基層水利工程檔案安全保障體系建設(shè)與保障能力評(píng)價(jià)探討

文/慈溪市水利局 戎范兒

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基層水利工程檔案安全保障體系建設(shè)與保障能力評(píng)價(jià)探討

文/慈溪市水利局 戎范兒

【摘要】基層水利工程不僅關(guān)系著當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)，在更大范圍內(nèi)也起著非常重要的影響及作用。基層水利工程的檔案管理質(zhì)量尤其是檔案安全管理水平近年來(lái)隨著基層水利工程的重要性不斷提升也受到了越來(lái)越多的關(guān)注，引發(fā)了更多討論。本文從基層水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析入手，談?wù)勅绾螐?qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)，同時(shí)也提出了針對(duì)檔案安全保障能力進(jìn)行評(píng)價(jià)的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，以供參考。

【關(guān)鍵詞】基層水利；工程檔案；安全保障

水利工程技術(shù)復(fù)雜、涉及的單位、部門(mén)及人員為數(shù)眾多，檔案管理工作不僅數(shù)量大、難度大，周期也較長(zhǎng)。而檔案管理又關(guān)系著工程建設(shè)的進(jìn)度及總體質(zhì)量，所以如何加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，尤其是檔案管理的安全性就成為我們應(yīng)該關(guān)注的重要問(wèn)題?；鶎铀こ滩粌H關(guān)系到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于更大范圍內(nèi)的建設(shè)及發(fā)展也具有非常重要且突出的意義，所以基層水利工程檔案管理也開(kāi)始備受重視。近年來(lái)，在檔案安全保障及管理方面進(jìn)行了許多卓有成效的改革與研究，取得的成績(jī)是喜人的，但在實(shí)際管理工作中仍然存在著一些典型問(wèn)題，同時(shí)在如何實(shí)現(xiàn)檔案保障能力正確評(píng)價(jià)上也還存在一定不足。

一、基層水利工程檔案管理現(xiàn)狀分析

目前在基層水利工程檔案管理方面雖然已經(jīng)形成了一定的制度化、規(guī)范化管理模式，但是在具體工作中，由于水利工程的復(fù)雜性和其他方面的影響，尤其是在檔案安全保障方面仍然存在著一定的問(wèn)題。

（一）檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)力度不足。檔案管理雖然是基層水利工程管理的重要組成部分，但是長(zhǎng)期以來(lái)相對(duì)于其他管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理仍然處于缺乏足夠重視與組織領(lǐng)導(dǎo)力度的地位。一些領(lǐng)導(dǎo)從思想上就對(duì)檔案管理不夠重視，在工作安排及責(zé)任落實(shí)上也力度明顯不足，從而造成檔案安全管理的問(wèn)題一直無(wú)法得到切實(shí)解決。

（二）檔案管理制度不夠完善。科學(xué)的管理制度確立是保障管理工作順利開(kāi)展的前提與基礎(chǔ)，在基層水利工程檔案管理工作中，制度的不完善與科學(xué)性的缺乏仍然很明顯。如檔案安全責(zé)任落實(shí)不力、檔案存放管理不力以及監(jiān)督約束機(jī)制缺失等，都給檔案安全保障帶來(lái)影響，也深刻影響著檔案管理工作在整個(gè)水利工程建設(shè)中的積極作用。

（三）管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)偏低。人員是管理工作的主體，人員素質(zhì)直接影響到管理工作的總體質(zhì)量，基層水利工程的檔案管理隊(duì)伍在教育培訓(xùn)方面的力度不足，大大制約了檔案管理工作及安全保障方面的水平提升，從而讓檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與制度化。

（四）管理信息化水平較低。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，基層水利工程建設(shè)對(duì)于新技術(shù)、高科技的應(yīng)用力度也越來(lái)越強(qiáng)，然而在生產(chǎn)技術(shù)不斷更新與升級(jí)的同時(shí)，檔案管理仍然處于信息化水平較低的階段，這不僅會(huì)影響檔案管理及安全保障本身，同時(shí)對(duì)于整個(gè)工程的推進(jìn)也存在極大影響。

