管理、儲存、銷毀記錄、不良事件檢測與報(bào)告管理，醫(yī)用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務(wù)于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價(jià)值[4]。醫(yī)用高值耗材發(fā)展歷程較短，管理以粗放式為主，醫(yī)用高值耗材檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化和精細(xì)化還需要更多經(jīng)驗(yàn)的積累與科學(xué)的方法來促成，從而為醫(yī)院臨床提供更高醫(yī)用信息價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[4]王建榮.檔案價(jià)值與利用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，10.

編輯/丁一