淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

崔 揚(yáng)

綏化市北林區(qū)民政局 黑龍江綏化 152000

淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

崔 揚(yáng)

綏化市北林區(qū)民政局 黑龍江綏化 152000

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化，數(shù)字化成為發(fā)展的主流。生產(chǎn)生活方式也逐漸信息化，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，文書檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，形成信息化，數(shù)字化管理方式。文書檔案作為重要的參考信息，想要實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，就需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，創(chuàng)新文書管理的方式和方法，這樣才能更好的儲(chǔ)存和保護(hù)文書，才能更好的利用文書，增加資源利用率，并提高辦公效率，大大的減少人力物力，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

信息化；文書檔案管理；創(chuàng)新

一、前言

文書檔案是各單位、地區(qū)記錄活動(dòng)發(fā)展的重要資料。而在傳統(tǒng)的管理方面，一般都是到處搜集、分類整理、保存資料，然后分類存檔，手工編制各種檢索工具，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查詢的時(shí)候也是人工查找，效率低，速度慢，而且還不利于資源共享等，這種管理方式不僅繁瑣而且容易對(duì)文書造成一定的損害，因此，在新時(shí)代的信息化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，必須經(jīng)過改革，經(jīng)過創(chuàng)新，通過利用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加速文書管理的信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享，資源合理利用，這樣才能做到利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理和保存，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。本文針對(duì)傳統(tǒng)的文檔信息管理方式提出一些問題，并找到一些創(chuàng)新方法來解決問題。

二、傳統(tǒng)文書檔案管理工作中的問題

（一）資源共享難

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，大多都是紙質(zhì)版的，若是需要什么資料，必須親歷親為的去查找，而很多很久不用的資料，也許就藏在某所大學(xué)的廢棄辦公室內(nèi)，比如那些考古資料，幾個(gè)人去現(xiàn)場(chǎng)考古，就那幾人知道，而資料很久不提之后別的人想找都困難，除此之外，找到資料后，還需要資料修復(fù)，然后復(fù)印，才能實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，其中的費(fèi)時(shí)費(fèi)力根本“不足為外人道也”！也許其中包括行走千山萬水，來到目的地后再翻越幾座書山蕩過幾片書海才能找到那么不全面的幾本資料。

（二）不易搬遷和保存

傳統(tǒng)文書一般體積比較大，如果需要搬遷什么的就容易丟失，比如在民國(guó)時(shí)期，政府決定把故宮中的書籍文物西移，送到四川那邊去，當(dāng)時(shí)那一箱一箱書籍光整理就花費(fèi)了幾個(gè)月的時(shí)間，而且在經(jīng)過蜀道時(shí)，在棧道上還丟失了幾箱。除此之外，由于文書是紙質(zhì)的原因，不時(shí)還需要曬曬太陽，不然就會(huì)長(zhǎng)霉、腐爛，導(dǎo)致一些文字丟失等，極其難以保存。

（三）分類費(fèi)時(shí)費(fèi)力

傳統(tǒng)的文書檔案管理全部都是依靠人工完成，工作量較大，花費(fèi)的時(shí)間較多，同時(shí)效率低下，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的文書分類一般需要很多人一起，經(jīng)過幾天幾夜的整理，才能完全分類，而且，由于人多，還需要一起編寫一些索引工具，便于以后尋找，在分類的過程中，也會(huì)因?yàn)楣说牟恍⌒模瑩p毀一些珍貴的文書。所以，傳統(tǒng)文書分類方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，根本趕不上現(xiàn)實(shí)社會(huì)的發(fā)展速度。除此之外，人們?nèi)ゲ檎易约旱馁Y料的時(shí)候，也許還需要排著長(zhǎng)長(zhǎng)的隊(duì)，花費(fèi)大量的時(shí)間，過程無比繁瑣復(fù)雜。

（四）復(fù)印文書時(shí)，形成資源浪費(fèi)，而且難以復(fù)制如果一些復(fù)印的文書被損了，就需要大量的復(fù)制原本的文書檔案，復(fù)制需要大量的紙張，就需要砍伐樹木，除此之外，有的還復(fù)印浪費(fèi)的，這些都形成大量的資源浪費(fèi)，而且，如果有的文件已經(jīng)沒有原版了，那么就會(huì)形成永久丟失。比如，在2001年的9.11事件中，美國(guó)的幾座大樓被毀，其中包括很多世界商界的大佬也不幸去世，其中一個(gè)公司的辦公室也被毀，很多核心資料被毀，如果當(dāng)時(shí)他們使用的時(shí)傳統(tǒng)的文書檔案保存方式，那可能公司就會(huì)面臨倒閉，也不會(huì)在短短三個(gè)月恢復(fù)到30%，在短短幾年就恢復(fù)到70%。所以，在信息時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式必須創(chuàng)新。

