當前醫院檔案管理的困境及改進對策

李沖 孫素梅

摘 要：近年來，我國醫療飛速發展，其中一個亟需整改的環節便是醫院管理，而該環節的核心與關鍵為檔案管理，其管理及應用效率密切關聯醫院整體管理水平。在本文中，分析了當前醫院檔案管理的困境，并提出相關改進對策。

關鍵詞：醫院 檔案管理 困境 對策

引 言

在醫院中，它自身的發展歷程被詳細記錄在管理檔案中。憑借當前的管理檔案，可以了解這家醫院所達到的醫療水平，并且可一次為依據，制定與之相符的發展規劃，基于此提升其醫療及管理水平。總之，對于醫院而言，當前的管理檔案是其發展不可或缺的資源。

1當前醫院檔案管理的困境

1.1醫院領導有待強化自身檔案管理意識

在很多醫院中，對于當前的管理檔案，相關領導者并且正確、清晰認知其重要性，仍舊存在重視業務而忽略檔案的現象。目前，為數較多的醫院在主觀上輕視檔案管理，在其認知中檔案管理這項工作比較簡單，并不具備較強技術性，在需找資料時僅需將與當事人有關的資料找出來即可，其中的部分領導者認為該工作缺乏利用價值，在醫院進步發展過程中無足輕重，不必加大檔案建設的強度，對于醫療水平提升與科研教學等方面管理檔案的作用十分輕視。只有少數情況下，領導層才會考慮將檔案管理作為醫院的一項重點工作，通常并不會納入到醫院年度計劃中，在醫院安排中也難以看到這部分內容。

1.2在檔案管理資源方面投入過少，對現代管理方式缺乏有效應用

當前，市場競爭愈演愈烈，大多醫院為在其中占據有利地位，在現代化醫療設備購買方面投入更多資金，提升醫務工作者醫療素質和能力，加強醫院基建等，但并未對檔案管理建設做到足夠重視。在安排醫院預算時，往往都缺乏檔案工作專項經費，對于信息化資金，在安排過程中，并未安排其所需平臺及設備。很多時候醫院都會將醫療用房欠缺作為理由，縮減檔案用房，部分醫院改建一般房屋，將其用作檔案庫，達不到檔案保管要求，甚至存在檔案管理設施落后及有待完善的現象，對檔案資源產生較大影響，導致其遭受損失，無法發揮檔案作用，制約其發展。在部分醫院中，合并檔案室與倉庫，還有些醫院在地下室中堆放檔案，而其環境十分潮濕，極易導致卷宗發霉，時間一長必定會損壞案卷，甚至無法復原。除此之外，對于檔案管理工作的信息化，醫院仍舊有待重視，和醫療業務難以實現發展同步，并且有其具體體現。其一，檔案管理尚且停留于手工層面，不利于檔案的發展與應用等，不能與現代社會同步發展。其二，部分醫院的文件歸檔目前仍舊處于紙質狀態，并未建立電子檔案。

1.3未在第一時間移交和收集檔案材料

根據關于醫院檔案管理工作的相關規定和要求，對于承擔檔案材料形成工作的相關職能部門而言，在結束材料辦理的第二年首個季度，必須在要求的歸檔時間，基于歸檔質量達標，將檔案移交到檔案室中。但是當下部分醫院并未做好這項工作，將檔案材料散落在有關職能部門中，尚待進行統一管理以及形成明確的材料目錄，對材料查詢與應用產生巨大限制作用。

2當前醫院檔案管理的改進對策

2.1同時從多角度入手強化醫院管理層及全體工作人員的檔案意識

醫院管理者及全體工作人員都應正確、清晰認知檔案管理對醫院進步發展的重要性，明確這項工作密切關聯自身工作及生活，從而為其提供重要支持，且積極參與。部分鮮活事件可突出 這項工作的重要性，相關檔案管理者需要將其上報單位，利用各種形式積極宣傳該工作體現于醫院管理中的價值與意義，不斷提高醫院管理層及員工的重視程度。此外，對于醫院領導，應該在醫院發展規劃中納入檔案管理，并將其作為一個重點。

2.2增加投資，實現檔案管理的現代化

在醫療業務活動開展過程中，許多電子病歷及音像資料等出現，大大增加業務量，在人財物各方面，傳統管理方式都造成嚴重浪費現象，并沒有同步于時代發展。所以，在醫院中，對于其檔案管理，現代化管理方式已成為其必然趨勢，可在醫院自動化辦公平臺上添加檔案收集等內容。醫院應以實際情況為依據，增加檔案工作投資，將多種先進技術與設施引入到醫院中，積極改進與完善各種問題與漏洞，實現檔案管理的現代化，有效強化管理效率[1]。

2.3科學有效開展日常檔案材料收集工作，使其貫徹落實到檔案管理全過程

不僅應建立健全收集平臺，還應針對檔案材料，完善其移交轉遞制度。以本部門需歸檔材料具體情況為依據，利用科學合理的制度，確保形成檔案材料的相關部門在第一時間實現移交歸檔[2]。對于不同類型的材料，必須明確其形成部門與移交歸檔在時間上的具體要求及職責等，不斷督促相關部門，保證它們可以根據實際要求與標準，在第二年首個季度完成檔案移交歸檔。

2.4完善檔案管理制度，加強檔案管理行為規范

通過檔案管理制度的完善，可以使檔案管理隨意性有一定程度的降低，確保其這項工作的規范性[3]。其一，相關檔案管理者應根據具體法規，并與自身實際情況相結合，健全多項規章制度，且科學合理制定所有環節的標準和要求。另外，對醫院的所有科室都提出相應要求，必須配備一名兼職檔案管理者，在縱向上與檔案室人員相對接，在每一科室落實崗位責任制，有效避免推諉等現象的出現，醫院在每個年度都要派遣某些科室檔案管理者參與到業務培訓中。其二，院辦應加強監督，不斷開展檢查工作，一旦發現違反規定與制度的行為，必須在第一時間進行懲處，同樣對于表現良好管理人員應及時給予獎勵，由此在最大程度上調動職工積極性和主動性，激發其工作熱情，從而為檔案管理提供較大便利[4]。

結束語

綜上所述，當前的醫院檔案管理仍舊存在較多問題，面臨較大困境，必須不斷提高醫院管理層及全體工作人員的認知與重視程度，利用多種現代化管理手段加以改善，由此提高醫院整體管理水平，進一步推動我國醫療事業的健康長遠發展。

參考文獻

[1] 陳婧婧，尹遠芳，肖俊杰.當前醫院檔案管理的困境與對策[J].蘭臺世界，2017（24）：42-44.

[2] 房建玲.信息化時代醫院檔案管理工作探討[J].管理觀察，2017（04）：106-108.

[3] 迪力努爾·吐爾遜.淺談醫院財務檔案管理的困境及措施[J].東方企業文化，2014（03）：302.

[4] 楊靜仙.醫院電子檔案管理面臨的困境及對策[J].辦公室業務，2013（23）：190.