二、基層水利工程檔案安全保障體系建設(shè)

前文我們就當(dāng)前基層水利工程檔案管理的安全保障方面存在的問(wèn)題進(jìn)行了一定的分析與歸納，想要切實(shí)提升檔案管理的安全保障及體系建設(shè)就應(yīng)該從這些問(wèn)題入手，有針對(duì)性地尋找解決辦法。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)?；鶎铀こ探ㄔO(shè)是推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工作，而檔案管理在其中又占據(jù)了非常重要的管理與支持地位。面對(duì)當(dāng)前對(duì)檔案安全管理及保障體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)及工程建設(shè)責(zé)任人就要從思想上樹(shù)立起檔案管理十分重要的認(rèn)識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案安全保障管理具體理論知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)與積累，從全局出發(fā)，充分協(xié)調(diào)與促進(jìn)各方關(guān)系，指導(dǎo)檔案安全保障體系建設(shè)，以身作則，為整個(gè)基層水利工程檔案管理安全保障工作順利開(kāi)展奠定良好的內(nèi)部基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)管理制度建設(shè)。管理制度建設(shè)應(yīng)該圍繞水利工程檔案管理保障工作進(jìn)行，首先要嚴(yán)格檔案入庫(kù)流程，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)在收集過(guò)程中的安全性與及時(shí)性，加強(qiáng)各部門(mén)管理人員的行為約束及監(jiān)督，建立24小時(shí)檔案數(shù)據(jù)傳輸及使用的安全風(fēng)控預(yù)警機(jī)制。同時(shí)要推行例會(huì)制度，例會(huì)召開(kāi)不僅要對(duì)當(dāng)期檔案安全保障工作所取得的成績(jī)進(jìn)行總結(jié)，更要對(duì)存在的問(wèn)題及數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效分析與對(duì)策制定，此外還要對(duì)下一階段檔案安全保障工作管理內(nèi)容的制定與修正，確保檔案管理的安全性與科學(xué)性。其次，要嚴(yán)格推行問(wèn)責(zé)制度，尤其是檔案數(shù)據(jù)收集及管理環(huán)節(jié)（檔案收集、數(shù)據(jù)整理歸檔、檔案審批、檔案借閱等），要特別針對(duì)檔案管理的安全及保障方面進(jìn)行問(wèn)責(zé)制度建設(shè)及細(xì)節(jié)明確，不僅要嚴(yán)格約束檔案管理人員，同時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)輸出及使用者也要嚴(yán)格問(wèn)責(zé)，對(duì)于重大項(xiàng)目及關(guān)鍵環(huán)節(jié)有必要的情況下還要施行終身問(wèn)責(zé)，以確保檔案管理及數(shù)據(jù)的安全性。最后，還要配合檔案安全保障體系建設(shè)的具體要求進(jìn)行績(jī)效考核內(nèi)容的調(diào)整與強(qiáng)化，把績(jī)效考核重點(diǎn)放在檔案管理、使用及數(shù)據(jù)安全性上，以提升檔案管理及相關(guān)崗位與責(zé)任人的自覺(jué)性和參與檔案安全保障體系建設(shè)的主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍培訓(xùn)與建設(shè)。隊(duì)伍培訓(xùn)與素質(zhì)提升對(duì)于檔案管理的安全保障體系建設(shè)至關(guān)重要，加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)的主要內(nèi)容是提升其專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能水平，不僅要把學(xué)習(xí)的重點(diǎn)放在文書(shū)檔案的理解和學(xué)習(xí)上，同時(shí)也要加強(qiáng)技術(shù)檔案、工程檔案的掌握，這樣才能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理及安全保障體系建設(shè)的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。在技術(shù)與知識(shí)提升的同時(shí)，也要關(guān)注職業(yè)道德及檔案安全保障等方面的學(xué)習(xí)力度，要定期或者不定期開(kāi)展安全管理講座及宣傳活動(dòng)，讓管理團(tuán)隊(duì)從思想上樹(shù)立起檔案安全管理的意識(shí)。

