財務共享對信息系統(tǒng)的四個要求

文/扶冰清

財務共享對信息系統(tǒng)的四個要求

文/扶冰清

共享服務的潛力尚未被完全挖掘出來，一些公司還沒收回他們的投資回報，一些企業(yè)還處于業(yè)務模式轉(zhuǎn)變的陣痛中。選擇一個合適的共享服務信息系統(tǒng)解決方案和技術平臺是確保財務共享服務項目成功的重要因素。

信息系統(tǒng)只是滿足業(yè)務的手段之一，在談信息系統(tǒng)之前，先談財務共享理念。財務共享當前在國內(nèi)是比較熱門的一個話題。但在國外已經(jīng)經(jīng)歷過了幾十年的發(fā)展，目前國外的大型跨國公司基本上全部采用了共享服務的管理模式。

上個世紀經(jīng)濟全球化的過程中，跨國企業(yè)紛紛在全球范圍內(nèi)建立起分子公司。隨著企業(yè)規(guī)模的擴張和分支機構的建立，企業(yè)的成本不斷增加，管理難度不斷加大，企業(yè)的運營風險不斷提升。財務共享服務是一種將分散于各業(yè)務單位、重復性高、易于標準化的財務業(yè)務進行流程再造與標準化，并集中到共享服務中心統(tǒng)一進行處理，實現(xiàn)集團財務資源共享。從這個定義上可以看到，并不是所有財務業(yè)務適合采用財務共享模式進行處理，而僅僅只是重復性高、易于標準的財務業(yè)務（如圖1-3所示）。

財務共享對信息系統(tǒng)的四個要求

財務共享這種業(yè)務的特性對信息系統(tǒng)提出了幾個要求，標準化、集中化、自動化和自助化，具體如圖4所示。

1、標準化

財務共享需體現(xiàn)規(guī)模效應出來，所以對業(yè)務、流程、制度、數(shù)據(jù)的標準化程度要求比較高。那么如何通過信息系統(tǒng)進行一系列的標準化呢？

業(yè)務的標準：提出ERP+報賬的模式支撐業(yè)務標準。納入共享的業(yè)務，要么在ERP中進行業(yè)務處理，要么在報賬系統(tǒng)中進行處理，我們已在報賬系統(tǒng)中預設了一系列共享業(yè)務相關的單據(jù)，企業(yè)可以根據(jù)自身ERP建設的程度，選擇是在ERP中進行管理，還是在報賬系統(tǒng)中進行管理。

流程的標準：需要在集團層面搭建一套統(tǒng)一的BPM工具，無論是整個流程的規(guī)則還是相關審批節(jié)點的設置，都是統(tǒng)一的，而不是各信息系統(tǒng)管自己的流程。

制度的標準：我們建議采用統(tǒng)一不唯一的方式，集團下屬單位可根據(jù)自身的特點制定相應的制度，由統(tǒng)一的組織進行制定和發(fā)布。并且盡量將制度中的規(guī)則嵌入到信息系統(tǒng)中進行實現(xiàn)，降低財務人員需要審核的控制點，能大幅度地提升處理效率。

圖1 大型跨國企業(yè)集團面臨的財務管理挑戰(zhàn)

圖2 企業(yè)業(yè)務和財務的價值體現(xiàn)

圖3 共享服務戰(zhàn)略目標

數(shù)據(jù)標準化：建議企業(yè)搭建統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理平臺，明確各類主數(shù)據(jù)的持有者，持有者對主數(shù)據(jù)的標準和準入準出的流程以及信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。主數(shù)據(jù)持有者的定義，需根據(jù)每類數(shù)據(jù)的業(yè)務管理歸口進行設計，比如供應商主數(shù)據(jù)持有者一般定義為采購部，客戶主數(shù)據(jù)的持有者一般定義為銷售部。

2、集中化

任務的集中處理：不管你是一個共享中心還是多個共享中心的模式，總是需要將業(yè)務集中起來進行處理的。因此需要一個共享服務中心的任務處理平臺，該平臺是一個開放式的，不管是報賬系統(tǒng)中生成的任務，還是ERP系統(tǒng)中生成的任務，都可以對接到該平臺進行統(tǒng)一的任務分配、工作量統(tǒng)計和績效管理。并且能實時地將共享中心員工的處理效率在看板上體現(xiàn)，中興通訊在西安的共享服務中心就有大屏實時展示此類數(shù)據(jù)，一是方便共享中心的管理者直觀的感受，更重要的是起到一個激勵的作用。

