關于房產檔案信息化管理的幾點探討

高桂玲

（洛陽市住房保障和房產管理局，河南 洛陽 471000）

關于房產檔案信息化管理的幾點探討

高桂玲

（洛陽市住房保障和房產管理局，河南 洛陽 471000）

現(xiàn)代社會和科技技術的迅速發(fā)展，促使房產檔案管理必須跟上社會進步的步伐，以專業(yè)化、信息化的管理方式為現(xiàn)代城市的建設和發(fā)展提供完善的服務。根據(jù)我國房地產近幾年發(fā)展的現(xiàn)狀來看，不斷加快的城市擴建和改建以及不斷增加的城市房產交易，致使房產檔案管理的工作量也日趨繁重。為了使房產檔案管理的質量得到有效保障，房產檔案管理工作的變革和創(chuàng)新迫在眉睫。

1 ?推動房產檔案管理的數(shù)字化建設，建立房產檔案信息歸集系統(tǒng)

房產檔案管理信息化建設的基礎和前提是房產檔案的數(shù)字化建設。把房產檔案資料和信息進行數(shù)字化處理，然后通過計算機的檢索功能將其整合編輯，這樣就可以把房產資料信息中的每個組成要素如產權人的姓名、房屋面積和地址等分別作為檢索點，同時生成檢索工具，這種計算機自動化檢索在很大程度上提高了檢索的工作效率，為檔案資料利用者的信息查詢提供了便捷的服務。

為了能夠全面、準確地收集房產信息和資料，應使在房產交易過程中產生的全部相關信息和資料自動歸集到房產檔案管理系統(tǒng)中，并將檔案信息以文本的形式保存起來，從而實現(xiàn)房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)的有效結合。此外，房產檔案信息管理部門還可以將房產信息資料處理成圖像，然后將其歸集到房產檔案信息系統(tǒng)中，圖像信息的形成可以利用掃描儀或數(shù)碼照相機等技術設備進行。在計算機系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)之后，通過計算機的檢索、分類、組合等功能將收集的房產檔案資料整理成數(shù)據(jù)庫。

2 ?完善房地產檔案的信息歸集和查詢，實現(xiàn)物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

為了確保房地產信息的全面和準確，就要將房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)有機地結合起來，一方面將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設備將有關資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產檔案信息系統(tǒng)中進行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產數(shù)據(jù)庫。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋的坐落、產權人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產權的狀況等房屋產權管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務。

3 ?努力推進并實現(xiàn)房產檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產檔案網(wǎng)絡

數(shù)字化緩解了檔案保護與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應的，房產檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對檔案開放范圍和權限設立相應的訪問權限，對于公眾可以開放的房產檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對內部開放的檔案，只能經(jīng)由房地產檔案人員通過內部局域網(wǎng)進行查詢利用。

我們房產交易工作要結合房地產管理部門的特點，制定并完善房產檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責任制，做到職責分明，層層把關，提高房產檔案的管理質量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，努力推進并實現(xiàn)房產檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產檔案網(wǎng)絡，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4 ?開發(fā)利用房地產檔案的信息資源

歸納起來主要有四種方式。一是宣傳開放式。這是最客觀的開放利用方式。利用報紙、電視等新聞媒介增強全社會的檔案意識，對房地產檔案實例進行宣傳，通過舉辦房地產產權實務展覽，利用效益圖片展覽館藏內容簡介等，使房地產檔案讓社會知悉，擴大房地產檔案人員的知名度，辦好房地產期刊。二是咨詢服務式。這是最通常的開發(fā)利用方式。設立專門的房地產檔案室進行房地產資料的借閱，由專門的房地產檔案人員負責接待查詢，為利用者提供較好條件，提供電子檔案在閱覽室查詢，采用多種檢查工具，多探索、多渠道用戶所需檔案。三是開展編研。是對房地產檔案信息資源更深層的開發(fā)利用。房地產檔案編研即是將館藏的房地產檔案資料按照一定的形式，進行系統(tǒng)的加工和專門的匯集，使其更具有系統(tǒng)性和專業(yè)性。四是建立房地產檔案信息資源平臺，以網(wǎng)絡化的方式相互提供利用，在更大范圍內實現(xiàn)房地產檔案信息的資源共享，這也是房地產檔案信息管理利用的發(fā)展趨勢。

5 ?建立檔案的雙套保存機制

檔案雙套制，是指一套簽署完整的，具有法律效用的紙質檔案加一套光盤或磁盤為介質的電子檔案。對房地產檔案進行雙保險的管理，這就是在用電子計算機保存房地產檔案的同時，還要做好紙張檔案儲存，這樣才能盡可能的保證房地產檔案的安全可靠。

既然雙套制有其存在的必要，那么，可以在載體形式上有一些變動。因為基層單位在要求光盤歸檔的時候一般是兩份，即正、副本歸檔制，這樣歸檔的目的是為了確保歸檔以后的檔案不會在被借出的時候被不遵守規(guī)定的人修改，等到圖紙技術文件同步鑒定保證了圖物一致以后，一套紙質檔案與電子檔案同時就歸檔了。在對房地產檔案提供利用的過程中，只要是關于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的都應使用觸屏、電腦查看等科學技術，對外提供利用的電子文件應為只讀文件。這樣也能避免房地產紙質檔案過多的與外界環(huán)境接觸，保證檔案安全并提高紙質檔案的壽命。

因此，房產檔案管理的創(chuàng)新需要房產檔案管理部門要對房產檔案管理建設進行科學、系統(tǒng)的規(guī)劃，借助當前信息科技的發(fā)展，利用先進的科技手段，借鑒傳統(tǒng)的管理方式和經(jīng)驗，促進我國房產檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，全面提高管理服務水平。

2017-07-13