（四）大力提升檔案管理的信息化水平。信息化、數(shù)字化是當(dāng)前管理工作的重要研究方向，在基層水利工程建設(shè)不斷加強(qiáng)技術(shù)利用水平的同時(shí)，檔案管理也需要加大技術(shù)利用方面的工作力度，以適應(yīng)水利工程建設(shè)在檔案管理及使用方面的具體需要。提升檔案管理信息化管理水平能夠全面提升檔案管理的安全性與規(guī)范性。能夠利用電子化檔案管理模式提高檔案在復(fù)制、傳輸及使用方面的工作效率，有效避免紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的損壞、遺失問(wèn)題，同時(shí)通過(guò)電子文檔加密技術(shù)與訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置能夠降低因?yàn)槿藶榇鄹亩斐傻臄?shù)據(jù)錯(cuò)誤，影響檔案正常使用及安全管理質(zhì)量。在提升信息化管理水平方面，首先要根據(jù)水利工程建設(shè)在檔案管理方面的具體需要進(jìn)行有針對(duì)性的軟件開(kāi)發(fā)與功能設(shè)置。此外，還要加強(qiáng)各部門(mén)及工作流程在信息傳輸端口的統(tǒng)一，提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)男逝c質(zhì)量，并且還要設(shè)置24小時(shí)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，嚴(yán)格控制操作人員的操作過(guò)程，防止檔案管理中人為因素的干擾與破壞。最后，還要從物理層面入手，加強(qiáng)設(shè)備、機(jī)械的物理管理，避免自然原因及氣候因素對(duì)電子檔案及信息管理設(shè)備的損壞。

三、加強(qiáng)檔案安全保障能力評(píng)價(jià)

檔案安全保障能力評(píng)價(jià)既是檔案安全管理及保障體系建設(shè)的重要構(gòu)成，又是其管理工作的有效輔助，兩者是相輔相成的緊密關(guān)系，筆者認(rèn)為安全保障能力評(píng)價(jià)工作想要實(shí)現(xiàn)全面與科學(xué)需要做好以下幾點(diǎn)。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施安全評(píng)價(jià)。檔案管理離不開(kāi)穩(wěn)定安全的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，而檔案的安全保障在很大程度上也取決于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是否到位。技術(shù)設(shè)施安全評(píng)價(jià)包括檔案室建設(shè)、安全防護(hù)措施建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施可操作性檢測(cè)以及是否具有針對(duì)物理層面的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理措施。此外，還要重視檔案具體收管空間的檢查與評(píng)價(jià)，如檔案柜、相關(guān)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備是否符合安全管理要求等。并根據(jù)每一個(gè)細(xì)節(jié)制定出科學(xué)合理的評(píng)價(jià)指標(biāo)以確保評(píng)價(jià)的規(guī)范及科學(xué)。

（二）管理制度評(píng)價(jià)。在檔案安全保障管理的制度評(píng)價(jià)方面要重視日常管理及突發(fā)事件管理兩方面，日常管理要針對(duì)責(zé)任制度、措施執(zhí)行及檔案管理安全性長(zhǎng)效機(jī)制進(jìn)行評(píng)價(jià)。突發(fā)事件管理制度重點(diǎn)考核其突發(fā)事件應(yīng)對(duì)過(guò)程中的應(yīng)對(duì)力與反應(yīng)力，以確保檔案安全保障體系的周密與完善。

（三）信息化管理質(zhì)量評(píng)價(jià)。信息化管理能夠有效提升檔案安全保障體系建設(shè)質(zhì)量，而信息化管理是否始終適應(yīng)檔案管理具體需要就成為保障能力評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容。在信息化管理質(zhì)量評(píng)價(jià)方面要重視設(shè)備、軟件是否及時(shí)更新，運(yùn)作及功能是否始終符合管理要求，同時(shí)在人員操作及責(zé)任落實(shí)方面的評(píng)價(jià)及監(jiān)督也要重點(diǎn)加強(qiáng)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。

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