信息技術在事業單位檔案管理中的應用探討

文/福建省寧德市蕉城區林業局 吳秀娟

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信息技術在事業單位檔案管理中的應用探討

文/福建省寧德市蕉城區林業局 吳秀娟

【摘要】隨著我國社會經濟的不斷發展，信息化水平地不斷提高，信息技術使用范圍越來越廣。信息技術對事業單位檔案管理有著重要的意義，事業單位的檔案數量龐大，涉及面廣、內容多、操作程序復雜，如何對檔案進行規范化管理，提高其管理水平和使用效率，是事業單位檔案管理的工作重點。本文就信息技術在事業單位檔案管理中的應用進行了探討，根據目前信息技術在事業單位檔案管理應用中存在的問題，提出了相應的解決思路，以期能夠加強事業單位檔案管理，提高其使用效率，更好地服務于人民。

【關鍵詞】信息技術；事業單位；檔案管理；應用探討；問題措施

隨著社會的進步和時代的發展，信息科技已經漸漸融入人們工作生活的各個領域。信息技術的使用在事業單位檔案管理中有著重要的作用，通過信息技術的應用極大的便利了事業單位檔案管理工作，改善了管理條件、提高了管理水平、規范了管理流程、優化了檔案的使用效率。但是信息技術在事業單位檔案管理的應用中仍存在著一些問題，信息化的認識程度不夠，掌握的技術不嫻熟，檔案管理的規范化和系統化不完善，文件的儲存及使用安全性有待提高，管理人員的管理水平較低等，針對這些存在的問題，要制定詳細的管理計劃，以解決問題，提高管理水平。

一、信息技術在事業單位檔案管理應用中存在的問題

信息技術在事業單位檔案管理中的應用中存在著諸多的問題，未能如期達到信息技術的使用效果，這源于事業單位對信息化的使用認識程度不夠，在檔案管理上專業操作水平不高，管理操作人員的專業水平有待加強。具體存在的問題分析如下：

（一）信息化認識程度不夠。由于信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐較短，工作人員對于信息技術的專業知識認知程度有限，相關的制度制定還不夠完善，目前電子檔案管理還比較少用。信息化操作離不開計算機的使用，一旦計算機或者系統出現故障，將有可能造成數據文件丟失，使得信息資料不完整。

（二）電子檔案管理的規范化和系統化不夠完善。雖然隨著信息技術的不斷發展，事業單位檔案管理已經進入了電子檔案時代，但是就目前的發展現狀來看，電子檔案管理的系統化和規范化還不夠完善，沒有一套完整的規章制度，電子檔案管理邏輯性較差，很容易出現文件損壞或丟失的可能。

（三）電子文件的存儲安全性有待提高。電子檔案文件基本都是存在于計算機硬盤或者服務器的硬盤上，一旦計算機遭受病毒或是黑客攻擊，很可能會造成文件及其他材料丟失或被不法分子盜用，還有可能損壞文件，信息數據的安全性較差。

（四）管理機構體系不健全，缺乏專業性的管理人才。電子檔案管理需要涉及的方面比較廣泛，環節眾多，管理難度較大，專業技術操作水平較高，需要專業的管理人才進行管理操作。目前事業單位財務管理專業性的管理人才相對缺乏，整體管理操作水平不高，往往會造成電子文件歸檔不及時、不完全和不嚴謹等問題。

二、針對信息技術在事業單位檔案管理應用中存在的問題提出相應的解決思路

為了提高事業單位檔案管理水平，充分發揮信息技術的有效作用，針對上文中提到的問題做出了相應的措施。具體分析如下：

（一）提高檔案管理信息化使用效率。要充分利用信息化的優點，加強信息技術在事業單位檔案管理中的應用，提高計算機的防護功能，避免發生系統故障造成文件丟失或毀壞的情況發生。提高檔案管理的邏輯性，檔案管理的基礎工作必須規范標準，提高管理人員的操作水平，避免錯誤操作引起系統故障。

（二）規范化和系統化檔案管理體系。根據信息技術在事業單位檔案管理中的應用特點，制定一套完整的管理制度，提高管理工作的邏輯性，簡化操作流程，提高管理的工作效率。規范系統檔案管理體系，深入研究網絡電子文件的連續性及一體化管理，以防止其他形式虛擬電子文檔對規范化文檔管理的沖擊。

（三）加強檔案管理文件的安全性。保障事業單位檔案管理的安全性是首要任務，要保證電子檔案文件的安全性，才能夠做好檔案管理的工作。制作安全系統，及時對檔案文件進行備份，避免出現系統故障造成文件檔案丟失。目前國內相關行業從業人員及研究人士已經加大了這方面的管理和研發力度，并在電子文件、檔案管理系統的標準化方面給予了重點支持。

（四）培養管理人員的專業素養。信息技術在事業單位檔案管理中的應用專業性操作要求比較高，需要專業的管理人員進行操作管理，為了提高信息技術更好的應用于檔案管理工作中，需要培養管理人員的專業素養，提高管理人員的整體操作水平。以保證操作的規范性，提高檔案管理工作的效率。專業的管理團隊，可在發現問題時即刻解決，避免了問題發展造成不可估計的損失，很大程度上提高了文件的安全性和可靠性。

三、結束語

規范化和系統化事業單位檔案管理制度，提高檔案的管理水平，離不開信息技術的使用。信息技術發展是時代發展的要求，隨著科學技術的不斷發展，信息技術也得到了大力發展，其使用范圍也越來越廣泛。信息技術的使用需加強對檔案管理人員的專業培養，提高管理人員的操作水平，能夠及時地發現問題并提出相應的解決措施加以解決，降低信息技術使用過程中存在的問題對檔案的損壞率。信息技術在事業單位檔案管理中的應用探究，不僅便利了事業單位檔案管理工作，還提高了管理水平和工作效率。

【參考文獻】

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