新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行下高校財(cái)務(wù)檔案管理探析

文/沈陽(yáng)建筑大學(xué)檔案館 田佳妤

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新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行下高校財(cái)務(wù)檔案管理探析

文/沈陽(yáng)建筑大學(xué)檔案館 田佳妤

【摘要】本文通過(guò)對(duì)新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的解讀，明晰新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》內(nèi)容，探討在新《管理辦法》施行下，如何加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理。

【關(guān)鍵詞】新會(huì)計(jì)檔案管理辦法；解讀；建議措施

高校財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財(cái)務(wù)往來(lái)資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來(lái)業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時(shí)也是高校檔案管理部門檔案門類中的重要組成部分。

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技時(shí)代的變遷，各單位財(cái)務(wù)信息化水平日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等均已由原來(lái)的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。1998年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，為更快更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2010年起對(duì)原管理辦法進(jìn)行調(diào)研，經(jīng)過(guò)研討和試點(diǎn)，于2015年12月正式修訂，并于2016年1月1日起施行。隨著新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂施行，高校檔案管理部門如何以新管理辦法為準(zhǔn)繩，制定新的順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案管理體系，是高校財(cái)務(wù)檔案管理中所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》變化對(duì)照

1998年32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，共有21條款，2016 年79號(hào)令施行的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》分為31條款。對(duì)照新舊管理辦法，分別在會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍、電子會(huì)計(jì)檔案管理要求、會(huì)計(jì)檔案銷毀程序、會(huì)計(jì)檔案出境管理要求、會(huì)計(jì)檔案定期保管期限等五方面對(duì)檔案管理進(jìn)行了調(diào)整，調(diào)整后的管理辦法更有利于契合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)，形成綠色低碳的發(fā)展方式，進(jìn)而推進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化。

（一）完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案定義闡述的更加明晰和全面，“指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。”定義中將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范疇。在檔案歸檔范圍中，刪除了會(huì)計(jì)憑證類中的匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證；刪除了財(cái)務(wù)報(bào)告類中的會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明及其他財(cái)務(wù)報(bào)告；增加了其他類中的納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

（二）增加并明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求。新《管理辦法》中第三條會(huì)計(jì)檔案定義中，首先明確了“包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”，將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案管理范疇。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，原《管理辦法》中規(guī)定，“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”“并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。新的《管理辦法》中，則規(guī)定“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。”即不用報(bào)備即可使用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于不需要打印成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的具體情況，新的《管理辦法》也有明確闡述，即從形成的電子會(huì)計(jì)資料的來(lái)源、使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、安全防范措施、備份制度、保存價(jià)值界定、電子簽名等七方面進(jìn)行了具體要求。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存的必須同時(shí)滿足新《管理辦法》第八條中的第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子資料僅以電子形式保存的，必須同時(shí)滿足新《管理辦法》第八條和第九條規(guī)定。

（三）完善了會(huì)計(jì)檔案銷毀程序。首先，檔案銷毀鑒定工作由原來(lái)的檔案機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，改為“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行”。第二，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)由原來(lái)的檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同完成，變更為檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。第三，簽署銷毀意見(jiàn)由原來(lái)的單位負(fù)責(zé)人改為由“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”。第四，組織銷毀工作由原來(lái)的檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同監(jiān)銷，改為檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同監(jiān)銷。第五，對(duì)于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證，不得銷毀需單獨(dú)抽出的紙質(zhì)憑證，增加了需要在“會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書”中列明、電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存。

（四）明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求。會(huì)計(jì)檔案出境管理由原來(lái)的“我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境”，改為“單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。”

（五）調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，并延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。原《管理辦法》第八條，會(huì)計(jì)檔案保管期限定期分為3年、5年、10年、15年、25年，新的《管理辦法》第十四條中，將定期保管期限劃分為10年和30年，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限延長(zhǎng)至30年，其他輔助會(huì)計(jì)資料的最低保管期限延長(zhǎng)至10年。

二、新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行下，高校財(cái)務(wù)檔案管理建議

（一）把握新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》方向，加強(qiáng)宣傳，做好新舊管理銜接。首先要從思想上加強(qiáng)重視，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，對(duì)單位負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)、審計(jì)、檔案相關(guān)人員進(jìn)行新《管理辦法》的解讀和培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，以新《管理辦法》施行為契機(jī)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)外進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案重要意義的宣傳，強(qiáng)化全民意識(shí)。按照財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于新舊會(huì)計(jì)檔案管理辦法有關(guān)銜接規(guī)定的通知》精神，做好新《管理辦法》出臺(tái)后高校財(cái)務(wù)檔案管理的平穩(wěn)過(guò)渡。

（二）修訂單位會(huì)計(jì)檔案管理辦法，加快財(cái)務(wù)檔案管理步伐。以新的《管理辦法》為準(zhǔn)繩，調(diào)整單位會(huì)計(jì)檔案管理辦法，做好電子財(cái)務(wù)檔案管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1](98)財(cái)會(huì)字第32號(hào).會(huì)計(jì)檔案管理辦法[M].財(cái)政部國(guó)家檔案局,1998.

[2]張曉芳.財(cái)務(wù)檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(12).