財務(wù)共享服務(wù)的實施進行曲

文/中興財務(wù)云

財務(wù)共享服務(wù)的實施進行曲

文/中興財務(wù)云

財務(wù)共享服務(wù)中心的實施與運營階段的核心工作，就是把設(shè)計方案轉(zhuǎn)化為實際操作模型，并不斷改進。其關(guān)鍵是滿足客戶需求、不斷提高服務(wù)水平、保證財務(wù)指標的實現(xiàn)，確保流程質(zhì)量、成本和時間等關(guān)鍵指標能得到持續(xù)的改善。

財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，具有嚴謹?shù)膶嵤┻壿嫞凑铡?61度方法”的結(jié)構(gòu)勾勒出來，環(huán)環(huán)相扣、線索分明。實施與運營階段是整個項目方案落地階段，項目人員根據(jù)設(shè)計規(guī)劃來部署實施，完成共享中心的模塊實現(xiàn)和上線運營。同時，財務(wù)共享服務(wù)是一個持續(xù)優(yōu)化的過程，共享中心在這一階段還應(yīng)建立持續(xù)的優(yōu)化和改進機制。

財務(wù)共享服務(wù)實施部署

實施部署階段的主要工作包括財務(wù)共享服務(wù)方案的實施、人員培訓及溝通和上線試運行。

1、方案實施

（1）業(yè)務(wù)流程

財務(wù)共享服務(wù)中心項目的工作模式十分注重業(yè)務(wù)與技術(shù)二者的結(jié)合。業(yè)務(wù)流程是項目的開端和切入點，根據(jù)業(yè)務(wù)流程落實技術(shù)設(shè)計，最后再返回到業(yè)務(wù)流程中去。實施階段的業(yè)務(wù)流程模塊，就是從系統(tǒng)到業(yè)務(wù)流程的過程。這一階段并非獨立，通常需要配合這一階段的信息系統(tǒng)模塊的測試工作共同進行。業(yè)務(wù)流程模塊的工作包括，檢查是否存在流程不暢、設(shè)計有誤、權(quán)限設(shè)置不當?shù)牟糠郑瑴y試用戶體驗，并進行優(yōu)化改進。

流程冗余測試：項目人員在測試中首先需要考察業(yè)務(wù)流程設(shè)計是否符合企業(yè)的操作實際，消除或置換難以實現(xiàn)的環(huán)節(jié)。實踐中，有時會出現(xiàn)流程設(shè)計階段在內(nèi)控上的偏向明顯影響了實施效率的情況，項目人員需要做必要權(quán)衡后，對冗余環(huán)節(jié)進行刪減。

流程不足測試：業(yè)務(wù)流程測試模塊的工作是檢驗業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)是否詳盡完善。盡管在前期進行了充分的調(diào)研和評估，但在業(yè)務(wù)流程的測試中出現(xiàn)流程設(shè)計不盡完善的情況也屬正常。項目人員在發(fā)現(xiàn)流程設(shè)計疏漏后，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)人員溝通，增加設(shè)計階段不完善的流程環(huán)節(jié)。

崗位權(quán)限測試：項目人員需要在測試中考察用戶權(quán)限的設(shè)置是否達到了用戶角色設(shè)計初衷。例如，在審單業(yè)務(wù)流程測試時，項目人員發(fā)現(xiàn)有可能會出現(xiàn)員工單據(jù)量不均、員工積壓單據(jù)的問題，為解決這個問題，項目人員在組長的崗位權(quán)限設(shè)置中，增加任務(wù)和工作量分配的權(quán)限，就可很好地解決工作量不均的問題。

用戶接受度測試：主要包括了解用戶使用系統(tǒng)之后對時效和質(zhì)量的滿意度，并根據(jù)測試結(jié)果，分析考慮是否進行流程環(huán)節(jié)的微調(diào)。

信息系統(tǒng)是業(yè)務(wù)流程的體現(xiàn)，也是實現(xiàn)財務(wù)共享的工具。在整個項目實施過程中，信息系統(tǒng)是一個比較關(guān)鍵的模塊。