影像的集中處理：電子影像系統(tǒng)主要是將實物單據(jù)影像化，無論是業(yè)務領導的審批還是財務人員的審核，都可調(diào)用影像進行支撐。在這種模式下，原始單據(jù)只需定期集中郵寄歸檔，既縮短了業(yè)務處理時間，同時也降低了丟單風險與郵寄成本。對于原始憑證有嚴格限制的地區(qū)和國家，電子影像系統(tǒng)突破了離岸業(yè)務的限制，可將全球業(yè)務納入到共享中心進行處理。影像文件這種非結(jié)構化的格式占用的存儲比較大，考慮到網(wǎng)絡傳輸以及服務器存儲的壓力，需要采用壓縮、斷點續(xù)傳、傳輸加密等技術，確保影像文件高效、安全地傳輸。隨著全面營改增的落實，企業(yè)對增值稅專用發(fā)票O(jiān)cr識別的需求也與日俱增，中興的電子影像解決方案能夠自動抽取專票上的關鍵信息，跟稅局系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)專票的認證。目前國家在特定領域推行電子發(fā)票，一旦電子發(fā)票全面推行，傳統(tǒng)方式下需要做的填單、貼票、掃描、郵寄、審核、復核、歸檔等步驟全部不再需要了，財務處理的效率又將有一個極大的提升。

圖4 財務共享特性對信息系統(tǒng)提出的要求

檔案的集中管理：建議通過電子檔案系統(tǒng)進行支撐。今年年初財政部頒發(fā)的會計檔案管理辦法中，明確了電子檔案的適用范圍，在國家法規(guī)層面認同了電子檔案的管理模式。辦法中明確6大條件，同時滿足這6大條件，企業(yè)可采用電子檔案的形式進行管理。

電子檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)打通：將在ERP中生成的會計憑證與掃描的影像文件自動進行匹配，形成一份與實物檔案一樣的電子文件。同時記錄實物檔案的一系列操作，例如分冊、裝箱、上架歸檔、調(diào)撥、借閱、銷毀等。最終達到兩個目的，企業(yè)內(nèi)部使用全部調(diào)閱電子檔案的形式，外部檢查時優(yōu)先提供電子檔案，如果一定需要使用原始檔案，也可以通過系統(tǒng)快速地檢索、定位原始檔案的位置。電子檔案系統(tǒng)的建立，能使得企業(yè)的檔案管理更加高效便捷、低碳環(huán)保，保證了會計檔案的安全性。

以上主要是核算的集中處理，財務共享除了核算共享之外，還有一塊就是資金的集中管理。根據(jù)統(tǒng)計，40%以上的企業(yè)面臨著無法監(jiān)控資金使用情況、無法管控資金的動向、無法及時了解支付情況、內(nèi)部資金閑置無法調(diào)配的問題。如何解決這些問題呢？

網(wǎng)絡語言的出現(xiàn)對漢語言的語法結(jié)構產(chǎn)生了一定的影響，使?jié)h語言文字和詞語的組合出現(xiàn)了混亂的情況，如“我靠”“我暈”“犀利哥”“你在玩什么東東呀”“哥做的不是作業(yè)，做的是煩惱”等等。這樣一來，漢語言就變得不夠規(guī)范和標準了。網(wǎng)絡語言在現(xiàn)階段十分發(fā)達，人們在網(wǎng)絡聊天的過程中經(jīng)常出現(xiàn)錯別字，人們形成了打錯字的習慣，如“一往情深”寫成“一網(wǎng)情深”等。這樣，就會讓人們的閱讀變得更加困難，錯誤的語句或者詞匯就會讓語法規(guī)律不夠完善，也會減少語言自身的原有韻味。[1]

借助統(tǒng)一集中的平臺來實現(xiàn)資金信息透明化，通盤掌握資金動向，對資金的形態(tài)、存量、結(jié)構、成本、收益、風險、流量、流向，以及信用、計劃等信息實時、動態(tài)地了解查詢。通過高效便捷的自動化手段來集中管理企業(yè)資金，統(tǒng)籌調(diào)度集團資金使用，挖掘沉淀資金，調(diào)劑平衡資金需求，做到集團內(nèi)部結(jié)算基本不動款、對外結(jié)算高效及時。通過嚴格的計劃、限額及授權、審批和訪問控制來實現(xiàn)資金有序運行，防止資金體外循環(huán)，并通過資金結(jié)構、流動性、期限、成本收益及風險管理確保資金流動過程中安全與高效的均衡，預測與防范資金風險。結(jié)合利率、匯率、投融資及金融衍生品市場環(huán)境變化，智能化地分析和擬定企業(yè)理財計劃，合理安排投融資、資金結(jié)構，在風險可控的前提下讓資本快速增值（如圖5所示）。

