大數據時代如何做好事業單位檔案信息保密工作

文/新疆塔里木河流域管理局辦公室 張慧

?

大數據時代如何做好事業單位檔案信息保密工作

文/新疆塔里木河流域管理局辦公室 張慧

【摘要】如今已經進入大數據時代，信息量暴增作為其時代特征，向社會展示了其復雜性，檔案部門研究大數據的熱潮持久不下，而檔案學術界的研究幾乎是圍繞著三個詞匯開展，分別是大數據、檔案信息、大數據檔案。那么，大數據時代我們應該做好事業單位檔案信息保密工作。

【關鍵詞】大數據時代；檔案信息；保密工作

隨著大數據時代來臨，社會經濟發展對事業單位檔案管理工作也提出了更高的要求，而事業單位檔案信息保密工作又是檔案管理工作中重要的組成部分，其對于單位的發展、社會的穩定都有著非常重要的作用。不可否認的是，當前事業單位檔案信息保密工作都有著或多或少的問題，制約著事業單位檔案工作的進一步發展，接下來筆者結合在新疆塔里木河流域管理局的相關工作經歷對大數據時代給事業單位檔案信息保密工作帶來的幾點挑戰以及解決措施進行分析，希望以此促進事業單位檔案管理工作的更好發展。

一、大數據時代給事業單位檔案信息工作帶來的挑戰

結合大數據時代檔案工作的行業特征和筆者的從業經歷，筆者認為，大數據時代給事業單位檔案信息保密工作主要帶來以下幾個方面的挑戰。

（一）事業單位內部人員的意識觀念面臨挑戰。大數據時代下的檔案工作在逐步從政府機關走向民眾、民生，其政治性在逐漸減弱，而社會性在逐漸凸顯。在事業單位，內部人員只停留在昨日的“盡職盡責地管好、用好，滿足需要”的觀念將成為新形勢下檔案工作發展的絆腳石，就每個人的意識觀念來說，不論是單位領導，還是單位普通員工，在大數據時代每個人的意識觀念都面臨著挑戰。由于事業單位本身的特點，人們的保密意識普遍不強，如果不加強對檔案信息保密的重視、不轉變傳統意識觀念，檔案信息就有可能被竊取，這將給事業單位帶來嚴重后果。

（二）檔案工作者知識結構和工作技能面臨挑戰。古人云：“工欲善其事，必先利其器。”要做好一項工作,必須有相應的手段，充分的準備。檔案工作者如果沒有必要的學識儲備和知識積累,想要勝任檔案工作，恐怕是要打問號的。大數據時代國家機構、社會團體和個人組織及參與社會活動方式的轉變，使得檔案的產生、收集和價值鑒定也發生了改變。在事業單位，檔案工作者的知識結構如果還停留在以前的層面，將會使檔案信息保密工作出現很大的紕漏；同樣的，如果工作技能不能與時俱進地提高，同樣會成為自己的掣肘。

（三）事業單位檔案信息相關保密工作制度面臨挑戰。 不論是何檔案都需要進行保密，這樣做既是對個人負責又是對集體負責。因此，事業單位也應該對檔案管理實行嚴格的保密工作制度。但目前許多單位在檔案的保密方面都缺乏一種比較完備的保密制度，這是由事業單位本身性質所決定的，由于事業單位大多處于壟斷狀態，許多事業單位雖然有相應的保密工作制度，但都是不是十分完備的，屬于可有可無且不嚴格執行的那類。而且有些領導也沒有重視這些保密制度的落實和執行，這就使得現有的制度成了空談，給檔案信息保密工作帶來了極大的挑戰。

（四）事業單位檔案信息保密工作技術水平面臨挑戰。隨著大數據時代的到來，計算機和網絡不可避免地進入了事業單位，使工作效率提高的同時，也給單位檔案信息的保密工作帶來了極大的困難。例如存儲于事業單位內部的檔案如果對某些不法分子有著某些方面的吸引力，那么這些不法分子就會進行各種各樣的電子檔案信息的竊密活動，而且隨著科技的發展，有的網絡竊密活動借能夠借助一些特殊的軟件進行，過程隱蔽還可能做到不留痕跡，嚴重威脅著我國事業單位的信息安全和相關行業的發展。這類活動的進行給我國事業單位檔案信息保密工作帶來了嚴峻的挑戰。因此，如果事業單位檔案信息保密工作技術水平不能跟上大數據時代的步伐，一旦事業單位檔案信息發生泄露，就會產生十分嚴重的后果。

二、事業單位檔案信息保密工作如何應對大數據時代

針對以上筆者所分析的大數據時代給事業單位檔案信息保密工作帶來的幾方面的挑戰，筆者認為，大數據時代事業單位要做好檔案信息保密工作應該從以下對應的幾方面著手，進而使檔案管理工作平穩快速發展：

