關于做好檔案管理保密工作的幾點思考

胡榮榮

隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益。本文就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

檔案 保管利用 保密

保密工作是檔案管理工作的重要環節，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關系，正確處理好檔案保密與利用的關系是充分利用檔案的關鍵環節，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。怎么做好檔案的保密與管理工作，很多學者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明，歷史發展到今天，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期，只有不斷的創新與改變才能順應發展的步伐。當今社會，檔案資源被廣泛認知與挖掘，做好檔案保密工作，才能凸顯這個行業的重要價值，從而更好的利用它轉變為有意義的社會價值。以下結合自身的工作體會，對檔案管理的保密工作進行分析。

一、檔案在保管時如何做好保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要我們在平時的工作中有嚴格的管理制度，這也大大的提高了我們檔案工作人員的自身責任。

（一）加強檔案的日常管理

檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密新問題，應及時查明原因，進行補救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

（四）做好檔案密級的調整工作

1、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三要建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

2、要貫徹落實《保密法》以及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

二、檔案在利用時如何做好保密工作

如何使檔案技能合理利用，又能保證檔案的安全和完整，我們就要在檔案利用時做到合理的監督，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

（一）正確處理好檔案保密與利用的關系

要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密和開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）做好檔案利用中的監督工作

1、建立健全各項制度。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、進一步完善監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段。管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革。（一）構建檔案管理網絡安全體系。保障企業網絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅來實現。目前流行的隔離方式主要有兩種：（1）企業設置防火墻安全系統，企業內網與外網之間通過中間服務器進行物理隔離。（2）檔案數據存儲服務器與外網之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統，為檔案數據服務器和關聯計算機配置防病毒軟件，設置人侵檢測系統，對外網進行邏輯隔離，以阻斷外網的人侵行為。同時在外網與企業內網之間設置中間服務器，進行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網與企業內網沒有使用任何實現連接的軟硬件設備，數據交換全部通過移動介質在內、外網之間進行數據交換，如使用移動硬盤。（二）系統用戶查閱電子文件管理。訪問本企業檔案系統的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統正式啟用前，系統管理員應根據本單位職下的職責范圍和職級設置其相應的訪問權限。檔案系統應能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權信息、用戶請求信息、用戶操作信息等，從訪問權限方面做好電子檔案保密工作。企業信息部門還應配合好檔案部門做好系統用戶的正確使用檔案系統的工作，以防止系統用戶的不當操作造成不必要的損失。（三）保證電子檔案存儲系統運行環境的安全。與紙質檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機房管理制度等。

結語：隨著時間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

參考文獻：

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.

[2]畢麗萍.檔案資料的復制與保密.中國管理信息化，2011（16）.