三、面對(duì)傳統(tǒng)管理問題，文書檔案的在信息化背景下的管理創(chuàng)新

（一）與計(jì)算機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)信息化管理

在信息化的背景下，文書檔案的管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式。把文書檔案的信息以掃描或者打印的方式傳到網(wǎng)上，并建立一個(gè)信息庫(kù)，比如中國(guó)知網(wǎng)，使用者建立一個(gè)自己的賬號(hào)，一般的文書可以直接下載，一些珍貴、機(jī)密的文書需要申請(qǐng)，當(dāng)然可以采取在網(wǎng)上申請(qǐng)的方式，批準(zhǔn)后才能下載，下載下來就可以直接閱讀，這樣就大大增加了資源共享的機(jī)會(huì)。除此之外，在信息庫(kù)中建立一個(gè)引擎，就可憑關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞在幾秒鐘之內(nèi)找到相關(guān)的書籍，便于全民閱讀，提高工作效率和資源的利用率。

（二）利用硬盤，便于移動(dòng)和儲(chǔ)存

在信息化背景下，一切都能實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化。在文書檔案的管理中，可以使用U盤從網(wǎng)上拷貝所需要的文書內(nèi)容，由于硬盤體積小，直接可以一只手拿起傳統(tǒng)文書幾箱子的內(nèi)容，可以隨便攜帶插到任何一個(gè)電腦上就可以直接閱讀，而且還可以用多個(gè)硬盤拷貝，檔案內(nèi)容不容易丟失，除此之外，也可以存到云盤中，即使丟了一份還有其他的備份。除此之外，文件一旦拷貝到U盤，就不需要進(jìn)行后期管理，不需要像傳統(tǒng)文書檔案管理一樣要存放在適宜的環(huán)境下，還得經(jīng)常翻出來，而且經(jīng)常翻出來的過程也增加了損壞和丟失文書檔案的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）搜索引擎解決分類問題

所有的文書檔案內(nèi)容都可以傳到同一個(gè)信息庫(kù)中，即使這樣，也能使用搜索引擎快速找出所需要的內(nèi)容，搜索關(guān)鍵字，比如在一個(gè)公司中，需要提取某某的檔案，只需要搜他的名字，就可以找出他所有的檔案。搜索引擎快捷而且搜索出來的文件比較全面，你可以多方對(duì)比，選出最優(yōu)秀的一份文件或一份檔案都只需要幾分鐘。而且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)搜索引擎來說，會(huì)隨著技術(shù)的發(fā)展越來越強(qiáng)大，可以準(zhǔn)確的通過你需要做的事情找出你所需要的精確資料。

（四）開辟網(wǎng)絡(luò)空間，不占現(xiàn)實(shí)空間

文書檔案的儲(chǔ)存和放置都是在內(nèi)存或者外存里面，無論多么多的紙質(zhì)版文書檔案內(nèi)容，都可以開辟足夠多的網(wǎng)絡(luò)空間來存放。如果是在云盤里面，那就是完全的網(wǎng)絡(luò)空間，用戶需要時(shí)，就直接下載使用，如果放在U盤里，就可直接打開使用，網(wǎng)絡(luò)空間像一個(gè)芥子空間，猶如修仙的人使用的須彌袋一樣，非常方便！而且U盤體積小，不存在占用大量的現(xiàn)實(shí)空間，在網(wǎng)絡(luò)空間里，對(duì)我們現(xiàn)實(shí)世界來說，就只是數(shù)據(jù)問題而已。

四、結(jié)語

總而言之，在信息化的背景下，應(yīng)該把文書檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化。一方面，可以很大程度上提高信息查詢的速度，用戶可以在家里就能查詢到自己需要的信息，直接通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成所有的查閱過程，而且不需要親自去檔案部門。另一方面，如果某一個(gè)部門的人員想要查閱自己需要的檔案信息時(shí)，不用像從前一樣，等很長(zhǎng)時(shí)間或者是排隊(duì)借閱，只需要通過互聯(lián)網(wǎng)就可以解決這一問題。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)+文書檔案管理工作還可以提高文書檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理資料的開發(fā)與利用，進(jìn)而提升文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

[1]李劍峰．新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J]．赤子(上中旬),2014(17):187．

[2]陳黎．信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J]．辦公室業(yè)務(wù),2013(1)．

[3]胡西春．文書檔案管理工作在信息社會(huì)的改革與創(chuàng)新[J]．辦公室業(yè)務(wù),2013(10)．