基于“四化”模型的企業(yè)制度體系建設(shè)工作

摘 要：文章是西安電子工程研究所在自身事業(yè)專制，企業(yè)化運(yùn)行道路上探索走出的以“制度體系搭建、文本分類完善、平臺(tái)展示優(yōu)化、數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)修正”為思路的能夠動(dòng)態(tài)適應(yīng)發(fā)展需求的制度建設(shè)工作歷程，過(guò)程中按照“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的方法（四化模型）作為單項(xiàng)制度建設(shè)的工作過(guò)程，將管理以制度化手段去規(guī)范，將制度以流程化手段去提煉，將流程以表單化手段去細(xì)化，將表單以信息化手段去執(zhí)行，并利用定性與定量相結(jié)合的制度評(píng)價(jià)方式，依托流程執(zhí)行后的數(shù)據(jù)積累應(yīng)用來(lái)完成對(duì)制度實(shí)施效果的評(píng)價(jià)和改進(jìn)，形成了閉環(huán)式的體系化制度建設(shè)工作體系。總體上，核心環(huán)節(jié)主要有三項(xiàng)：構(gòu)建制度體系模型、規(guī)劃制度體系分類圖、建立制度評(píng)價(jià)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：“四化”模型；制度；建設(shè)

1 構(gòu)建制度體系模型

制度是用來(lái)約定在經(jīng)營(yíng)管理中某一類業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)按照怎樣的法律依據(jù)、上級(jí)要求、內(nèi)部規(guī)定來(lái)組織開(kāi)展的“條款規(guī)定”。流程是用來(lái)解決日常工作中遇到的每一件工作應(yīng)按照怎樣的內(nèi)部程序來(lái)完成的辦事“路線圖”。表單不同于表格，人們定義為解決每個(gè)流程及節(jié)點(diǎn)的順序化“操作標(biāo)準(zhǔn)”，而表格是承載辦理過(guò)程信息的“記錄載體”。有了基于制度規(guī)定的記錄載體、路線圖和操作標(biāo)準(zhǔn)每一項(xiàng)工作的就可以順利開(kāi)展，這是“管理制度化、制度流程化”。而“流程表單化”是將流程節(jié)點(diǎn)中的每一個(gè)審批的環(huán)節(jié)主體和客體所要掌握的工作標(biāo)準(zhǔn)、審核要求采用表格方式順序化的列出標(biāo)準(zhǔn)文本，在操作中不需要再查閱制度文本、不需要再依靠頭腦中的經(jīng)驗(yàn)。“表單信息化”是將所有的紙質(zhì)載體上的見(jiàn)面式辦公室方式，通過(guò)OA系統(tǒng)和信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)變成流程化的不見(jiàn)面的辦公方式，提高一定時(shí)間、空間內(nèi)的辦公效率。制度并不能完全覆蓋并解決日常管理工作的所有情況，流程圖能夠全面覆蓋到所有工作的點(diǎn)和面，因此流程和表單來(lái)源于制度規(guī)定，但是又不局限于制度內(nèi)容，通過(guò)制度+流程圖+流程表單+OA流程的方式實(shí)現(xiàn)日常管理工作規(guī)則的全面覆蓋。結(jié)合OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，我們形成了適用于自身實(shí)際的“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的制度體系建設(shè)模式，并通過(guò)實(shí)踐，走通了管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化之間逐層遞進(jìn)、循環(huán)優(yōu)化的順序關(guān)系。階段性的做法有：

1.1 管理制度化

以制度規(guī)范建設(shè)，用宣貫強(qiáng)化推進(jìn)。研究制定《制度建設(shè)管理辦法》，對(duì)制度建設(shè)工作進(jìn)行了規(guī)范，發(fā)布《制度建設(shè)實(shí)施方案》，形成了制度建設(shè)工作的指導(dǎo)性文件，明確了制度編制的四項(xiàng)基本原則。發(fā)揮集體智慧，會(huì)簽制度文本。形成了能夠兼顧效率與規(guī)范的制度文本意見(jiàn)征集方式——制度文本會(huì)簽，以保證制度的合理性與規(guī)范性。

1.2 制度流程化

確定了以制度現(xiàn)行目錄為方向，形成了便于工作查詢的流程圖匯編體系；不斷調(diào)整轉(zhuǎn)變流程管理方式，最終形成了以服務(wù)管理為主的流程建設(shè)理念。在流程編制階段提出了“服務(wù)基層事務(wù)、簡(jiǎn)化辦事程序”的原則，在流程審核階段提出了“換位、實(shí)踐、簡(jiǎn)化”的審定理念，在實(shí)踐中思考流程的合理性與復(fù)雜性。

1.3 流程表單化

確立了流程體系建立的第三階段內(nèi)容，即“流程表單化”，研究制定《業(yè)務(wù)流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標(biāo)準(zhǔn)單”兩種載體組成的流程表單化建設(shè)體系。

1.4 表單信息化

確立了流程體系建立的第三階段內(nèi)容，即“流程表單化”，研究制定《業(yè)務(wù)流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標(biāo)準(zhǔn)單”兩種載體組成的流程表單化建設(shè)體系。

