中小學檔案信息化管理之我見

如何實現中小學檔案管理的信息化呢？結合自己的學習和體會，就實現檔案管理信息化提出以下幾點粗淺的看法：

一、中小學檔案管理的現狀及存在的問題。

目前中小學檔案管理的現狀不容樂觀，普遍存在著注重硬件設施建設，輕視檔案管理的信息化建設的現象，大家普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案從放條件差、檔案材料收集不完整等問題，特別是絕大多數的學習檔案管理還處于人工管理模式，與教學發展很不適應。因為傳統的人工檔案管理方法，特別是案卷多為紙質檔案，卷內檔案紙質混雜，紙張頁面大小不一，手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數據繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、保密等帶來了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索落后，查閱利用不便，給檔案從放保管、更新達標、日常維護帶來了很大的困難和麻煩，直接影響著檔案管理效率的提高，影響著檔案利用價值的提高。

二、中小學檔案管理信息化的優勢。

針對中小學傳統檔案管理方式的現狀和存在的問題，建立現代化的中小學檔案管理信息化體系刻不容緩。根據中小學檔案管理的現狀和自己工作的實踐認為，中小學檔案管理信息化系鯇至少具有以下優勢：

1.中小學檔案管理信息化系統是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優勢，這種檔案管理信息化系統真正實現了文檔一體化，文字紙質檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便的提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。

2.中小學檔案管理信息化系統的建立和不斷完善，為各學校培養和造就了高素質的專職工作人員，盡管中小學檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。我們相信，在建立檔案管理信息化系統的過程中，只要領導重視，上下合力，檔案管理信息化發展過程中一定會解決好管理人員數量不足、素質不高等發展中的問題。

三、中小學檔案管理信息化的意義

中小學檔案管理必須主動適應信息時代的發展，加快檔案管理信息化建設步伐。

1.教育發展表明，中小學檔案管理信息化對于促進教育現代化、學校管理規范化、提供教育資源利用率、實現資源共享、優勢互補越來越發揮著紙質檔案無可替代的作用。

2.中小學檔案管理信息化是學校其他各項工作的規范化、標準化的基礎。因此，中小學檔案管理信息化系統的建設和完善必將有力地促進中小學各項工作的改進和提高，促進教育管理水平和辦學水平的提高。

3.中小學檔案管理信息化系繞是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實現對學校所有師生員工檔案的日常管理、積累管理經驗，而且可以逐步實現與各校名師建立合作聯系、發現、改進、創新自身工作，不斷提高管理工作效率和學校管理水平。

四、中小學檔案管理信息化的途徑

實現中小學檔案管理信息化主要做好以下幾方面工作：

1.確定檔案管理信息化的標準。目前，雖然檔案管理部門；還沒有明確規定檔案管理信息化，規范化的標準，但教育主管部門，各學校至少要以超前的戰略眼光，制定本地區、本部門、本學校檔案管理信息化系統的主要必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創設良好的條件。同時嚴格要求學校各職能處室以信息化建設的標準形成的檔案資料，檔案管理人員則以明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協作，互相促進，共同提高的中小學檔案管理信息化建設新局面。

2.建立中小學檔案管理數據庫。目前中學檔案管理信息化系統建設仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統的過渡。教育主管部門或學校應抓住這一有利時機，加快中小學數據庫建設。只有數據庫建設好了，才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

3.穩步推進辦公室自動化建設，不斷提高檔案管理工作水平，教育主要部門和學校要結合農村遠程教育工程的實施，將檔案管理信息化系統楚設納入學校發展規劃，有計劃地為學校配置計算機網絡系統，不斷提高中小學教學，辦公信息化水平。