人事檔案信息化管理存在的挑戰(zhàn)和策略

文/山東省高密市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心 鐘明娟

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人事檔案信息化管理存在的挑戰(zhàn)和策略

文/山東省高密市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心 鐘明娟

【摘要】近年來，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域均得到廣泛應(yīng)用，對(duì)人們的生活方式影響極大。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進(jìn)。檔案管理采用信息化管理方式，極大提高了檔案管理的質(zhì)量水平。本文主要探究信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)，并提出相關(guān)的解決策略，以期促進(jìn)人事檔案的信息化管理。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；對(duì)策

企業(yè)在人事管理活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生人事檔案。人事檔案內(nèi)容主要包括個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獲得獎(jiǎng)項(xiàng)以及工作績(jī)效等，多以個(gè)人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業(yè)事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎(chǔ)。檔案管理具有重要的作用，在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應(yīng)用與發(fā)展。

一、人事檔案信息化管理的作用

（一）促進(jìn)檔案信息時(shí)效性的提高，推動(dòng)制度的革新。在傳統(tǒng)的人事管理工作中，多采用實(shí)體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質(zhì)量水平和工作時(shí)效性，能夠推動(dòng)企事業(yè)單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠明顯提高選拔的效率。同時(shí)，在考核機(jī)制中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創(chuàng)新積極性。通過實(shí)時(shí)性的信息更新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)員工的有效監(jiān)督，進(jìn)而有助于改善員工的工作積極性。

（二）不斷改善紙質(zhì)檔案的保護(hù)水平，提高資源利用率。人事檔案是企事業(yè)單位中應(yīng)用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調(diào)動(dòng)等環(huán)節(jié)中具有重要的應(yīng)用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時(shí)可以有效減少紙質(zhì)檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個(gè)有效的查詢方式，可以從數(shù)據(jù)庫中很快查詢到所需要信息，進(jìn)而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。

二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善。人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術(shù)作支持，因此，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備，存在嚴(yán)重不足，功能種類比較匱乏，嚴(yán)重制約著信息化管理水平的發(fā)展。

（二）未形成有效的監(jiān)督制度。在不少企事業(yè)單位中，尚未建立起有效的監(jiān)督制度，未形成有效的認(rèn)識(shí)，在人事檔案信息化管理工作實(shí)施中，出現(xiàn)不少差錯(cuò)，不利于工作的有效實(shí)施。部分檔案管理人員并未認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運(yùn)用法律監(jiān)督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實(shí)際的檔案管理監(jiān)管工作中存在有阻礙作用。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善。部分企事業(yè)單位的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善，由于不了解認(rèn)識(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體內(nèi)容，因此在數(shù)據(jù)庫的具體建設(shè)中，數(shù)據(jù)信息的完整性比較低，或者信息數(shù)據(jù)的后期維護(hù)工作存在差錯(cuò)等問題時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中還有不少安全風(fēng)險(xiǎn)，例如計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等多種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，未形成有效的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

（四）檔案管理存在重錄入輕管理現(xiàn)象。在人事檔案的信息化管理中，常常會(huì)出現(xiàn)重錄入輕管理現(xiàn)象，數(shù)據(jù)管理普遍流于形式，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)存在更新不及時(shí)、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。另外檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案信息化管理的正確實(shí)施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業(yè)知識(shí)，不具備所需的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不利于人事檔案信息化管理的有效實(shí)施。

三、人事檔案信息化管理的改善對(duì)策

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在企事業(yè)單位中，管理者應(yīng)該重視人事檔案管理工作，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平。基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度是信息化管理實(shí)施的必要前提，同時(shí)也是基本的技術(shù)載體，企事業(yè)單位應(yīng)該在加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時(shí)，不斷促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)，同時(shí)不斷促進(jìn)檔案信息化管理的優(yōu)化。

（二）建設(shè)完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，有效應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建出完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與維護(hù)，不斷促進(jìn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化。企事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)人事檔案進(jìn)行分類處理，并根據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行主題分組，以便提高檔案信息的及時(shí)處理速度。

（三）推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平。在人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，應(yīng)該保證人事檔案內(nèi)容的完整性基礎(chǔ)上，構(gòu)建內(nèi)部檔案信息管理平臺(tái)。通過對(duì)相關(guān)設(shè)備穩(wěn)定程度以及性能的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，促進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平的提高，進(jìn)而不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建出高效的數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)，提供多種人事檔案管理功能。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。采用多種培訓(xùn)方式，不斷促進(jìn)管理人員素質(zhì)水平的提高。企事業(yè)單位應(yīng)該積極舉行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)針對(duì)培訓(xùn)效果，制定相應(yīng)的考核機(jī)制，提高企事業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)積極性。企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該樹立起正確的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)人們的生活方式造成了較大的影響。事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進(jìn)，提高了檔案管理的質(zhì)量水平，具有重要的應(yīng)用價(jià)值，相關(guān)人士應(yīng)該積極探索有效改進(jìn)策略，不斷促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高。

【參考文獻(xiàn)】

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