ISO9001質(zhì)量管理體系在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施及意義

文/廣東省肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 靳銀敏；湖北工業(yè)大學(xué) 王志強(qiáng)

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ISO9001質(zhì)量管理體系在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施及意義

文/廣東省肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 靳銀敏；湖北工業(yè)大學(xué) 王志強(qiáng)

【摘要】醫(yī)院檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，是醫(yī)院管理和發(fā)展的重要組成部分。通過ISO9001質(zhì)量管理體系在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施，使醫(yī)院檔案管理從粗獷式走向了標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化、程序化、科學(xué)化管理的發(fā)展軌道，在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮了最佳作用。

【關(guān)鍵詞】ISO9001質(zhì)量管理體系；醫(yī)院；檔案管理；實(shí)施

隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理模式的轉(zhuǎn)變及信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，系統(tǒng)、科學(xué)、高效的管理體制對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，是醫(yī)院管理和發(fā)展的重要組成部分。我院自2005年開始，嚴(yán)格按照ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理體系，將ISO9001質(zhì)量管理體系與醫(yī)院檔案管理工作密切結(jié)合在一起，以提升檔案質(zhì)量和檔案管理水平為目的，狠抓檔案管理基礎(chǔ)質(zhì)量，圍繞醫(yī)院經(jīng)營(yíng)理念，使醫(yī)院各項(xiàng)工作有了質(zhì)的飛躍。

一、ISO9001質(zhì)量管理體系在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施方法

（一）導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)理念。與咨詢公司建立合作關(guān)系，由資深專家對(duì)我院進(jìn)行ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、ISO八項(xiàng)質(zhì)量管理體系原則及服務(wù)理念的導(dǎo)入培訓(xùn)，使各級(jí)、各類人員樹立ISO的先進(jìn)服務(wù)理念，從而樹立“一切以顧客為中心”的服務(wù)理念及良好的職業(yè)道德，高度的責(zé)任感和使命感。

（二）成立ISO質(zhì)量管理體系運(yùn)作管理小組，確定檔案資料管理員。運(yùn)作小組由科主任及內(nèi)審員組成。負(fù)責(zé)對(duì)本科室檔案文件的管理，包括各項(xiàng)質(zhì)量管理文件資料的書寫、修改、完善，質(zhì)量目標(biāo)及持續(xù)改進(jìn)方案的制訂等，由本科室選出既精通ISO9001標(biāo)準(zhǔn)又熟悉科室工作、責(zé)任心強(qiáng)的科室成員擔(dān)任檔案資料管理員。

（三）規(guī)范及統(tǒng)一全院檔案資料。我院嚴(yán)格按照ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，加強(qiáng)檔案資料的控制，統(tǒng)一文件生成、統(tǒng)一文件格式，編寫ISO9001質(zhì)量管理體系文件，發(fā)布至醫(yī)院各科室。把建立制度、完善措施、明確標(biāo)準(zhǔn)作為實(shí)施醫(yī)院檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過整理、匯編、印刷，向全院發(fā)布程序文件、質(zhì)量手冊(cè)、各科室管理手冊(cè)、法律法規(guī)匯編等文件，針對(duì)醫(yī)院各科室、各崗位在服務(wù)過程中的職能地位和作用，按照系統(tǒng)、完整、統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、可追溯的要求，圍繞醫(yī)療服務(wù)的提供與開發(fā)及醫(yī)療服務(wù)行業(yè)的獨(dú)特性質(zhì)建立、完善了醫(yī)院規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程、應(yīng)急預(yù)案、操作常規(guī)等文件資料。我院行政、后勤、臨床、醫(yī)技等53個(gè)科室分別建立規(guī)范的檔案文件，內(nèi)容涵蓋了各項(xiàng)規(guī)章制度、各類人員崗位職責(zé)、權(quán)限、責(zé)任、安全防范措施、應(yīng)急預(yù)案、還制訂了保證各項(xiàng)措施有效運(yùn)行的控制標(biāo)準(zhǔn)。并做好分類和標(biāo)識(shí)，定期結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)以上文件及時(shí)進(jìn)行修改完善。既保證了各科室醫(yī)療文件資料的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性和有效性，同時(shí)也保證了檔案資料的完整性和規(guī)范性。

（四）建立完善的檔案管理體系，對(duì)醫(yī)院各科室檔案資料實(shí)施科學(xué)化管理。按照ISO9001質(zhì)量管理體系中文件和資料控制程序制訂了《檔案保管制度》《檔案安全保密制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案開發(fā)與利用》《檔案微機(jī)管理制度》《檔案借閱流程》《檔案管理人員職責(zé)》等，每份檔案均有清晰的封面、目錄、版本號(hào)、日期、時(shí)間、保管人、修改記錄等，并提供適當(dāng)?shù)沫h(huán)境妥善保管，防止受潮、毀壞、丟失。各科室部門管理手冊(cè)、質(zhì)量記錄表單、外來(lái)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書籍等各種檔案文件標(biāo)識(shí)清晰、方便查閱，給醫(yī)療工作帶來(lái)了便利。

（五）進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。定期組織檔案管理和ISO9001標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)的培訓(xùn)，把ISO9001質(zhì)量管理體系服務(wù)理念及標(biāo)準(zhǔn)條款中涉及記錄、文件、檔案等相關(guān)條款作為培訓(xùn)重點(diǎn)，在全院范圍內(nèi)進(jìn)行檔案管理專題講座，檔案歸檔模板展示等，使各科室檔案管理人員了解、掌握檔案管理的知識(shí)，技能及現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)知識(shí)，知道怎樣完整、規(guī)范的整理、收集、識(shí)別和保管檔案。

