對(duì)圖書(shū)檔案管理創(chuàng)新的思考

宋輝

【摘要】現(xiàn)階段我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案意識(shí)薄弱、管理滯后等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作的發(fā)展。本文主要分析了我國(guó)現(xiàn)階段圖書(shū)檔案管理存在的一些問(wèn)題以及現(xiàn)狀，還有國(guó)外圖書(shū)檔案管理工作對(duì)我國(guó)的啟示，對(duì)我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新建議。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)檔案； 管理； 創(chuàng)新

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、圖書(shū)改革的深入，圖書(shū)檔案管理工作面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題。圖書(shū)檔案工作對(duì)新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時(shí)它也是了解信息的重要來(lái)源。目前，圖書(shū)檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢(shì)下圖書(shū)檔案的發(fā)展需要。

一、我國(guó)圖書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案管理起源于革命時(shí)期，我黨和我軍為了選拔人才，根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國(guó)以后，這套制度逐漸完善。圖書(shū)檔案管理包括職工檔案管理和圖書(shū)檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工作。到了改革開(kāi)放的初期，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀(jì)，圖書(shū)檔案面臨著兩個(gè)極端：第一個(gè)就是人們對(duì)于檔案資料有種神秘的認(rèn)識(shí)，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對(duì)個(gè)人檔案起著很關(guān)鍵的作用，其中有一點(diǎn)偏差，就會(huì)對(duì)個(gè)人的發(fā)展有一定的影響。第二個(gè)極端就是很多圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)檔案不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時(shí)間的推進(jìn)，圖書(shū)原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重地影響到了我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作的進(jìn)程。

二、我國(guó)圖書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度。目前，許多人認(rèn)為圖書(shū)檔案管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類的工作，沒(méi)有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢得到圖書(shū)資料就可以了。對(duì)圖書(shū)檔案管理工作覺(jué)悟性差，忽視了它在圖書(shū)管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒(méi)有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的圖書(shū)都有一套完整而獨(dú)立的圖書(shū)檔案管理軟件，很多中小型單位還是依靠手工編輯和檢索來(lái)管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏，造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響圖書(shū)檔案的完整性。由于圖書(shū)在多個(gè)單位流動(dòng)，致使圖書(shū)檔案的多頭管理跟不上圖書(shū)移動(dòng)的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，圖書(shū)檔案管理的信息未隨著圖書(shū)的流動(dòng)而跟進(jìn)記錄，影響圖書(shū)檔案管理工作的進(jìn)程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了圖書(shū)檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張。我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，圖書(shū)管理人員編制不夠充足，對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒(méi)有必要大費(fèi)周章地培養(yǎng)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的圖書(shū)檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無(wú)一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買了圖書(shū)檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒(méi)有充分地發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范。目前我國(guó)圖書(shū)檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問(wèn)題，比如傳遞問(wèn)題尤為嚴(yán)重。圖書(shū)在傳遞的時(shí)候，圖書(shū)檔案資料并沒(méi)有隨著流入新的圖書(shū)或工作單位。調(diào)動(dòng)圖書(shū)檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過(guò)密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重地影響了我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性。

三、我國(guó)圖書(shū)檔案管理的建設(shè)與對(duì)策

（一）健全圖書(shū)檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理。圖書(shū)檔案是圖書(shū)真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎圖書(shū)的信息的完整性，目前我國(guó)圖書(shū)檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟茩n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則、基本的程序和注意事項(xiàng)。

（二）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理。培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)更新傳統(tǒng)觀念，做好材料的歸檔、保存、傳遞等工作，確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強(qiáng)圖書(shū)檔案的信息化建設(shè)。目前我國(guó)大多數(shù)圖書(shū)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒(méi)有充分地利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的便捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)錄入圖書(shū)的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷地提高圖書(shū)檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享。 圖書(shū)檔案工作者要深入一線進(jìn)行調(diào)研，了解人們對(duì)檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強(qiáng)與各級(jí)圖書(shū)館的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

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