（2）組織人員

利用規(guī)劃設(shè)計階段的人員需求方案，項目人員需要首先完成人員調(diào)配工作。根據(jù)財務(wù)共享后的財務(wù)職能界面與測算的人員規(guī)模，企業(yè)可通過內(nèi)部調(diào)配和外部招聘實現(xiàn)人員組織配置工作。財務(wù)共享服務(wù)的建立勢必會帶來人員轉(zhuǎn)型的問題，因此進行人員調(diào)配的工作，需要關(guān)注以下主要因素：

· 學習能力、基本素質(zhì)適應(yīng)轉(zhuǎn)型后崗位的職責要求；

· 建立科學的人才梯度和人力資源結(jié)構(gòu)；

· 避免人員招聘不足；

· 明確人才需求標準，擴展招聘渠道。

在實踐中，許多財務(wù)共享服務(wù)中心傾向于將技術(shù)性低、重復性高的業(yè)務(wù)進行服務(wù)外包。在進行外包招聘時，項目人員需要考慮服務(wù)提供商的報價，與提供商達成有關(guān)服務(wù)水平問題的共識，詳盡說明將以什么樣的價格、質(zhì)量標準，提供什么樣的服務(wù)，并簽訂服務(wù)水平協(xié)議（SLA）。

（3）信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是業(yè)務(wù)流程的體現(xiàn)，也是實現(xiàn)財務(wù)共享的工具。在整個項目實施過程中，信息系統(tǒng)是一個比較關(guān)鍵的模塊。規(guī)劃設(shè)計階段的業(yè)務(wù)流程設(shè)計方案能否在系統(tǒng)中得到準確體現(xiàn)，關(guān)鍵在于系統(tǒng)實現(xiàn)能否準確執(zhí)行，這是從理論向?qū)嵺`跨越的階段。實施階段的信息系統(tǒng)模塊，包括系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)測試和系統(tǒng)上線的工作。

系統(tǒng)開發(fā)：根據(jù)企業(yè)的信息化水平和共享后信息系統(tǒng)的方案設(shè)計，實施財務(wù)共享服務(wù)項目時一般需要開發(fā)一些尚不具備的應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)包括根據(jù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計方案進行客戶化開發(fā)工作，以及根據(jù)系統(tǒng)接口方案進行接口開發(fā)工作。

系統(tǒng)設(shè)置：主要包括系統(tǒng)初始化和編寫系統(tǒng)使用說明書。系統(tǒng)初始化是指準備初始化數(shù)據(jù)并將初始化數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)的過程。初始化數(shù)據(jù)類型包括靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，在企業(yè)的基礎(chǔ)資料很多時，系統(tǒng)人員一般可采用通過接口模版，進行數(shù)據(jù)導入的方式來減少工作量。系統(tǒng)使用說明書是系統(tǒng)知識固化和準確傳遞的重要工具，項目人員需要保證系統(tǒng)使用說明書的專業(yè)程度、嚴謹性和可用性。

系統(tǒng)測試：系統(tǒng)測試是系統(tǒng)投入正式運行前的重要工作，系統(tǒng)測試與業(yè)務(wù)流程測試相輔相成，經(jīng)常是同時進行的。項目人員和系統(tǒng)人員需要針對測試中出現(xiàn)的問題，提供實時的解決方案支持。系統(tǒng)測試的主要工作包括新系統(tǒng)測試、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換測試、系統(tǒng)管理測試及系統(tǒng)界面測試。

（4）場地設(shè)備

場地設(shè)備模塊的實施中，要進行的主要工作包括：完成預算申請工作；一次性的創(chuàng)建費用和后續(xù)運行費用的落實；若場地是租賃的，需確保租約有效；委派專業(yè)人員進行場地施工；完成監(jiān)督和驗收工作；完成辦公物品登記發(fā)放、辦公室除味等工作，最后完成搬遷工作。

完成場地設(shè)置工作后，行政人員輔助完成財務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)備配套，設(shè)備配套工作包括：制定設(shè)備采購預算和執(zhí)行；物品調(diào)撥；辦公物品外購與內(nèi)購；物品擺放、辦公低耗的管理等。