2 規(guī)劃制度體系分類圖

為有序推進(jìn)基于“四化”模型的制度文本建設(shè)工作，我們開(kāi)展部門(mén)職能梳理工作，厘清職責(zé)界限，以職能體系為基礎(chǔ)規(guī)劃制度體系，繪制制度體系分類圖，并將分類圖的應(yīng)用作為工作重點(diǎn)。主要是從認(rèn)識(shí)層面逐步統(tǒng)一制度體系及制度體系圖的存在不僅僅是一種展示圖，更為重要的是一種工具圖，價(jià)值在于對(duì)制度建設(shè)工作狀態(tài)動(dòng)態(tài)反映，工作方向的指引，其功能：一是具備對(duì)制度體系完備性的查漏補(bǔ)缺，是否還存在無(wú)章可循的制度空白；二是具備直管反映現(xiàn)行制度的執(zhí)行起點(diǎn)、使用期限，擇機(jī)選擇性的進(jìn)行評(píng)價(jià)修訂；三是可以與集團(tuán)公司等上級(jí)單位制度進(jìn)行對(duì)接梳理，確保自身制度與上級(jí)策的一致性。并在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行梳理制度目錄，制定有重點(diǎn)分階段的制度建設(shè)計(jì)劃，促進(jìn)制度建設(shè)規(guī)劃的落地，整理現(xiàn)有目錄，將集團(tuán)公司現(xiàn)行制度目錄和上報(bào)制度編制計(jì)劃的通知一并發(fā)布，各單位可對(duì)標(biāo)制度分類圖，查找制度的空白點(diǎn)和缺失點(diǎn)，有針對(duì)性的提出本單位的制度、流程、表單、OA等工作的建設(shè)計(jì)劃，最終匯總形成較為系統(tǒng)的年度制度體系建設(shè)工作計(jì)劃，加強(qiáng)了制度體系的頂層設(shè)計(jì)，提高了建設(shè)推進(jìn)步伐的計(jì)劃性。

3 建立制度評(píng)價(jià)機(jī)制

建立以執(zhí)行為導(dǎo)向的評(píng)價(jià)機(jī)制是形成制度體系建設(shè)管理閉環(huán)的重要一環(huán)。對(duì)于制度來(lái)說(shuō)，評(píng)價(jià)機(jī)制的建立是一項(xiàng)難度大、復(fù)雜性高的任務(wù)。經(jīng)過(guò)近幾年的嘗試，形成了以流程數(shù)據(jù)應(yīng)用為主要依據(jù)的制度評(píng)價(jià)程序。

3.1 制度評(píng)價(jià)程序

制度評(píng)價(jià)程序的提出經(jīng)歷了試點(diǎn)、研討、修正、小范圍試運(yùn)行、正式推廣幾個(gè)階段。在這個(gè)過(guò)程中，電子院制度建設(shè)辦公室通過(guò)與人事、財(cái)務(wù)、監(jiān)審、資產(chǎn)等部門(mén)溝通討論，吸取了效能監(jiān)察、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力調(diào)研等方面的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，形成了包括自查、協(xié)商評(píng)價(jià)、意見(jiàn)采納、出具評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)等階段在內(nèi)的評(píng)價(jià)程序。

3.2 制度評(píng)價(jià)體系

制度評(píng)價(jià)體系主要由三部分組成：一是宏觀評(píng)價(jià)，即利用制度體系“四化”模型的成熟度評(píng)價(jià)，對(duì)制度的完整性進(jìn)行概括性評(píng)價(jià)；二是微觀評(píng)價(jià)，即利用多維度要素構(gòu)成的評(píng)價(jià)表單對(duì)制度進(jìn)行細(xì)節(jié)分析，結(jié)合信息平臺(tái)積累意見(jiàn)進(jìn)行條款合理性進(jìn)行結(jié)論性評(píng)價(jià)；三是數(shù)據(jù)檢驗(yàn)，即利用OA流程中的積累數(shù)據(jù)，分析制度規(guī)定在操作執(zhí)行中的時(shí)效性、審批節(jié)點(diǎn)的必要性與合理性，對(duì)制度的可操作性進(jìn)行修正性評(píng)價(jià)。通過(guò)這三個(gè)維度建立起制度評(píng)價(jià)的成熟度評(píng)價(jià)模型，與制度體系建設(shè)的“四化”模型相對(duì)應(yīng)的，從而構(gòu)成涵蓋制度文本、制度流程、制度表單以及制度信息化等方面的制度評(píng)價(jià)體系。評(píng)價(jià)表單體系包含制度評(píng)價(jià)過(guò)程所使用的一系列表單，其中主要包括制度評(píng)價(jià)自查表、制度評(píng)價(jià)意見(jiàn)表、流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析表、評(píng)價(jià)意見(jiàn)采納情況表等四大部分。

3.3 制度評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)

制度評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)是制度評(píng)價(jià)體系末端的結(jié)論性記錄文件，在評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)中詳細(xì)記錄了參與部門(mén)在自查環(huán)節(jié)、協(xié)商評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析環(huán)節(jié)、意見(jiàn)采納環(huán)節(jié)的工作情況，從宏觀評(píng)價(jià)、圍觀評(píng)價(jià)、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)等三個(gè)維度給出的評(píng)價(jià)結(jié)果。制度評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)由制度承編部門(mén)、交叉制度評(píng)價(jià)部門(mén)以及制度建設(shè)辦公室三方確認(rèn)簽字后形成正式效力，由制度承編部門(mén)根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)相應(yīng)制度進(jìn)行修訂、宣貫或者廢止。