3、自動化

自動化程度高的共享服務中心，會更高效、交易處理成本和人力成本更低、更少的人為錯誤、提供更優(yōu)質(zhì)的服務。一般來說，共享任務平臺的憑證是根據(jù)業(yè)務規(guī)則自動生成的，同時將以往需要會計檢查的控制點全部遷移到業(yè)務口進行自動化控制，確保流入財務處理的任務是經(jīng)過清洗的，需要人為檢查核對的點是簡單、清晰的。

圖6 FSSC核心平臺運作模式

圖5 信息化處理流程圖

以往在跟CFO溝通財務共享時，CFO比較關注共享之后人員流失的問題，認為共享中心都是進行基礎業(yè)務處理的，擔心留不住人。針對這個問題，可以采取輪崗、晉升等手段將人員保持穩(wěn)定，但換個角度來看，只要共享中心的業(yè)務自動化程度足夠高，其實對人的依賴度并不像以前那么高，所以在信息系統(tǒng)實施階段，自動化設計得足夠好，可以打造一個鐵打的共享服務中心出來。

4、自助化

自助化的目的，是為了在業(yè)務前端就獲取最原始的信息。針對財務處理中占比重大的、重復性高的業(yè)務提出了相應的解決方案，規(guī)范了業(yè)務前端的流程，也降低了財務的處理成本。通過報賬系統(tǒng)管理費用，員工的事前申請、事后報銷、領導審批、預算管控都可以放到線上進行管理，使用這套系統(tǒng)后，領導可輕松地通過手機客戶端進行審批，員工和領導也都可以輕松地獲取到費用相關信息。

從費用報銷往前端延伸，研發(fā)了企業(yè)商旅和辦公采購系統(tǒng)，將發(fā)票量大的業(yè)務自助化，并通過統(tǒng)一服務代理提供商的方式進行管理，員工需要出差預定機票和酒店，或需要采購辦公用品、禮品時，自助在信息系統(tǒng)平臺上一鍵下單，由后臺的代理機構提供服務。員工下單后，也不需要貼票了，統(tǒng)一跟供應商結(jié)算，一張大發(fā)票入賬即可。

FSSC成功關鍵因素

上文是通過財務共享特點推導出需要哪些信息系統(tǒng)進行支撐，財務共享并不是終點，而是企業(yè)財務管理變革的起點。財務共享為企業(yè)財務管理變革提供了組織、人力、流程和信息化的基礎。后續(xù)需要提升管理會計的能力，管理會計信息系統(tǒng)包括：決策支持系統(tǒng)、全面預算系統(tǒng)、標準成本系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)與業(yè)績評價系統(tǒng)等（如圖6所示）。

共享服務在過去的幾十年中被證明是一種行之有效的運營模式，可幫助企業(yè)降低成本、提高服務質(zhì)量、提升效率、降低風險。然而，共享服務的潛力尚未被完全挖掘出來，一些公司還沒收回他們的投資回報，一些企業(yè)還處于業(yè)務模式轉(zhuǎn)變的陣痛中。選擇一個合適的共享服務信息系統(tǒng)解決方案和技術平臺是確保財務共享服務項目成功的重要因素。

FSSC一些項目成功的關鍵因素分享：

1、高度重視信息系統(tǒng)實施前的咨詢工作。財務共享項目并不是簡單的上一套信息系統(tǒng)，而是一個變革的項目，會涉及到組織架構、人員、企業(yè)制度、業(yè)務流程、信息系統(tǒng)等一系列的變革。所以在信息系統(tǒng)實施之前，需要從業(yè)務層面進行一系列的規(guī)劃，才能確保實施的效果。

2、項目實施必須高層領導親自掛帥。變革類的項目，跨組織的協(xié)作非常重要，財務共享項目一般會涉及到財務部、信息部、人力資源部、企業(yè)發(fā)展等部門的配合，并且會使全員的業(yè)務處理發(fā)生變化，所以高層的掛帥顯得尤為重要。

3、清晰的定義項目達成目標。一個項目成功與否，要設定數(shù)字化的目標，一般從效率、差錯率、成本、滿意度等方面進行設計，便于明確項目的方向。

4、設計一個靈活和可擴展的共享模型，可以隨著業(yè)務需求的變化而變化。盡可能地利用信息技術，實現(xiàn)業(yè)務的標準化、集中化、自動化和自助化。

5、尋找一個有豐富經(jīng)驗并可靠的實施伙伴，最好是有同行業(yè)成功案例的伙伴。

（作者系中興通訊股份有限公司全球財務云副總經(jīng)理）