2、培訓和溝通

財務(wù)共享服務(wù)中心的運行離不開共享組織內(nèi)部人員和外部人員的大力支持，為了確保共享上線試運行及之后的正式運行工作，讓共享中心業(yè)務(wù)操作人員在短時間內(nèi)能夠按照標準化的作業(yè)流程熟練操作，達到各個崗位的要求，并建立企業(yè)上下對共享中心的支持氛圍，對初次建立共享服務(wù)中心來說是個不小的挑戰(zhàn)，而及時展開廣泛、公開、積極的培訓和溝通工作，是解決這個問題的有效方式。

（1）人員培訓與知識分享

人員培訓的對象包括所有與流程、系統(tǒng)運行相關(guān)的最終使用者。針對不同的培訓對象，項目團隊在培訓內(nèi)容和方式上需要有所側(cè)重，分而治之。

共享中心的業(yè)務(wù)操作人員：包括共享服務(wù)的理念和流程全景、共享中心的業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)流程操作規(guī)范等；培訓方式上，可采用崗前封閉培訓，并保證覆蓋全員。

業(yè)務(wù)人員及相關(guān)企業(yè)員工：包括財務(wù)共享服務(wù)的理念、模塊的搭建設(shè)置、提單操作規(guī)范、財務(wù)流程的基礎(chǔ)知識；培訓方式上，盡可能覆蓋更多的員工，考慮成本效益原則，可采用以點帶面的模式，提高效率。

實踐中，有價值的知識和信息分享是項目成功實施的關(guān)鍵因素，知識分享相比培訓來說，對象更為廣泛，形式更加靈活豐富，有助于多渠道地向財務(wù)人員和企業(yè)其他員工宣貫共享服務(wù)的理念，在某種程度上，知識分享的重要性并不亞于對員工的正式培訓。

宣傳的內(nèi)容包括項目新聞、項目進展、項目成員文章、項目簡介等，在宣傳公告最初發(fā)布及項目的困難階段，可以發(fā)布一些高層管理人員對項目的評價文章，使企業(yè)員工能夠清楚地認識到高層管理人員對于該項目的支持。

（2）人員溝通

共享服務(wù)方案實施的過程中，項目人員需要做好溝通管理工作。人員溝通包括高層領(lǐng)導、項目人員與基層人員之間各層級的溝通。項目人員可以建設(shè)《實施階段性溝通匯報機制》來組織和進行有效的溝通管理。

人員溝通的內(nèi)容通常包括財務(wù)人員及業(yè)務(wù)人員在實施中遇到的問題，對項目的意見和建議；階段性匯報，在項目節(jié)點，就項目的實施進展向高層領(lǐng)導和主要業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導及骨干匯報；高層領(lǐng)導就實施中反饋的問題與項目人員進行溝通和方案確定；對基層人員的信息宣貫，有效加強員工對項目成功的信念、降低實施風險。

3、上線試運行

財務(wù)共享服務(wù)中心上線試運行過程中的優(yōu)化和改進是財務(wù)共享服務(wù)中心轉(zhuǎn)入正常運行的必經(jīng)階段，通過2-6個月的試運行期間，可以充分挖掘過程中的問題和不足，并提出優(yōu)化改進措施，為共享中心正式運營提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)和保障。

上線試運行工作是財務(wù)共享服務(wù)中心正式上線前的實戰(zhàn)演練。上線試運行階段，項目人員需制定完備的《試運行方案》，以保證試點單位和業(yè)務(wù)的有序進行。試運行方案主要內(nèi)容包括：確定試點正式啟動的時間、范圍；與分子公司、配合部門的試點分工和溝通機制；組織和安排項目現(xiàn)場人員、后臺支援人員、試點人員、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)人員名單；試點工作計劃和內(nèi)容。

按照試運行方案的上線安排，項目人員需要依照時間節(jié)點適時發(fā)布上線試點通知。財務(wù)共享中心上線是項目的重要節(jié)點，是共享項目正式運營的先決條件，對項目試點發(fā)布的重視，可以有效地提高企業(yè)各層級人員對于共享實施的關(guān)注度，有力推進共享服務(wù)的影響能力和推進進度。

