關于加強農業科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農業科學院辦公室 汪潔

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關于加強農業科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農業科學院辦公室 汪潔

【摘要】文章分析了影響當前農業科研單位科研檔案收集工作的主要因素，總結了科研檔案收集工作的方式，提出加強檔案工作宣傳與培訓、健全檔案規章制度，建立專兼職檔案人員工作網絡，轉變檔案管理理念等建議。

【關鍵詞】農業科研檔案；檔案收集；建議

農業科研檔案是反映農業科學研究活動的真實記錄，是重要的農業科技信息資源。農業科研單位做好科研檔案的收集工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全，是開發利用農業科研檔案信息資源的基礎，也是維護本單位科技成果和知識產權利益的需要。

一、農業科研檔案收集工作的影響因素

隨著農業科技事業的發展，農業科研單位的科研檔案管理工作取得了新的成效，但科研檔案收集難的問題仍普遍存在。除了農業科研檔案形成周期長的客觀原因外，科研人員認識不到位，檔案部門管理手段缺失，也會導致科研檔案收集不完整，歸納起來主要存在以下方面影響因素。

（一）科研文件材料來源分散，收集齊全難度大。由于農業科研工作周期長、區域性強等特殊性，特別是多單位、多學科、多成員協同合作、聯合攻關的科研項目，所形成的科研文件材料涉及范圍廣、來源分散、成果性強，收集完整成套材料有一定難度。

（二）部分科研人員的檔案意識淡薄。有些科研人員重視科研課題的申報立項，而對科研文件材料的形成、積累和歸檔的重要性認識不足，平時科研工作中不注意保存過程性文件材料，特別容易忽略科研實驗的原始記錄；有些科研人員存在強烈的保密意識，不主動配合檔案管理人員的工作，不愿意將核心的原始數據和研究成果材料移交歸檔，從而人為造成科研材料的缺失，影響了科研檔案的完整性。

（三）科研檔案管理規章制度不完善。農業科研單位的科研檔案管理工作涉及檔案管理部門、科研管理部門、科研業務部門及科研人員等多個主體，若檔案管理工作制度中沒有明確各主體的職責，缺乏規范化的工作依據，缺少行之有效的制約措施，科研檔案管理人員難以行使其監管權力，無法有序開展收集歸檔工作。

（四）科研檔案數字化管理程度不高。隨著農業科技事業的發展及辦公系統的推廣應用，農業科研活動產生的材料成果形式也逐漸發生變化，電子文件形式的科研檔案開始大量出現。傳統的紙質檔案收集管理方式已不能完全適應現代化的檔案管理需求。由于科研檔案管理系統的不完善以及對電子文件收集歸檔工作的忽視，農業科研單位的科研電子文件資料多處于分散無序狀態，尚不能做到及時收集歸檔，得不到有效利用。

二、農業科研檔案收集工作的方法

檔案收集工作是檔案管理部門按照一定的原則和方法將檔案集中保存的一項工作。農業科研檔案的收集工作要依據農業科研活動的特殊性，遵循農業科研檔案形成的自然規律，保證檔案的完整和準確。

農業科研檔案收集的主要內容包括科研準備階段、研究實施階段、推廣應用階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段等各階段形成的各類科研文件材料。由于農業科研活動各階段形成的科研文件材料具有內在聯系性，因此農業科研檔案具有成套性、系統性的特點。檔案管理人員應把握這一規律，在科研檔案收集工作中勤催、勤要、勤收，采取多種方式相結合適時進行收集。

（一）接收歸檔與現場收集相結合。農業科研單位的檔案收集工作主要是由本單位檔案管理部門通過接收科研文件材料來完成，但農業科研項目往往參與人員較多，各類科技文件材料容易分散在個人手中，不利于最終的收集工作，因此，檔案管理部門應主動深入到科研業務部門、項目組，根據科研工作進度，抓住關鍵階段或環節進行現場收集。

