“互聯網+”下高校行政秘書信息工作的“三快”要求

文/臺州科技職業學院 戴奕

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“互聯網+”下高校行政秘書信息工作的“三快”要求

文/臺州科技職業學院 戴奕

【摘要】“互聯網 + ”的時代特征對高校行政秘書工作產生了深刻影響。本文以“互聯網+”背景下高校信息工作量劇增為切入點，提出并闡述了快速反應、快速應對、快速求變這三個高校行政秘書信息工作的全新要求。

【關鍵詞】】互聯網+；信息；高校行政秘書

“互聯網+”是互聯網與傳統行業融合發展的新的經濟形態，最早是由于揚在2012年11月的易觀第五屆移動互聯網博覽會的發言中提出，隨后國務院總理李克強在2015年政府工作報告中提出了制定“互聯網+”行動計劃，推動移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等與現代制造業結合，促進電子商務、工業互聯網和互聯網金融（ITFIN）健康發展，引導互聯網企業拓展國際市場。不可否認的，“互聯網+”是當前信息化發展的核心特征之一，當其與高等教育產生聯系時，深刻地影響了當前高校行政工作，具體到高校行政秘書的信息工作當中，則要求行政秘書能主動接受，主動改變，筆者認為具體可用“三快”來予以概括，即快速反應、快速應對、快速求變。

一、快速反應

傳統的高校行政秘書工作基本圍繞著講話稿、文件、記錄等書面信息工作展開，但“當網絡的出現使得信息源由傳統的印刷型向網絡型過渡”，網絡報紙期刊、電子圖書等逐漸成為行政秘書接受外界信息的途徑之一。而在當前互聯網+這一空前開放的信息社會中，其內容不再是簡單的辦公自動化或網絡管理所能涵蓋的。信息噴井式的爆炸增長，首先決定了高校行政秘書活動的視野和范圍已經不再也無法局限在領導和組織內部了，大量信息在校辦公室中匯集轉移決定了高校行政秘書不僅要為領導服務，更多的要服務于全校師生；不僅要為行政工作服務，更多的要服務于全校教學工作，甚至是區域發展；不僅要為校內職能部門、二級學院服務、也要為一切校外與高校發生聯系的單位或個人服務，這些屬于信息接受范圍的擴大。其次，傳遞媒介也在不斷擴大。紙質紅頭文件傳遞已經是少數，大多數情況下，信息的上傳下達已由之前的通過電話、傳真等形式擴大到通過QQ、電子郵件、短信，而隨著手機微信、在線視頻的崛起，傳遞媒介進一步擴大，高校行政秘書所需要掌握的信息工具更多，這屬于信息傳遞途徑的多樣化。

繁蕪多變、來源復雜的互聯網信息決定了高校行政秘書的工作必須及時更新對自身的角色要求認識，積極提升對信息的認知水平，對每一條從任一途徑收集接受到信息，作為高校的行政秘書都要有著積極敏銳的感受和洞察，以便進一步做出快速妥善安排和處理。高校行政秘書要從過去傳統被動的信息接受或傳遞者轉變為主動的信息快速接受和反饋者，甚至成為信息的提供者，加強同時處理多條信息的能力，從而在“互聯網+”背景中有條不紊地做好各項學校服務。

二、快速應對

“互聯網+”背景下高校發展的區域環境瞬息變化，新的上級文件要求，政策意見層出不窮。對有效信息快速地做出應對，已經成為衡量高校行政秘書工作能力的新標準和要求。

雖然現在高校行政秘書的現階段呈現一種多層次、全方位、立體式的服務，但無論在什么背景下，秘書直接為領導服務，作為領導的參謀和助手這一基本性質不會發生改變，而校領導決策的主要依據是有效信息，而這部分的信息基本都由行政秘書提供，因此，行政秘書面對大量信息時，其“龐雜性要求秘書具有清晰的思路和較強的甄別能力”，從繁多的信息中洞察有效信息，并主動挖掘、搜集相關信息提供給校領導以供決策正是當下秘書參謀職能的充分發揮，如2015年11月，習近平總書記提出了“供給側改革”，作為高校的行政秘書應第一時間捕捉到這一關鍵信息并研究其與高等教育的聯系點，為校領導提供教育層面的供給側改革方案或設想，使高校的運轉能第一時間接軌國家政策。這種在信息量陡增的“互聯網+”時代快速為領導提供有效深入的信息尤為關鍵。

三、快速求變

傳統的高校行政秘書的工作框架基本在高校內部呈現“辦文—辦會—辦事”的三角結構，當“互聯網+”介入到高校行政秘書的工作中時，這種原有的穩定的結構被打破。在處理文、會、事三者已經成為秘書基本但最主要的工作職能。相反，高校行政信息工作變得活躍且重要，行政秘書圍繞信息展開工作并不斷快速地創新工作理念和工作方法手段。

故步自封的工作風格已不適應當下的高校工作，互聯網倒逼高校的發展必須要有超前意識，先于市場需求的運作才能使得高校得以發展，這就決定了行政秘書在工作中最重要的素質是具有超前意識，提前為校領導的決策提供預測信息，從而在專業設置等方面做出提前調整。其次“互聯網+”深刻影響了高校行政秘書的工作方式方法，其中最突出的就是要求其面對大量的信息工作快速建立動態的信息處理聯動機制。行政秘書單憑個人能力已完全無法應對龐大的網絡信息資源，原來的秘書群體要求在短時間內向秘書團隊完成轉換，高校行政秘書不僅要加強與校內二級學院教學秘書的聯系，甚至要將范圍擴大到其他學校的秘書，已便快速建立起一個廣角度的信息收集網，從而使得“互聯網+”下秘書團隊的“耳目”功能得到最大化地發揮。

【參考文獻】

［1］李克強.2015年政府工作報告［N］.人民日報，2015-3-17.

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