基于“四化”模型的企業制度體系建設工作

摘 要：文章是西安電子工程研究所在自身事業專制，企業化運行道路上探索走出的以“制度體系搭建、文本分類完善、平臺展示優化、數據評價修正”為思路的能夠動態適應發展需求的制度建設工作歷程，過程中按照“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的方法（四化模型）作為單項制度建設的工作過程，將管理以制度化手段去規范，將制度以流程化手段去提煉，將流程以表單化手段去細化，將表單以信息化手段去執行，并利用定性與定量相結合的制度評價方式，依托流程執行后的數據積累應用來完成對制度實施效果的評價和改進，形成了閉環式的體系化制度建設工作體系。總體上，核心環節主要有三項：構建制度體系模型、規劃制度體系分類圖、建立制度評價機制。

關鍵詞：“四化”模型；制度；建設

1 構建制度體系模型

制度是用來約定在經營管理中某一類業務事項應按照怎樣的法律依據、上級要求、內部規定來組織開展的“條款規定”。流程是用來解決日常工作中遇到的每一件工作應按照怎樣的內部程序來完成的辦事“路線圖”。表單不同于表格，人們定義為解決每個流程及節點的順序化“操作標準”，而表格是承載辦理過程信息的“記錄載體”。有了基于制度規定的記錄載體、路線圖和操作標準每一項工作的就可以順利開展，這是“管理制度化、制度流程化”。而“流程表單化”是將流程節點中的每一個審批的環節主體和客體所要掌握的工作標準、審核要求采用表格方式順序化的列出標準文本，在操作中不需要再查閱制度文本、不需要再依靠頭腦中的經驗。“表單信息化”是將所有的紙質載體上的見面式辦公室方式，通過OA系統和信息系統開發變成流程化的不見面的辦公方式，提高一定時間、空間內的辦公效率。制度并不能完全覆蓋并解決日常管理工作的所有情況，流程圖能夠全面覆蓋到所有工作的點和面，因此流程和表單來源于制度規定，但是又不局限于制度內容，通過制度+流程圖+流程表單+OA流程的方式實現日常管理工作規則的全面覆蓋。結合OA系統的開發，我們形成了適用于自身實際的“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的制度體系建設模式，并通過實踐，走通了管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化之間逐層遞進、循環優化的順序關系。階段性的做法有：

1.1 管理制度化

以制度規范建設，用宣貫強化推進。研究制定《制度建設管理辦法》，對制度建設工作進行了規范，發布《制度建設實施方案》，形成了制度建設工作的指導性文件，明確了制度編制的四項基本原則。發揮集體智慧，會簽制度文本。形成了能夠兼顧效率與規范的制度文本意見征集方式——制度文本會簽，以保證制度的合理性與規范性。

1.2 制度流程化

確定了以制度現行目錄為方向，形成了便于工作查詢的流程圖匯編體系；不斷調整轉變流程管理方式，最終形成了以服務管理為主的流程建設理念。在流程編制階段提出了“服務基層事務、簡化辦事程序”的原則，在流程審核階段提出了“換位、實踐、簡化”的審定理念，在實踐中思考流程的合理性與復雜性。

1.3 流程表單化

確立了流程體系建立的第三階段內容，即“流程表單化”，研究制定《業務流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標準單”兩種載體組成的流程表單化建設體系。

1.4 表單信息化

確立了流程體系建立的第三階段內容，即“流程表單化”，研究制定《業務流程管理辦法》，明確流程表單的定義、作用及具體做法，形成了以“流程表格”和“操作標準單”兩種載體組成的流程表單化建設體系。

2 規劃制度體系分類圖

為有序推進基于“四化”模型的制度文本建設工作，我們開展部門職能梳理工作，厘清職責界限，以職能體系為基礎規劃制度體系，繪制制度體系分類圖，并將分類圖的應用作為工作重點。主要是從認識層面逐步統一制度體系及制度體系圖的存在不僅僅是一種展示圖，更為重要的是一種工具圖，價值在于對制度建設工作狀態動態反映，工作方向的指引，其功能：一是具備對制度體系完備性的查漏補缺，是否還存在無章可循的制度空白；二是具備直管反映現行制度的執行起點、使用期限，擇機選擇性的進行評價修訂；三是可以與集團公司等上級單位制度進行對接梳理，確保自身制度與上級策的一致性。并在此基礎上，進行梳理制度目錄，制定有重點分階段的制度建設計劃，促進制度建設規劃的落地，整理現有目錄，將集團公司現行制度目錄和上報制度編制計劃的通知一并發布，各單位可對標制度分類圖，查找制度的空白點和缺失點，有針對性的提出本單位的制度、流程、表單、OA等工作的建設計劃，最終匯總形成較為系統的年度制度體系建設工作計劃，加強了制度體系的頂層設計，提高了建設推進步伐的計劃性。

3 建立制度評價機制

建立以執行為導向的評價機制是形成制度體系建設管理閉環的重要一環。對于制度來說，評價機制的建立是一項難度大、復雜性高的任務。經過近幾年的嘗試，形成了以流程數據應用為主要依據的制度評價程序。

3.1 制度評價程序

制度評價程序的提出經歷了試點、研討、修正、小范圍試運行、正式推廣幾個階段。在這個過程中，電子院制度建設辦公室通過與人事、財務、監審、資產等部門溝通討論，吸取了效能監察、財務審計、人力調研等方面的業務經驗，形成了包括自查、協商評價、意見采納、出具評價意見書等階段在內的評價程序。

3.2 制度評價體系

制度評價體系主要由三部分組成：一是宏觀評價，即利用制度體系“四化”模型的成熟度評價，對制度的完整性進行概括性評價；二是微觀評價，即利用多維度要素構成的評價表單對制度進行細節分析，結合信息平臺積累意見進行條款合理性進行結論性評價；三是數據檢驗，即利用OA流程中的積累數據，分析制度規定在操作執行中的時效性、審批節點的必要性與合理性，對制度的可操作性進行修正性評價。通過這三個維度建立起制度評價的成熟度評價模型，與制度體系建設的“四化”模型相對應的，從而構成涵蓋制度文本、制度流程、制度表單以及制度信息化等方面的制度評價體系。評價表單體系包含制度評價過程所使用的一系列表單，其中主要包括制度評價自查表、制度評價意見表、流程數據統計分析表、評價意見采納情況表等四大部分。

3.3 制度評價意見書

制度評價意見書是制度評價體系末端的結論性記錄文件，在評價意見書中詳細記錄了參與部門在自查環節、協商評價環節、數據統計分析環節、意見采納環節的工作情況，從宏觀評價、圍觀評價、數據檢驗等三個維度給出的評價結果。制度評價意見書由制度承編部門、交叉制度評價部門以及制度建設辦公室三方確認簽字后形成正式效力，由制度承編部門根據評價結果對相應制度進行修訂、宣貫或者廢止。