（二）定期收集與隨時收集相結合。農業科研檔案的收集可配合日常工作，采取及時、靈活、簡便的隨時收集與集中收集相結合的方式。如在各科研業務部門中設立兼職檔案管理人員，由兼職檔案管理人員開展日?？蒲形募牧系氖占⒄砉ぷ?，再由檔案管理部門定期集中收集。

（三）對內收集與對外收集相結合。農業科研項目經常涉及多個單位，有些科研材料散落在外單位，因此，檔案管理部門不僅要做好作為項目主持單位的本單位內部科研檔案的收集工作，還要做好項目協作單位科研材料的收集工作。為了便于開展對外單位科研檔案的收集，在本單位與相關單位簽訂的項目合作協議中需明確項目有關文件及檔案的歸屬、責任、移交時間等問題，以保證整套科研檔案材料的完整性。

三、加強農業科研檔案收集管理的建議

（一）加強檔案工作宣傳與培訓，提高農業科研人員的檔案意識。農業科研單位的檔案管理部門應借助參與新進職工培訓、科研管理工作會議及科研項目的中期檢查，組織開展兼職檔案員培訓學習等活動，積極宣傳國家檔案法規和本單位的科研檔案管理制度，增強科研人員的檔案意識和歸檔意識。我國《檔案法》明確規定，對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構移交集中管理，任何個人不得據為己有。只有讓每位科技人員都認識到科研檔案的重要性和歸檔的必要性，他們才會自覺按照歸檔要求，將科研活動中的各類文件材料收齊整理移交檔案管理部門。

（二）健全檔案規章制度，將科研檔案的收集歸檔工作納入管理制度。農業科研單位的檔案部門應遵照國家檔案行政管理部門的有關規定，結合本單位的實際情況，與科研管理部門共同研究建立科研檔案協同管理工作機制，確保分工明確、各司其職。通過完善科研檔案管理制度，修訂科研文件材料的歸檔范圍，對科研檔案的形成、積累、收集、歸檔做出明確要求和規定，將責任落實到人，使科研檔案的收集有章可循、有據可依，做到應歸盡歸，應收盡收。以江蘇省農業科學院為例，近年重新制定了科研檔案管理辦法，進一步明確科研檔案的歸檔范圍，包括對科研活動中產生的電子文件提出收集要求，建立課題主持人立卷歸檔的責任制，規定由課題主持人負責課題文件材料的積累、收集整理和歸檔，并將科研檔案的歸檔情況納入年度考核工作中，促使科研人員平時自覺做好科技文件材料的收集和歸檔。

（三）建立專兼職檔案工作人員網絡，提高檔案收集質量。農業科研單位常年承擔國家、省部級各類科研項目數百項，每年有許多新增、在研、結題項目，產生大量科技文件，檔案收集工作僅依靠專職檔案人員來完成是不現實的，有必要建立高素質、專業化的兼職檔案員隊伍，形成檔案管理部門、科研管理部門、科研業務部門、科研人員協同管理的檔案工作網絡。各科研業務部門的兼職檔案員往往是科技文件形成的參與者，熟悉文件的形成過程，掌握科研進度，由他們承擔所在課題文件的收集、立卷工作，有利于保證檔案的內在質量。

（四）轉變管理理念，由歸檔管理轉向參與科研全過程管理。農業科研單位的檔案管理部門要從重視歸檔后的監管轉向對科研文件材料形成過程和形成前的監管和服務指導。在信息服務數字化的背景下，農業科研單位應借助信息化建設的契機，開發先進的科研檔案管理信息系統，并使之嵌入科研管理系統中，實現科研活動全過程信息化管理，檔案收集工作直接延伸到科研項目立項、檢查、驗收等節點上，使科研項目電子文件材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態，確?？蒲谢顒又行纬傻奈募寄芗皶r收集歸檔。

檔案收集工作是檔案工作的起點和基礎，也是檔案工作中的重要環節，檔案收集得是否齊全、準確決定了檔案的利用價值，對檔案工作的質量有著重要的影響。農業科研單位只有做到及時、準確、全面、系統地收集科研活動中各階段形成的文件材料，才能為建立完整、高質量的農業科研檔案打好基礎，才能為農業科技創新工作提供有效的服務保障。

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