對重大活動檔案收集的及時性建議

陽東麗

【摘要】本文從筆者自身的工作角度出發，以重大活動的檔案收集——社團換屆為例，探討目前重大活動的檔案收集工作及時性方面存在的問題，并提出相應的解決辦法，以期對重大活動的檔案收集工作有所裨益。

【關鍵詞】重大活動；檔案收集；及時性

重大活動的檔案是指國家機關、社會組織以及個人在重大活動中直接形成的，對于國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄。隨著經濟社會文化的不斷發展，各個領域舉辦的重大活動越來越多，重大活動檔案的收集也日益受到社會各界尤其是檔案界的關注和重視。本文重點對重大活動的檔案收集的及時性進行了探討。

一、重大活動的檔案收集及時性的重要意義

重大活動檔案收集材料應當齊全完整，才符合檔案長期保管的質量要求。要保證歸檔材料的齊全、準確和完整，就要及時做好檔案的收集整理工作。

2015年10月，中國老科協第六次代表大會召開，這次換屆大會屬于社團組織的重大活動。我參與了換屆大會的檔案收集工作的全過程。在這次大會期間，因為檔案收集程序的不健全，走了不少彎路，經過這次大會之后，我對開展重大活動檔案收集工作的及時性進行了深入思考，認為重大活動檔案收集的及時性應該得到高度重視。

二、目前重大活動檔案收集的現狀

（一）對重大活動檔案收集的及時性重視程度不夠，檔案管理工作不規范。重大活動的檔案收集的及時性具有重要意義，但一些部門常常忽視檔案收集及時性的管理工作，簡單地認為只要年底一起收集整理好檔案就行，沒有及時性的概念。雖然在口頭上強調檔案收集的及時性，但在思想意識上卻沒有真正重視。

從檔案管理工作來看，有些部門沒有建立健全的檔案管理制度，致使重大活動的檔案收集工作沒有法規依據，特別是重大活動的檔案收集的及時性等方面，沒有健全的工作制度，使檔案工作人員工作缺乏責任心，檔案材料收集工作較為被動。

（二）重大活動的檔案文件材料易散失，檔案收集不完整。由于重大活動組織機構多為臨時組建的機構，工作人員身兼數職，使得重大活動臨時機構撤銷的過程中，極易出現大量存放于部門或個人手中的檔案材料來不及統一收集，被隨意丟棄或被帶回原單位等情況，加之辦公地點的不集中，如果不及時跟蹤收集，很容易導致相關材料不全面或一些材料內容與形式的重復，甚至出現檔案材料的散失，在后期材料查閱時缺少相關的資料，造成檔案收集的不完整性。

（三）重大活動檔案的收集視同日常的檔案收集。重大活動的檔案沒有集中在這個階段及時收集積累，時過境遷，最后收集時可能出現檔案的失真性，例如收集到的文件不是最后要存檔的稿件，是改動之前的稿件，將文件的草稿當作文件的定稿收集起來等，影響檔案收集的真實性和準確性。重大活動的檔案收集要認真對待，不能當成日常的檔案收集工作，等一段時間之后或者年底才開始收集，重大活動的檔案必須在重大活動發生時及時收集歸檔。

（四）沒充分認識到重大活動檔案收集工作的階段性。重大活動具有明顯階段性，短的有兩三個月時間，長的則會持續兩三年，所以重大活動的檔案收集工作在這一時期內文件材料集中產生，數量大、門類廣，存儲載體豐富。需要在短時間內完成各類文件的收集整理，因此，相對于日常的檔案收集來說，重大活動的檔案的收集歸檔就更復雜、更有難度。如果沒認識到這點，不及時收集，有漏掉的部分，就會影響重大活動全部檔案收集的完整性。

通過以上分析，我們可以看出，研究和探討重大活動的檔案收集及時性問題具有重要的現實意義。在檔案管理工作中，加強檔案收集工作的及時性，才能保證重大活動檔案收集材料齊全、準確和完整。

三、確保重大活動檔案收集及時性的建議

（一）建立重大活動的檔案工作制度，確保檔案收集的及時性。要保證重大活動檔案收集工作的順利進行，首先要制定有約束力的規章制度，如建立《重大活動的檔案隨時形成隨時收集》的工作制度，制定檔案工作總體安排計劃，編制時間進度表、編制包含歸檔范圍目錄在內的《檔案工作責任書》，明確責任目標、責任內容、責任追究等事項。重點強調檔案及時收集的重要性，使各部門有章可循，把重大活動的檔案收集工作做得更好。

