醫院檔案現代化管理問題及對策分析

李曉燕

濟南市中心醫院，山東濟南 250011

醫院檔案現代化管理問題及對策分析

李曉燕

濟南市中心醫院，山東濟南 250011

隨著科技的不斷發展，檔案管理工作方式和手段也發生了較大的變化，為檔案管理工作創新發展提供了新的機遇，同時也帶來了新的挑戰。由于方方面面因素的影響，醫院檔案管理中出現了不少的問題，特別是歸檔不完整、檔案管理效率不高、檔案資料價值利用不高等問題較為明顯，迫切需要推動醫院管理現代化改革，進一步提升醫院檔案管理工作的質量水平。該文針對醫院檔案管理現代化，首先分析了醫院檔案管理現代化的重要作用，以及目前我國醫院檔案管理工作中出現的問題，并就推進醫院檔案現代化管理，進行了論述分析。

醫院檔案；現代化；管理

檔案管理對于醫院醫療業務以及科研工作的開展具有重要作用，是指導醫院改進管理、提高醫療服務水平的重要信息資源。隨著檔案管理工作理念的更新以及現代網絡技術信息技術的發展，對于醫院檔案管理工作也提出了新的要求，醫院在自身的內部管理過程中，應該高度重視檔案管理的重要性，積極推進檔案管理現代化，以檔案管理服務醫療管理，促進醫院發展水平的改進提升。

1 醫院現代化檔案管理重要作用分析

1.1 現代化檔案管理是醫院內部管理創新的基本要求

隨著醫療技術的不斷發展，醫院檔案管理工作方面，無論是檔案的內容還是檔案工作的開展方式等都有了新的變化。特別是檔案工作內容中，既有各種各樣的病歷文件，也有醫院日常管理的行政、會議文件以及財務報表等等，這些對醫院的經營發展有著非常重要的影響，加強醫院檔案的現代化管理，將這些檔案資料進行分類整理、安全保存，對于醫院管理現代化進程推進也具有重要意義。

1.2 現代化檔案管理是提高醫院醫療服務水平，促進醫療科技發展的重要手段

推進檔案現代化管理，能夠更好地實現檔案資料的有效開發利用，特別是由于病歷檔案中詳細記錄了臨床治療資料，對醫院醫療服務過程中病歷檔案信息的有效開發利用，無論是對于有針對性地開展醫療服務，還是進行醫療科學研究等，都有著重要的參考價值。

1.3 現代化檔案管理是醫院檔案管理發展的趨勢方向

現代化的檔案管理，最突出的特點就是利用各種信息技術、智能分析技術等，對于減輕檔案管理工作任務，提高檔案管理效率具有非常重要的作用。醫院加強檔案管理工作，提高檔案管理規范化水平，勢必需要轉變傳統的人工檔案管理模式，因此推進檔案現代化管理，提高檔案管理技術水平，也是檔案管理工作的必然走向，對于推動醫院整體管理水平的提升也具有非常重要的作用。

2 醫院檔案現代化管理存在的薄弱環節

2.1 現代化的檔案管理規章制度體系建設有待優化

檔案管理工作是一項系統性專業性相對較強的工作，特別是醫院檔案管理工作，涉及內容較多，做好檔案管理工作，必須建立規范完善的檔案管理制度。但是很多醫院在內部管理過程中，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理方面還沒有建立規范的檔案工作制度，檔案工作部門對于各類醫療業務科室的調度力度不足，造成醫院的檔案管理工作出現了較多的問題。

2.2 檔案管理工作流程標準化程度不高

由于醫院內部普遍存在著重醫療業務、輕檔案管理的問題，因此檔案管理工作的基礎非常薄弱，檔案管理工作業務流程也存在著較多的問題。特別是很多醫院內部的檔案管理信息化水平不高，檔案管理工作還缺少基本的檔案管理信息系統，檔案部門與醫院內部的各個醫療業務科室、行政部門、藥品部門、耗材部門等之間還沒有直接的聯系，大量分散的檔案資料得不到及時的歸集整理，不利于檔案管理工作的規范開展。

2.3 檔案管理工作專業技術人員缺乏

現代化的檔案管理工作，早已經不是傳統簡單的檔案歸集整理保存，檔案資料的編研利用以及信息化管理等，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多醫院在內部職工的培養上，更加側重于臨床科室人員的再教育、再培訓，而對于檔案管理工作人員缺少專業化系統化的教育培訓，造成了醫院檔案管理工作人員能力水平提升不高，影響了檔案管理工作的質量和效率。

3 醫院檔案現代化管理實施推進措施

新時期的醫院檔案現代化管理工作特征非常鮮明，在檔案管理工作體系上，主要是按照現代檔案管理工作理念要求，加強醫院檔案管理領導力量和制度建設，為檔案管理工作提供良好組織基礎。在工作方式上，主要是應該堅持推進醫院檔案管理的數字化信息化智能化，創新醫院檔案管理工作的整體流程，重點提高醫院檔案管理工作效率。在工作方向上，應該朝著進一步提高醫院檔案資料的開發利用上努力，不斷提升醫院檔案資料的利用水平，真正發揮好檔案資料服務醫院管理以及醫療、科研的內在價值。具體來說，應該堅持在以下幾方面加強管理。

