人事檔案管理現狀及對策

王亞男

摘要：隨著人事制度的改革和深入，市場經濟的建立和發展，用工形式的多元化。人事檔案的現狀存在內容失真、材料不全等問題。提出了要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。

關鍵詞：人事檔案；管理；對策

引言

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織及勞資部門在培養、選拔及使用人員的工作過程中形成的歷史資料，主要用于記錄人們不同時期、不同階段的不同情況，一直以來都采取隨人走的模式，是人行為的一種客觀記錄，將人的社會關系、家庭情況等相關資料記錄下來，便于后期的查閱及使用。

一、人事檔案的含義

《檔案學詞典》對人事檔案做了這樣的解釋：專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位由組織統一整理、保存起來以備考查的人事材料。主要有干部檔案、職工檔案和學生檔案三種。內容記錄干部、職工、學生個人的自然情況、社會經歷、思想品德、業務能力、專業水平、歷史和現實的表現。具有現實性、真實性、動態性、機密性的特點，是各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據。這一概念包含了以下幾層含義：

（1）人事檔案是人員管理部門在了解人、使用人過程中形成的人事材料。在人事管理工作中，必然產生與形成一些涉及個人的人事材料。如組織上需要對被管理人員的經歷、家庭作普遍的概要的了解，由此就有了履歷表、簡歷表或登記表；要進行人員的考察了解，就有了考察、考核材料；要給予個人獎勵，就有了獎勵材料。這些材料按照規定整理后就形成了人事檔案。

（2）人事檔案是真實反映個人經歷、德才狀況的原始記錄，是個人本來面貌的客觀反映。人事檔案記錄著一個人從小學至工作以后的經歷、學識、品德、才能等狀況，它是客觀地、真實地反映個人的本來面貌的材料。

（3）人事檔案是由人事材料有條件轉化而來的。同其他檔案閆樣，人事檔案的形成是需要人事材料經一定的條件轉化而來。人事材料轉化為人事檔案的條件是：第一，處理完畢的人事材料才能轉化為人事檔案；第二，對日后工作有考查利用價值的人事材料才能轉化為人事檔案；第三，按照一定規律組合起來的人事材料才能轉化為人事檔案。

（4）人事檔案以個人為單位。人事檔案是以個人為單位，由組織統一整理、保管起來的人事材料。這是人事檔案的一個重要外部特征。

二、人事檔案信息化管理中存在的問題

（1）基礎設備差

就目前檔案管理水平來看，大多企事業采用的還是主要還是傳統的手動記錄模式。想要實現檔案信息化管理，軟硬件設施必須要配套得上，但是很多企事業對這一改良還存在認識不足的問題，資金投入力度不足，基礎設施設備不完善。此外，隨著計算機的升級和更新，那些已經成采用信息化管理檔案資料的企業也要持續保持資金的投入，保證系統的升級能夠跟上技術發展的步伐。

（2）信息數據庫假設不完善

檔案信息化中最重要的部分就是數據資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過程，如果檔案資料在錄入時不完整，或者信息更新不及時，就會嚴重影響到后期對檔案的利用。此外，數字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統崩潰、計算機硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問題是數據資料錄入不規范，網絡建設形式不統一，網絡的共享性較差，這些因素都嚴重制約了檔案信息管理工作的電子化發展。

（3）檔案信息化安全受到威脅

在我們主觀上對信息化建設的安全認識還不強，檔案數據的保密意識較弱，在進行檔案資料的歸檔發布時，缺少嚴格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規范，數據的更新備份不及時，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數字化的檔案資料在修改、移動方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會影響檔案資料的正確性和完整性。此外網絡還會受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。

（4）信息化檔案管理缺乏高素質人才

信息化時代，需要的是具備相應能力的高素質人才。但是反觀當前我國大多數企業事業單位來說，檔案信息化管理隊伍在專業素質和文化程度上還存在參差不齊的現象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業的人才，特別是專門從事計算機網絡技術的人才更是缺乏，遠不能滿足新形勢下的發展需要。

三、人事檔案的作用

人事檔案對于所有求職者、就業者來說都具有至關重要的作用：

（1）有助于人員擇業

畢業生、企業改制職工及自謀職業人員自主擇業，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權限，但有權到相關部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省（市）就業的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調檔，經過審核檔案材料后為其辦理檔案的調轉手續。

（2）有助于專業技術職稱的評定

評聘專業技術任職資格對畢業生、企業改制職工、流動人員都是干好專業技術工作能力水平的具體表現，所以初、中、高級專業技術任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎的。

（3）有助于享受各種保險和辦理退休手續

就業人員按一定標準繳納養老保險、醫療保險等各種保險費，在達到法定退休年齡時，經考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關的證明后即可辦理退休手續。

（4）有助于各項日常業務的辦理

除上述幾項外，畢業生考研、流動人員出國留學、企業改制職工辦理婚育等相關事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關證明，然后到相關機構辦理手續。

四、結語

綜上所述，要想做好事業單位人事檔案管理信息化就需要提高對人事檔案信息化管理重要性的認識、構建完善的人事檔案信息化管理制度、完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性等，這樣才能真正做好人事檔案管理信息化的工作，保證檔案信息化的信息安全。