（二）要宣傳重大活動檔案收集及時性的重要作用。要得到領導和有關部門的支持，就要大力宣傳重大活動檔案及時收集的重要作用。讓大家了解檔案收集工作的重要性及其在整體工作中是不可缺少的一部分，提高單位工作人員整體的檔案意識，使他們積極主動地參與檔案收集工作。只有得到大家的認可和支持，我們檔案管理工作才能順利開展。

很多單位容易忽視對檔案資料的及時收集，檔案部門的工作人員要廣泛宣傳，比如在有關會議上，講明此次重大活動檔案收集的重要性，尋求協助。說清本次重大活動在檔案收集過程中需要注意的有關事項，詳細介紹需要檔案收集的范圍和具體內容，最好重大活動中的每個階段都不要有遺漏，否則事后無法后補。這樣才容易得到有關人員的理解支持，積極配合檔案收集工作。

（三）明確重大活動檔案的歸檔范圍，對檔案進行科學的收集。為了防止重大活動檔案收集的盲目性，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規，結合本工作實際，對重大活動檔案的收集范圍作出具體規定，即在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄，均應歸檔。一是文書檔案，如制發文件、會議記錄、報告總結等。二是聲像檔案，如記錄會議的照片（包括底片）、錄音、錄像等。三是電子檔案，包括前三個收集范圍內形成的電子信息和原生性電子文件。四是實物檔案，如票證、領導人題詞、出席證、證書實物等；

（四）要提前介入重大活動，有計劃地開展檔案收集工作。為了及時收集好重大活動中產生的檔案，在活動籌備時檔案人員就要提前介入，做好相關準備工作，與參與活動的有關部門溝通，了解和掌握將要舉辦的重大活動的相關情況，爭取各方面的支持。在每項活動開始時，就派出檔案專業人員具體指導，一直跟蹤指導檔案的收集工作，確保重大活動檔案收集的及時性。

我們換屆大會的檔案收集是按照會前籌備、開幕式、第一次大會、第二次大會、閉幕式等幾個會議階段來進行的。像小組討論大家對文件提出的修改意見，匯總后形成的建議臨時寫在小紙條上，提供給相關人員修改，如果當時不收集，小紙條就不知道最后在哪個人的手里。會后也想不起來具體的修改內容。所以要提前介入重大活動，有計劃步驟地開展檔案收集工作非常重要。

（五）將重大活動的檔案工作納入各部門及個人的職責范圍。建立單位崗位責任制，把檔案工作與其他工作同時進行考核，應從組織人員上保證檔案收集的齊全完整。一般在重大活動的舉辦期間，產生的檔案資料繁多，必須實行專人負責制，由有責任心的人來收集整理檔案的工作。在重大活動過程中，產生的檔案資料往往會落在個人手中，這就要求專人把有用的材料從個人手上及時收集過來。比如在換屆大會的材料的收集過程中，筆者發現每一部門的相關材料都是由自己部門的人保管，領導講話稿往往在撰稿人手中，大會過程中的會議資料以及重要活動之后的宣傳報道等材料也都在相關人員的手中。如果在活動結束前沒及時收集，時過境遷，材料就有可能遺失。必須將檔案收集工作落實到人，落實到檔案文件的形成之時，將應歸檔的檔案收集起來，為重大活動檔案歸檔打下良好的基礎。

四、結語

針對重大活動檔案收集工作的及時性提出優化對策，旨在提升重大活動檔案收集工作效率，最終營造一個高效運作機制，確保重大活動檔案及時科學地收集歸檔。

在換屆大會中，我們對大會活動中所產生的檔案資料進行全程監督，將發生的詳細情況及時錄入《換屆會議檔案登記表》，基本上包括了會議所有環節的檔案信息，極大地確保了檔案的真實性。換屆大會的實踐證明，以上方法對重大活動檔案的及時收集是行之有效的。目前，各單位的檔案意識和檔案質量有明顯提高。

綜上所述，本文重點探討了我國重大活動檔案收集工作的及時性問題，對重大活動檔案的概念進行了界定，研究并分析了重大活動檔案收集工作的現狀，指出現實中一些亟待解決的問題，最后就如何做好重大活動檔案及時收集工作提出了一些建議。希望本文能對重大活動檔案收集工作的發展起到一定的啟示作用。

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