上線試運行過程中，難以避免會遇到來自系統(tǒng)、流程、管理等多方面的問題。項目人員需要在上線試運行過程中對問題進行持續(xù)跟蹤，以此來優(yōu)化項目細節(jié)，為全面正式上線做好準備。通過編制《試運行問題跟蹤表》，項目人員可以及時捕捉流程運行中發(fā)生的問題、使用者反饋的意見，并針對意見制定解決方案，持續(xù)跟進問題的解決動態(tài)，直到問題解決、狀態(tài)關(guān)閉。同時，良好的問題解決機制有助于系統(tǒng)地解決試運行階段出現(xiàn)的問題，保證對出現(xiàn)的問題都有對口人員進行持續(xù)跟蹤和處理。

共享組織的優(yōu)化改進機制

財務(wù)共享服務(wù)的實施，實現(xiàn)了財務(wù)管理模式從傳統(tǒng)到創(chuàng)新的轉(zhuǎn)變；而對財務(wù)共享服務(wù)的持續(xù)改進，則是實現(xiàn)財務(wù)管理模式從優(yōu)秀到卓越的飛躍。

由于企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展、組織結(jié)構(gòu)的變化、戰(zhàn)略目標的轉(zhuǎn)變，希望通過一場管理變革畢其功于一役，建立一個一成不變的財務(wù)共享服務(wù)模式是不現(xiàn)實的。財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建，是一個持續(xù)演進的過程，這就需要具備持續(xù)改進的意識、敏銳的洞察力及推進一項項變革的信念，建立不斷進行自我優(yōu)化的機制。這個過程既非革命性的，也不會引人矚目，但只有將持續(xù)改進的理念一以貫之并付諸實踐，才能構(gòu)建一個充滿活力的共享服務(wù)中心。

財務(wù)共享服務(wù)中心是一個動態(tài)前進的組織，不同于偶發(fā)性的波動改進，共享服務(wù)持續(xù)性的主動改進具有計劃性、組織性、系統(tǒng)性和全員性的特點。做好共享服務(wù)中心的持續(xù)改進工作，就需要建立一套業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的長效支持優(yōu)化體系，通過各維度的管理角度對整個組織的運營提供支持和優(yōu)化措施。例如，在系統(tǒng)維度，項目團隊需要為系統(tǒng)人員和共享中心的人員搭建良好的溝通平臺，定期開展系統(tǒng)討論會、建立系統(tǒng)版本優(yōu)化機制。人員維度，根據(jù)不同員工的業(yè)務(wù)及管理要求建立分層級的培訓體系，并針對員工發(fā)展的不同階段和崗位職責，設(shè)計差異化的培訓管理內(nèi)容及方式。制度維度，通過創(chuàng)建長效的制度優(yōu)化機制、定期評估制度的有效性、更新制度版本等。質(zhì)量維度，項目人員可定期對上下游質(zhì)量節(jié)點進行評估，輸出存在的問題并提出改進方案。

聚沙成塔，長期的持續(xù)改進是一種積跬步以至千里的行為，重視并堅持持續(xù)改進，才能確保財務(wù)共享服務(wù)中心長期健康穩(wěn)定發(fā)展，不斷創(chuàng)造價值。

財務(wù)共享服務(wù)中心的實施與運營階段的核心工作，就是把設(shè)計方案轉(zhuǎn)化為實際操作模型，并不斷改進。其關(guān)鍵是滿足客戶需求，不斷提高服務(wù)水平，保證財務(wù)指標的實現(xiàn)，確保流程質(zhì)量、成本和時間等關(guān)鍵指標能得到持續(xù)的改善。通過測量共享服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平協(xié)議的差異、與業(yè)界標桿的對比，發(fā)現(xiàn)問題與機會，持續(xù)改進財務(wù)共享服務(wù)中心的流程，進行知識管理，提升人員能力，來實現(xiàn)卓越運營。