（六）注重PDCA循環(huán)模式，定期進(jìn)行檔案評(píng)審。PDCA循環(huán)在ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中被稱為過程方法模式，即由計(jì)劃（plan）、實(shí)施（do）、檢查（check）、處理（action）這4個(gè)密切相關(guān)的階段所構(gòu)成。在檔案管理工作中實(shí)施這一循環(huán)，能夠使醫(yī)院檔案管理的基本思路和工作程序不斷優(yōu)化。定期對(duì)檔案資料的完整性、內(nèi)涵質(zhì)量、標(biāo)識(shí)、外觀、存放的環(huán)境進(jìn)行檢查，通過認(rèn)真查找存在的問題，制訂糾正預(yù)防措施，并及時(shí)做出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)和總結(jié)，以利于下一個(gè)環(huán)節(jié)開展工作時(shí)有重點(diǎn)、有針對(duì)性，形成良好的PDCA循環(huán)。

（七）不斷持續(xù)改進(jìn)檔案質(zhì)量。內(nèi)審、管理評(píng)審及外審，促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)。定期開展內(nèi)部審核，對(duì)醫(yī)院檔案資料管理過程進(jìn)行全面監(jiān)控，查找不合格原因，調(diào)查分析原因，制定切實(shí)有效糾正措施積極整改，對(duì)檔案管理工作中存在的潛在問題，認(rèn)真查找原因，制定預(yù)防措施，注重每一個(gè)細(xì)節(jié)管理，從根本上消除潛在不合格隱患。通過管理評(píng)審，評(píng)價(jià)質(zhì)量目標(biāo)的完成情況，檢驗(yàn)工作的有效性和適宜性。把上級(jí)部門的檢查、督導(dǎo)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)每年一次的外部審核作為發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作、提高檔案管理和持續(xù)改進(jìn)的有效途徑，通過專家的合理化建議，不斷改變工作方法、轉(zhuǎn)變服務(wù)作風(fēng)，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

（八）利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作，通過建立目錄查詢系統(tǒng)和網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便、簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

二、ISO9001質(zhì)量管理體系對(duì)醫(yī)院檔案管理的意義

ISO9001作為國(guó)際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滲透了八項(xiàng)管理原則，并通過建立一系列標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、程序化的文件資料，體現(xiàn)出服務(wù)提供的計(jì)劃性、目標(biāo)性、系統(tǒng)性、科學(xué)性、規(guī)范性，貫穿了以預(yù)防為主，注重持續(xù)改進(jìn)的管理思想。

（一）為醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)發(fā)揮最佳作用。ISO9001質(zhì)量管理體系建立有責(zé)、有序、高效的檔案管理體系，使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化、程序化、合理化，制定了質(zhì)量目標(biāo)；完善了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理，檔案歸檔率、完整率和使用率較實(shí)施ISO9001質(zhì)量管理體系前有了較大的提高。各科室檔案外觀整潔、美觀，方便各種醫(yī)療文件資料的查閱和各科室交流、資源共享，為順利開展各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)提供了有力的保障。

（二）規(guī)范的檔案資料促進(jìn)了良好的醫(yī)療行為。統(tǒng)一編制印發(fā)的《醫(yī)院規(guī)章制度》加強(qiáng)了監(jiān)督約束機(jī)制，使各級(jí)各類人員都能嚴(yán)格遵守，為提高工作效率、保證醫(yī)療質(zhì)量、防范差錯(cuò)事故發(fā)揮了重要作用。《應(yīng)急預(yù)案》加強(qiáng)了對(duì)醫(yī)療過程中薄弱環(huán)節(jié)、異常情況下的應(yīng)急能力的管理，規(guī)范的文件記錄使各項(xiàng)活動(dòng)做到職責(zé)分明、記錄完整、可追溯。《崗位職責(zé)》使各項(xiàng)活動(dòng)落實(shí)到個(gè)人，做到人人有專責(zé)，事事有人管，權(quán)責(zé)分明，接口清楚，在規(guī)范醫(yī)療行為中發(fā)揮了重要的作用。

（三）開發(fā)、拓寬了檔案的歸檔范圍。通過反復(fù)、認(rèn)真梳理醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中的檔案資料，將之前沒有納入管理的膠片檔案、各種設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、核算方案、租賃、承包、協(xié)議、采購(gòu)招標(biāo)等材料納入檔案管理。

（四）提高了全體員工的檔案意識(shí)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，重視檔案資料的收集、保存與移交。加強(qiáng)了檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。

（五）提高了檔案管理水平。通過實(shí)施ISO9001質(zhì)量管理體系使全體員工掌握了先進(jìn)的管理方法和管理工具，從根本上改善了傳統(tǒng)觀念，克服習(xí)慣性、隨意性、經(jīng)驗(yàn)性的傳統(tǒng)管理方式，使被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理，檔案管理水平有了進(jìn)一步提高，改善和強(qiáng)化了服務(wù)理念，有效規(guī)范和控制醫(yī)療服務(wù)過程，全面提高了醫(yī)院綜合服務(wù)水平。

綜上所述，ISO9001質(zhì)量管理體系在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施，建立了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理體系，強(qiáng)化了檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，提高了管理水平，使醫(yī)院檔案管理從粗獷式走向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化、程序化、科學(xué)化的發(fā)展軌道，在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮最佳作用。

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