（一）加強事業單位檔案信息保密意識，轉變傳統工作觀念。大數據時代，事業單位要加強本單位檔案信息保密意識，主要包括兩點：

1.強化事業單位領導的保密意識， 因為只有領導層和管理層真正重視， 檔案信息的保密工作才能夠得到落實。

2.對事業單位內部人員進行定期培訓，通過思想教育來強化他們的信息保密意識。只有這樣，事業單位中的全體人員才都會有強烈的檔案信息保密意識，才能充分認識到事業單位檔案信息保密工作的重要性和泄密之后可能會導致的嚴重后果，才能轉變傳統的工作觀念，從而積極地參與檔案信息的保密工作，提高事業單位檔案信息保密工作的效率。

（二）及時更新檔案工作者的知識結構，提高人員工作技能。大數據時代給檔案工作者的信息保密工作提出了新要求：首先除了要有扎實的檔案基礎知識和專業技能外，還要進行系統學習，掌握信息化的檔案管理技術，學習大數據時代對應的檔案信息保密工作應對方法，其次要不斷完善自己的學識積累和知識儲備，對檔案信息工作中遇到的新生事物選擇性的進行學習。這也要求檔案工作者及時更新自己的知識結構，使自己的知識結構足夠應對工作的要求。所以,檔案工作者應該從開始進行檔案工作的時候，就要下功夫學習檔案信息保密工作的新方法、汲取各種知識的營養，為自己建造合理的知識結構，還要在工作過程中不斷鍛煉自己的工作水平，強化自己的工作技能，使自己的工作能夠順應大數據時代潮流，也以此促進本單位檔案管理工作的開展。

（三）完善并落實相關的保密工作制度，加強檔案審查管理。保密不是通過說教就能引起人們的重視，事業單位必須要對本單位現存的信息保密制度進行深入分析研究，然后找出現存制度中存在的漏洞和缺陷，制定出更加科學全面的檔案信息保密工作制度，并將新制定的制度制定成冊，由領導簽訂發放到單位每個人的手中，貫穿于員工的培訓當中。嚴格的制度和相應的懲戒是提高檔案保密度的“兩把并行快刀”，所以還要安排專人負責后期制度的執行和落實，一經發現存在與制度不符或者危害制度進行的行為，立刻懲處。只有這樣做，才能夠夯實事業單位檔案信息保密工作的制度基礎。當事業單位相關保密工作制度得到完善與落實之后，還需要加強對檔案的審查與管理，檔案有絕密和非絕密之分，對絕密檔案就要制定更加嚴格的保密制度和保密時間，當保密時間過了以后，就沒有必要浪費過多的人力、財力進行管理。檔案信息保密工作，制度尤為重要。

（四）提高檔案信息保密工作技術水平，健全檔案管理體系。大數據時代也是互聯網時代，提高檔案信息保密工作技術水平主要是提高網絡方面檔案信息保密工作技術水平。而提高網絡方面檔案信息保密工作主要包括以下幾個方面：

1.使用較高等級防火墻技術。防火墻是一種位于內部網絡與外部網絡之間的網絡安全系統，一種網絡隔離技術，一項信息安全的防護系統，依照特定的規則，允許或是限制傳輸的數據通過。這就保障了檔案信息的安全。

2.使用身份認證技術。事業單位使用檔案信息時，要進行身份認證，這樣做能夠最大限度地拒絕不法分子竊取信息，保障信息安全。

3.使用信息檢測和審計技術。雖然這種技術在某些方面還不太成熟，但是這種技術能夠對檔案信息使用進行事后的監督，并通過分析信息的使用者和相關信息，及時發現竊密行為的特征，使得這種技術受到許多私人企業和事業單位的青睞，所以使用這種技術能夠保障檔案信息安全。而檔案信息保密工作技術水平的提高能夠使得檔案管理體系更加健全，通過健全檔案管理體系，能夠使得檔案管理使工作穩步快速發展。

三、結束語

綜上所述，大數據時代來臨給事業單位檔案信息保密工作帶來了幾方面的挑戰，主要是事業單位內部人員意識觀念、檔案工作者知識結構和工作技能、相關保密工作制度以及保密工作技術水平這四方面的挑戰。在事業單位，這些方面或多或少都存在著一定的問題，給本單位檔案信息保密工作帶來了隱患。基于此，筆者針對事業單位這四方面面臨的挑戰提出了四點解決措施，從四個方面對應解決問題更有針對性，希望能夠給事業單位在大數據時代檔案信息保密工作的發展和進步提供一些思路。

【參考文獻】

[1]劉玉蘭.大數據時代檔案工作面臨的挑戰與機遇[J].蘭臺世界,2014(09):15-16.

[2]李蘭蘭.大數據時代檔案信息化管理工作的幾點思考[J].科技展望,2016(02):214.