淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

黃雯

摘要：事業(yè)單位檔案，實(shí)際上是一種十分重要的信息資源。它的作用主要是對(duì)單位的歷史發(fā)展和目前所面臨的情況進(jìn)行真實(shí)全面的記錄，是事業(yè)單位很重要的一種無形資產(chǎn)。在現(xiàn)如今的信息化背景下，我們事業(yè)單位的工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)候順應(yīng)潮流與新形勢。在實(shí)際工作中，把信息化作為改革事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)，這樣也就能夠?qū)ぷ餍蔬M(jìn)行有效的提升。本文對(duì)目前所面臨的新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行了探究與論述，希望能夠提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改革

引言

從事業(yè)單位的角度出發(fā)，想要讓事業(yè)單位得到長足的發(fā)展，我們就應(yīng)當(dāng)做好檔案管理工作。想要讓檔案管理體系變得更加規(guī)范，這就要求單位的管理者對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行充分的了解，并為其提供相關(guān)意見。在我們進(jìn)行檔案管理改革過程中，一定要注意提升自身的改革意識(shí)，這樣就能讓檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)出來，發(fā)揮出來。明確事業(yè)單位檔案信息資料不僅僅要涵蓋員工信息，更要對(duì)單位取得的成果進(jìn)行記錄，進(jìn)行歸納與總結(jié)，這樣才能讓事業(yè)單位持續(xù)健康地發(fā)展下去。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

隨著社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步，事業(yè)單位面臨著各方面的很多改動(dòng)，對(duì)于檔案管理部門來說，信息化對(duì)檔案管理模式的改革有著非常重要的作用。

（一）檔案管理信息化改革是檔案工作發(fā)展的需要

在以往的檔案管理模式之下，如果需要查閱以往的歷史資料或者歷史信息，需要根據(jù)檔案庫中的不同類別來找到相應(yīng)的檔案內(nèi)容之后，才能夠?qū)n案進(jìn)行翻閱整理。在這種模式下，查詢資料所需要的流程是比較多的，工作效率偏低。事業(yè)單位資源流動(dòng)是非常頻繁的，因此，舊檔案模式無法滿足新形勢下的社會(huì)需求。如果對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化改革之后，對(duì)于資料的查詢與使用，將會(huì)變得十分簡單。另外，在以往的檔案管理模式中，主要是靠人工進(jìn)行操作，由于檔案庫信息的復(fù)雜性，人工操作難免會(huì)出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤。在信息化改革之后，可以對(duì)檔案庫的管理進(jìn)行一些高科技的處理，在功能模塊方面可以設(shè)置報(bào)警機(jī)制。這樣可以有效的降低檔案庫數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率，同時(shí)也可以提高查找資料的效率。因此在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理模式的改革是非常有必要的。

（二）檔案管理信息化是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的大勢所趨

隨著科技化的發(fā)展，信息化浪潮在每個(gè)行業(yè)每個(gè)方面都得到了越來越重要的應(yīng)用。在這種新形勢下，檔案管理工作為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，必須對(duì)其管理模式進(jìn)行一定的改革。從各種事業(yè)單位的現(xiàn)狀可以看出，檔案信息化是必要的選擇。以往的模式中存在的一些管理難題，也將變得更加容易解決。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的措施

（一）新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容

在對(duì)事業(yè)單位檔案管理的改革過程中，信息化改革是其中最重要的一部分。信息化改革主要包括數(shù)字化，體系化，自動(dòng)化以及互動(dòng)化。數(shù)字化指利用現(xiàn)代的先進(jìn)科技，將一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)字資料，然后對(duì)這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理與儲(chǔ)存。在檔案信息平臺(tái)上，對(duì)所有的檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充更新，這樣隨著相關(guān)資料的變動(dòng)，數(shù)據(jù)庫的信息也能得到及時(shí)的改正更新。數(shù)字化改革的主要意義是對(duì)，檔案這一個(gè)重要的資產(chǎn)的重新整合，以及更加高效率的利用，這樣可以給事業(yè)單位帶來更高的利潤。體系化的過程主要是指將不同部門的檔案信息都集中到一起，實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位的一體化信息管理模式。在經(jīng)過信息一體化之后，檔案庫信息數(shù)據(jù)之間的兼容性以及通用性將會(huì)得到大大的提高，對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的共享說有著至關(guān)重要的意義。自動(dòng)化改革主要是致力于減少事業(yè)單位在檔案信息管理方面的人力投資，通過高科技手段，最終達(dá)到減少人力或者不需要人力操作的狀態(tài)下，也可以進(jìn)行對(duì)信息的錄入與整理。在信息化改革下，數(shù)據(jù)庫可以自動(dòng)完成提取關(guān)鍵詞、歸檔、檢索、篩選以及自動(dòng)生成檔案等種種操作，這樣可以大大提高數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)處理信息功能。互動(dòng)化改革主要是為了增大數(shù)據(jù)庫信息的高效性，在以往舊的檔案管理模式當(dāng)中，檔案信息利用率是比較低的。檔案僅僅作為一種被查閱的文件，而不存在具體的服務(wù)功能。在實(shí)現(xiàn)檔案互動(dòng)化之后，管理人員可以通過檔案系統(tǒng)自身的功能模塊來進(jìn)行信息與需求者之間的實(shí)時(shí)互動(dòng)。這樣不僅能夠提高搜索信息的高效性，同時(shí)也可以增強(qiáng)用戶的操作體驗(yàn)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍管理

事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性以及系統(tǒng)性都是比較強(qiáng)的，因此，對(duì)于從事檔案管理的工作人員來說，工作人員不僅應(yīng)該掌握有關(guān)檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)該有良好的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德。在新形勢下，事業(yè)單位要想做好檔案管理，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的管理。事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)新型的人才，注重管理團(tuán)隊(duì)的信息化發(fā)展，同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行一定的考核，對(duì)職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能夠從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量。另外，事業(yè)單位應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維，改變以往的定型思路，讓員工可以積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，這樣才能夠保證檔案管理模式改革的平穩(wěn)過度。

三、結(jié)語

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理模式的改革是至關(guān)重要的。在對(duì)檔案管理模式的改革過程中，信息化是其中最為重要的一部分。事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作給予大力的支持以及配合，鼓勵(lì)創(chuàng)新性思維，引進(jìn)高科技的技術(shù)，打造符合新形勢要求的科學(xué)性檔案管理模式。