3.1 突出信息化建設，為醫院檔案現代化管理提供良好基礎保障

醫院檔案現代化管理，最主要的途徑還是依靠醫院檔案管理信息化建設來實現，在醫院的檔案管理工作開展過程中，應該將檔案管理信息系統的建設作為重點。目前，較為成熟的醫院檔案管理信息系統建設主要包括以下幾方面的內容：①注重完善醫院電子病歷的管理，利用電子病歷在數據統計、檢索、分析、存儲以及共享方面的優勢，及時將有關的病歷信息數據錄入醫院的檔案管理信息系統之中，通過電子病歷的設計使用，可以準確全面地將有關的病歷數據保存，實現病歷資料保存管理的高效便捷。②加強對醫院內部臨床信息資料的管理，將醫院內部的檔案管理信息系統與臨床科室管理系統進行直接的聯接，將診療、病房、醫技等方面有關的臨床信息記錄，及時與檔案管理部門進行資料的共享，對有保存價值的檔案資料進行全面的歸檔保存，提高檔案資料歸集整理的及時性。③應該注重加強醫院檔案管理信息系統與醫院行政管理部門以及財務管理部門的對接，特別是加強檔案管理信息系統與財務管理信息系統之間的數據共享，將醫院經營活動有關財務報表數據以及醫院的經營活動管理資料等，及時進行歸集整理，交由醫院的檔案管理部門進行歸檔保存，為醫院經營管理提供全面的參考依據。

3.2 突出重點環節，對醫院檔案現代化管理各項工作進行規范提升

推進醫院現代化檔案管理，①醫院管理層應該高度重視檔案管理的重要性，積極支持醫院檔案管理工作的規范有序開展，特別是為了便于對醫院的檔案進行統一管理，應該完善醫院檔案庫的建設，對醫院內部的所有檔案資料進行歸口管理。②按照檔案法以及各地醫療衛生機構對檔案管理工作的基本要求，完善醫院檔案管理規章制度設計，重點是對醫院內部檔案資料的歸集整理、借閱參考、保密存儲等進行詳細的規定，確保醫院檔案管理工作嚴格按照規章制度規范有序進行。③高度重視提高醫院檔案資料的開發利用率。檔案現代化管理對醫院的檔案開發利用與服務也提出了新的要求。在醫院的檔案管理過程中，應該高度重視檔案資料價值的開發利用，組織檔案管理工作人員根據檔案信息進行更深層次的編研工作，更加深度地挖掘檔案資料中的價值。④完善檔案管理信息系統中有關檔案資料檢索查閱的有關設定，盡可能提高檢索效率，為有檔案資料需求的群體提供最全面的檔案資料參考服務，實現檔案資料價值的共享利用。

3.3 突出安全可靠，加強醫院檔案管理信息系統的安全設計

現代化的醫院檔案管理工作主要依賴于檔案管理信息系統，但對于檔案管理信息系統來說，最關鍵的是應該提高檔案管理保存的安全保障水平。在醫院檔案信息系統安全管理方面，重點針對醫院檔案的具體應用領域、內外部環境等，完善安全管理技術。特別是在醫院檔案管理工作的開展過程中，應該注重綜合運用網絡防火墻、安全漏洞掃描、數據加密、資料數據認證及數據簽名等多種技術手段，構建多層次的醫院信息安全解決方案。同時，在醫院檔案信息系統安全管理方面，還應該完善檔案安全管理制度，對醫院檔案管理工作人員以及醫院內部醫務人員在檔案安全管理方面的責任進行明確，最大程度地確保檔案管理過程中有關信息資料的安全可靠。

3.4 突出專業高效，提高醫院電子檔案管理人員的綜合素質水平

醫院檔案管理工作人員的素質能力水平直接關系到醫院檔案管理的整體水平和質量，推進醫院檔案管理現代化，必須重視醫院檔案管理工作人員的培訓教育。①應該加強對檔案管理工作人員檔案管理業務方面的系統培訓教育，特別是檔案資料的歸集整理、開發利用等方面加強專業化的培訓，確保檔案管理工作人員在檔案管理過程中提高工作精細化程度，提升檔案資料的真實性、準確性，促進檔案服務水平的提升。②應該針對檔案管理信息系統的使用操作等方面，提高醫院檔案管理工作人員對檔案信息系統的管理水平，尤其是強化對電子檔案數據的分析處理以及實際運用能力，不斷改進提高以奧運電子檔案工作水平。

4 結語

檔案不僅是醫院重要的信息資源，也是醫院研究發展的重要參考依據。醫院在自身管理過程中，應該高度重視檔案管理的重要性，積極轉變檔案管理工作理念，推進檔案管理信息化建設，創新檔案管理工作手段，完善檔案管理模式，以促進提高醫院檔案管理工作整體水平。

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10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.15.149

2017-02-20）

李曉燕（1976-），女，山東濟南人，本科，助理館員。