試論電子檔案管理工作中存在的問題及建議

宋金銥

摘要：文章中作者根據(jù)自己的實(shí)際工作情況，試論了電子檔案管理工作中存在的問題，并就此提出了一些相關(guān)建議，以便對以后的工作給予一定的幫助。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；問題；建議

1電子檔案工作面臨的問題

1.1電子檔案原件的真實(shí)性問題

電子文件極易被更改，且改后無什么跡象。在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中。使用者不能留下自己的痕跡，單位負(fù)責(zé)人也不能在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，之后無法確定此材料是否具有權(quán)威性和真實(shí)性。若有人出于自己的目的把軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了更改，也無法確定和發(fā)現(xiàn)。

1.2電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備均可得到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也能同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這給那些需保密的內(nèi)容或限制提供利用內(nèi)容的安全保密工作，帶來了很大的挑戰(zhàn)。

1.3電子檔案保存的長久性問題

由于辦公自動化的持續(xù)深入。大多單位均已落實(shí)無紙辦公。所有的信息、決策、情況存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們僅需操作一下鍵盤就能夠得到想要的信息。此方法真是為檔案的存儲歸檔簡化了程序，也方便了利用，可是只要網(wǎng)絡(luò)被毀或發(fā)生癱瘓，若發(fā)生“黑客”問題，碰到病毒問題或其它方面的故障，電子文件將可在頃刻間消失掉。導(dǎo)致無法彌補(bǔ)的損失。

1.4檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機(jī)軟件開發(fā)與硬件相比較為落后，還無法適應(yīng)各方面存儲的需求。個別檔案系統(tǒng)各單位之間、區(qū)域之間還無法使用統(tǒng)一的軟件。此情況影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

2做好電子檔案管理的建議

2.1要完善體制。建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，要落實(shí)檔案管理與文件管理統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)。讓兩者同步發(fā)展；其次，應(yīng)把文件管理的前期控制與指導(dǎo)歸入檔案部門的工作職責(zé)，保證從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一指導(dǎo)監(jiān)督下開展；再次，應(yīng)制定統(tǒng)一、合理、科學(xué)的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，在接收電子文件時，檔案部門應(yīng)對歸檔電子文件信息內(nèi)容的真實(shí)性、原始性開展鑒定。

2.2應(yīng)嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性來確保電子檔案的安全

因?yàn)殡娮游募軌虬凑招枰诓煌妮d體上同時存在，也能夠互相轉(zhuǎn)換。包括文件的印章、簽名、字體等，經(jīng)過計算機(jī)基本的粘貼、復(fù)制功能就可達(dá)到完全一樣，這讓電子文件僅可確保真實(shí)性而不能確定原始性。雖然如此，可我們能夠運(yùn)用計算機(jī)的更高功能對電子資料和電子文件進(jìn)行保護(hù)。若對部分電子文件加密或把文檔設(shè)為只讀模式，進(jìn)而到對電子文件開展特定的保護(hù)。并且因?yàn)橛嬎銠C(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)以及計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性，讓系統(tǒng)中信息的更改、增刪變得非常容易。而且修改后能馬上形成一份新的文件且看不出一絲修改的跡象。在這樣的情況下，若沒做備份，數(shù)據(jù)只要被修改，之前的文檔就毫無痕跡、蕩然無存。所以，檔案室應(yīng)該把形成的第一手電子資料和電子文件第一時間備份存檔，保證今后的使用準(zhǔn)確。

2.3要做好電子檔案使用中的控制與管理

首先應(yīng)開始使用權(quán)限的審核。要按照各種人員設(shè)置利用級別，開展對利用權(quán)限的認(rèn)定，并憑此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次。應(yīng)做好拷貝的回收與提供管理。要按照使用者的需求，對其利用權(quán)限開始確認(rèn)后，再開展拷貝制作。并要盡可能避免將載體上存儲的信息全部拷貝，要運(yùn)用技術(shù)手段控制所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，應(yīng)提高電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，要按照密級層次開展有效管理。系統(tǒng)應(yīng)對利用的全過程開展有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，來做為以后驗(yàn)證的憑據(jù)。

2.4應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件高速發(fā)展的今天，造就和培養(yǎng)一批懂檔案管理、通電子技術(shù)的人員是首要任務(wù)，檔案部門要提高和重視對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，應(yīng)多渠道引進(jìn)專業(yè)的管理和技術(shù)人員，盡可能使用責(zé)任心強(qiáng)、思想好、素質(zhì)高的人員做檔案工作。另一方面，應(yīng)對現(xiàn)有的檔案人員開展專業(yè)培訓(xùn)。尤其是加強(qiáng)對電子技術(shù)和現(xiàn)代科技知識的培訓(xùn)。目前檔案工作的深入進(jìn)行，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不但取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。所以，檔案管理部門要盡早改變結(jié)構(gòu)單一、保管型人員過多的檔案隊伍現(xiàn)狀，打造一支結(jié)構(gòu)合理、具有較高素質(zhì)，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

3結(jié)語

在目前信息化快速發(fā)展的今天，在提高電子檔案管理工作時，應(yīng)按照電子檔案自身的特點(diǎn)，既應(yīng)關(guān)注硬件建設(shè)，全面運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，更應(yīng)關(guān)注軟件建設(shè)。設(shè)立健全電子資料及電子文件管理制度，增強(qiáng)電子檔案管理及電子文件制作人員的素質(zhì)。持續(xù)提高各個環(huán)節(jié)的管理與溝通。只有如此，方可順應(yīng)時代的進(jìn)步，快速、準(zhǔn)確地向社會提供有利的信息資源，最終做到不但可節(jié)約開發(fā)資源，還可增強(qiáng)信息時代電子檔案管理的工作效率和層次。