中小學(xué)檔案信息化管理之我見(jiàn)

如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理的信息化呢？結(jié)合自己的學(xué)習(xí)和體會(huì)，就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出以下幾點(diǎn)粗淺的看法：

一、中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題。

目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，普遍存在著注重硬件設(shè)施建設(shè)，輕視檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)象，大家普遍不夠重視、學(xué)校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案從放條件差、檔案材料收集不完整等問(wèn)題，特別是絕大多數(shù)的學(xué)習(xí)檔案管理還處于人工管理模式，與教學(xué)發(fā)展很不適應(yīng)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理方法，特別是案卷多為紙質(zhì)檔案，卷內(nèi)檔案紙質(zhì)混雜，紙張頁(yè)面大小不一，手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數(shù)據(jù)繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、保密等帶來(lái)了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索落后，查閱利用不便，給檔案從放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護(hù)帶來(lái)了很大的困難和麻煩，直接影響著檔案管理效率的提高，影響著檔案利用價(jià)值的提高。

二、中小學(xué)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。

針對(duì)中小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，建立現(xiàn)代化的中小學(xué)檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和自己工作的實(shí)踐認(rèn)為，中小學(xué)檔案管理信息化系鯇至少具有以下優(yōu)勢(shì)：

1.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便、保存期限長(zhǎng)等紙質(zhì)檔案所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便的提供查詢、閱讀、交流、使用等多項(xiàng)服務(wù)。

2.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員，盡管中小學(xué)檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中一定會(huì)解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問(wèn)題。

三、中小學(xué)檔案管理信息化的意義

中小學(xué)檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。

1.教育發(fā)展表明，中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提供教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)越來(lái)越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無(wú)可替代的作用。

2.中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其他各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高，促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。

3.中小學(xué)檔案管理信息化系繞是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理、積累管理經(jīng)驗(yàn)，而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與各校名師建立合作聯(lián)系、發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。

四、中小學(xué)檔案管理信息化的途徑

實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化主要做好以下幾方面工作：

1.確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。目前，雖然檔案管理部門；還沒(méi)有明確規(guī)定檔案管理信息化，規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但教育主管部門，各學(xué)校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光，制定本地區(qū)、本部門、本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的主要必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成的檔案資料，檔案管理人員則以明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進(jìn)，共同提高的中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)新局面。

2.建立中小學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。目前中學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)仍處于起步階段，其檔案正在由原來(lái)的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡。教育主管部門或?qū)W校應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī)，加快中小學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)好了，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。

3.穩(wěn)步推進(jìn)辦公室自動(dòng)化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作水平，教育主要部門和學(xué)校要結(jié)合農(nóng)村遠(yuǎn)程教育工程的實(shí)施，將檔案管理信息化系統(tǒng)楚設(shè)納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃地為學(xué)校配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不斷提高中小學(xué)教學(xué)，辦公信息化水平。