探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/中山市黃圃人民醫(yī)院 梁燕瑩

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探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/中山市黃圃人民醫(yī)院 梁燕瑩

【摘要】檔案資料作為醫(yī)院開展活動的重要憑證和真實記錄，對醫(yī)院的發(fā)展造成很大的影響。為了使檔案資料的作用發(fā)揮出最大效果，必須從醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行分析，并制定和完善集中統(tǒng)一管理策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；集中；統(tǒng)一管理

一、醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

（一）有利于落實與實施各項法律法規(guī)。要求各級機關(guān)部門在相關(guān)法律規(guī)定下嚴(yán)格依法行事，將相關(guān)法律法規(guī)和政策落實到位，加大管理力度，以有助于落實與實施各項法律法規(guī)。醫(yī)院是一種醫(yī)療性機構(gòu)，檔案管理具有內(nèi)容多、復(fù)雜和范圍廣的特點，集中統(tǒng)一管理檔案，能夠有效解決以前內(nèi)容單一和管理分散的問題，使檔案管理工作得以順利進行。

（二）有利于規(guī)范檔案室的管理工作。任何單位組成的圖紙、圖表、照片和文件材料等都屬于檔案管理的重要信息，將這些檔案信息進行分類歸檔，以及統(tǒng)一管理，在改善過去檔案載體單一的背景下，還可以將財會、科研和基建等資料信息集中統(tǒng)一實施規(guī)范化管理，從而將檔案室管理發(fā)揮出最大功用。在對錄像、照片和影片等資料進行集中統(tǒng)一管理以后，還能夠較快地將單位的歷史面目呈現(xiàn)出來。

（三）有利于社會和國家財富的保管。在以前的檔案管理工作中，各個機關(guān)部門的檔案管理相對比較分散，這在一定程度上對檔案的有效利用有很大影響。對國家和社會來說，這些檔案資料存在很大的利用價值，是一筆寶貴的財富。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案以后，以前的資料得到了安全有效的管理，有利于國家和社會財富的保管。

二、醫(yī)院檔案管理工作的主要問題

（一）歸檔缺少完整性。由于歸檔制度無法落實到位，在日程工作中各個部門不夠重視檔案管理的圖紙、影片和文件材料等資料信息，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院以后展開全面考察歷史的工作進度。同時，有些資料信息沒有及時進行歸檔，在一定程度上也造成歸檔缺少完整性。

（二）檔案利用不夠廣泛。由于檔案室的工作人員為科室或者是部門提供的服務(wù)不及時，檔案利用缺少廣泛性。在日常檔案管理工作中，工作人員在生產(chǎn)、科研和醫(yī)療等缺少了解，咨詢也不全面，加上在科研實踐中少數(shù)部門沒有利用、總結(jié)或者是研究檔案資料，導(dǎo)致檔案資料的利用率過低。如：在對某些項目進行規(guī)劃過程中，盡管參考資料不夠，但是也不會到檔案室查閱資料，結(jié)果資料信息不能得到利用，還可能對決策的正確性造成影響。

（三）檔案歸類比較分散，且載體單一。醫(yī)院設(shè)立的部門比一般企業(yè)單位的部門要多，各個部門都有屬于自身的檔案室，其檔案制度也各種各樣，但是檔案管理模式主要以單一的文書管理為主，這樣就導(dǎo)致檔案的更新和查閱不及時。隨著新檔案管理的門類不斷增多，檔案管理在保管方法上也存在很大的差異。在這樣的情況下，實行醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理具有重要意義。

三、醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。近些年來，醫(yī)院科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，在臨床治療中各種先進設(shè)備的應(yīng)用越來越廣泛，檔案信息的形成越來越多。所以，醫(yī)院應(yīng)該與自身實際情況緊密結(jié)合，建立一套完善的檔案管理機制。針對這些現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)該制定科學(xué)合理的管理制度，明確管理職責(zé)，建立考核制度。同時，醫(yī)院檔案部門指定的檔案分類方案必須根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定進行，進一步明確歸檔范圍和保管期限。對于各個科室管理的不同，還應(yīng)該采取相應(yīng)的歸檔和立檔管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提升全體員工的檔案意識。醫(yī)院應(yīng)該定期對全部工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》的內(nèi)容進行培養(yǎng)，加大《檔案法》的宣傳力度，讓全體員工都認(rèn)識檔案管理的必要性。有效的管理與保護檔案資源，是每一位公民和檔案管理者的工作職責(zé)。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予思想上的重視，這就需要領(lǐng)導(dǎo)人樹立正確的檔案管理意識，并提升工作人員的意識，達(dá)到檔案的集中統(tǒng)一管理的目的。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項工作的憑證和真實記錄，不但能夠客觀地反映出醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的管理水平，也是醫(yī)院開展各項科研工作的重要憑證，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做正確地決策提供有利的參考資料。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。近些年來，醫(yī)院體制的改革不斷深入，要求醫(yī)院應(yīng)該按時對管理人員的檔案管理知識培訓(xùn)，不斷提高綜合素質(zhì)。另外，還應(yīng)該對管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提升管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，讓管理人員能夠掌握和了解先進的管理技術(shù)，從而提高醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理效率。

（四）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。實際上，因為檔案管理人員沒有及時了解各科室業(yè)務(wù)的具體情況，加上不能完全掌握文件材料的組成規(guī)律，導(dǎo)致立卷時頻頻出現(xiàn)無法整理或者是整理不好的情況。因此，檔案部門必須加強工作監(jiān)督指導(dǎo)的力度，在檢查各科室的文件形成、立卷和整理時應(yīng)該嚴(yán)格按照合理科學(xué)的管理規(guī)定進行，從而確保文件材料具有完整性和規(guī)范化，進一步提高檔案集中統(tǒng)一管理的效率。

四、結(jié)束語

綜上，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各種活動的重要憑證，能夠全面反映醫(yī)療質(zhì)量和管理水平，因此，必須建立完善的檔案集中統(tǒng)一管理體系，有助于醫(yī)院檔案安全的保管，有可以提升醫(yī)院檔案資料的利用率，使醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展。

【參考文獻】

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