論機關單位日常事務中的碎片化時間

袁亮+張曉露

現在隨著政府職能角色的轉變，機關單位的工作面臨日常工作任務量大且繁雜、人力不足的問題。如何提高機關工作效率、緩解人力資源短缺成為當下機關工作的難點。本文從碎片化時間管理的角度出發，對某機關崗位的日常事務的時間分布進行分析，建立了年度工作任務完成情況Y的簡要模型，并提出了減少碎片化時間的建議，對未來移動互聯網在減少碎片化時間發揮的作用進行展望。

管理碎片時間建議

1序言

隨著我國政府職能由管理型向服務型轉變，機關單位工作人員的工作內容較以往發生了較大變化，工作壓力越來越大。越來越多的工作人員“白+黑、5+2”地工作，卻仍然無法完成工作任務。時間管理作為一種企業管理中較為成熟的方法，在實現優化時間資源分配、提升團隊效率、避免組織浪費等方面有明顯的效果。在機關單位的工作中引入科學有效的時間管理方法，可以為單位、部門提升工作效率，緩解人手不足的現狀。

2機關單位人員工作現狀分析

目前機關單位人員日常事務工作主要分為五類：一是年度任務目標，通常以項目完成為工作目的，需要調研、分析、規劃等，工作時間較短的1個月，有的工作完成時間長達2至3年。二是固定的季度、年度考核，業務信息報表，總結和任務布置會等，以總結歸納上一階段的工作為主。三是上級部門臨時任務報表，以匯報特定工作、統計特定數據、預測特定的需求為主。四是平級單位部門需要配合的工作，如聯合考察、共同起草文件、提供本部門掌握的信息數據、政策依據等。五是下級部門來訪，主要是反應工作中的問題、匯報工作，另外窗口單位還有接待辦事群眾、辦事單位等任務。

機關單位人員除以上事務工作外，還有參加臨時性會議，流轉公文，新聞宣傳報道，完成在線、脫產培訓學時等要求，黨員干部還應按期進行支部學習、思想匯報、年度黨風廉政總結等任務。工作人員全年基本都處于滿負荷、高強度的工作狀態。如果大量臨時性工作插入到已規劃好的工作計劃進程中，就會產生大量碎片化時間，造成原有工作計劃無法按期完成，對其他工作，尤其是年度工作任務的完成產生很大影響，而年度工作任務涉及到人員及所在部門的各項考核指標，也會對單位的整體工作產生重要影響，本文從碎片化時間的影響角度出發對年度工作任務的完成情況進行分析。

3實驗

筆者從事機關人事工作，記錄了1周內普通機關人事崗位的工作時間分布，如下圖：

圖1：一周工作時間分布圖

從采集的數據得出，在日常八小時的工作時間內，長期性（年度）工作被大量臨時性工作打斷，工作狀態大量呈現出時間碎片化。在周二、周五出現的3個較長的連續工作時間段，其中2個為參加會議、1個為年度工作。經數據分析可得，臨時性任務是由領導指派、職工電話咨詢、部門工作配合等計劃外工作構成，具有時間分布不可控、任務緊（立即回復）、占用資源高（需統計分析完成）的特點。年度任務是每年計劃按期完成的規定工作，具有時間跨度長、工作量大、工作涉及面廣的特點。實際工作中，需要按期完成的年度任務經常被臨時性任務穿插，臨時性任務的優先級、時限性均比年度任務要高，因此年度任務在執行當中遇到臨時性任務必須回避，待臨時性任務完成后才能繼續進行。另一方面年度任務由于其工作涉及面廣的因素，連續工作時間越長工作效率越高，可見碎片化的工作時間是與年度任務的完成進度負相關。

4模型分析

假設碎片化時間的產生S與上級指派臨時性任務A的數量正相關，與其他臨時性工作B的數量正相關，與年度任務完成情況Y負相關。可以得出：Y=XS=X（αA）2×βB

（其中上級指派任務的優先級應大于其他臨時性任務的優先級；1≤β<α≤2 表示具體工作的完成難易程度，X表示年度任務自身的影響因子）

全部年度工作中∑ni = 1Yi = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1Si = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1（αi Ai ）2×∑ni = 1βi Bi = ∑ni = 1Xi α2β×∑ni = 1A2i Bi

其中在全年所有工作中α、β的近似相等，由工作人員的工作能力決定。因此全部年度工作一般只與上級指派任務和其他臨時性任務負相關。

年度工作是機關工作的重要考核指標，臨時性工作主要影響機關形象、單位口碑。由于上級指派任務的優先級較高且與年度任務完成情況Y顯著負相關，為了盡量減少對年度任務的影響，應提早規劃準備材料，盡快完成。可通過規范工作數據、分工合作處理等方式加快工作進度。臨時性工作B與Y非顯著負相關，非緊急、工作量不大的情況下可以通過固定時間受理、集中時間辦理、同類合并處理等方式，盡量減少同一時間段內的臨時性工作，減少碎片化時間S，將臨時性工作安排在年度工作Y之間的時間，提高年度工作完成效率。

5結論

機關人員處理上級指派任務應優先進行、處理臨時性任務應統一處理，避免增長碎片化時間，影響年度任務的完成。實際工作中除緊急突發事宜外，通過郵件咨詢、固定時間咨詢、制定專人咨詢解釋等方法均可達到這個目的。作為上級領導指派臨時性任務時，充分考慮一般業務人員的工作狀態，提早安排，統一部署，為具體辦事人員留出工作時間調整的余地。

6未來研究方向

機關工作中各部門、各領導簽批文件也增加了日常工作時間碎片化的增加。隨著手機終端和其他移動設備的普及，尤其是領導干部隨時處理公務的需求可能得到增長，數字簽名、在線編輯、視頻會議等應用的普及會極大地提高辦公效率，有效解決機關單位公文流轉問題。不論相關負責人在哪里，只要能夠連接網絡，就可以通過移動終端完成文件的審簽、修改、批注，甚至可以通過召開視頻會議等方式實施進行討論，避免了文件積壓導致任務無法及時完成。未來研究可通過移動辦公因素對碎片化時間管理進一步研究，充分挖掘通過移動互聯網提高機關工作效率的潛力。

參考文獻：

[1]朱艷艷.我國公務員工作壓力及管理研究[D].內蒙古大學，2010.

[2]黃貴生.時間管理的三個技巧[J].決策，2014.