淺談內控信息化建設在醫院管理中的作用

何家偉

蚌埠醫學院第二附屬醫院，安徽蚌埠 233040

淺談內控信息化建設在醫院管理中的作用

何家偉

蚌埠醫學院第二附屬醫院，安徽蚌埠 233040

內部控制是現階段非常熱門的課題，諸多醫院都在推進這項工作，它是現在醫院管理的重要評價標準。 但是，從目前來看，很多醫院的內部控制管理都是只具其形，不具其神，這使得醫院內部控制工作單單只停留在理論和制度階段。而引入醫院內部控制信息化系統，將醫院的內控業務流程化，控制風險點，能夠解決這些問題，將醫院的內部控制帶上一個新臺階。

內部控制；信息化；醫院管理；建設模式；主要步驟；實施方案

隨著社會的飛速發展，醫院管理水平也在逐步提高，現如今，內部控制早已分布在醫院的各個部門。很多醫院的內部控制都已經形成了制度、體系，但是想要真正實行起來，卻又存在著很多困難。 傳統的醫院內部控制，嚴格遵循制度的話，不易操作，可如果想要靈活變通，又會存在漏洞。一直以來，醫院的內部控制成果仿佛是“魚與熊掌不可兼得”，而醫院內部控制信息化系統的出現，可以將內部控制的流程標準化，通過控制矩陣來對風險點進行重點監督控制，并且它可以與醫院現有的管理信息系統相結合，做到易于操作、嚴于審核、利于評價，達到真正意義上的內部控制。于是，為了完成醫院內部控制的目標，避免內部控制的風險，引入內部控制信息化系統，是目前最為可行的一種解決辦法。

1 內部控制的目標

內部控制是指通過制定內部控制制度、實施防范風險措施和執行內部控制程序，從而實現對單位經濟活動風險的防范和管控，規范單位內部經濟和業務活動。 單位內部控制的目標，具有具體性、可度量性、可實現性、相關性和時限性，主要包括：合理保證單位經濟活動的合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整、有效防范 舞 弊和預防腐敗、提 高公共服務的效 率 和效果[1]。

2 目前醫院內部控制存在的主要問題

2.1 管理者缺乏專業知識，內控環境較差

大多數醫院的院長來自于醫院臨床科室的科室負責人或醫療骨干，這些院長沒有學習過管理方面的專業知識，對于內部控制沒有準確的認識，甚至以為內部控制就等同于審計。 醫院的內部控制是一個大的整體，并不單單只是財務或者審計部門的工作，正是因為有些管理者無法認識到這一點，才會使得醫院的內部控制工作無法得到有效開展。在醫院的日常工作中，很多涉及到具體問題時，醫療科室或者機關其他職能部門辦理業務以提高工作效率，加強部門之間協調靈活性為由，沒有嚴格按照審批的流程來進行審批，使醫院的會計控制制度無法達到應有的效果，內部控制制度成為一紙空談。

2.2 部分支出（支出的費用）無法掌控，醫院的結余逐漸減少

部分醫院的管理者為了增加收入，或者是為了醫院的宣傳等等理由，允許科室申請一部分業務費用或發展經費。 對于這些支出醫院沒有明確的使用范圍，也無法對其監管約束，這樣可能會導致科室使用經費大手大腳、揮霍浪費，甚至可能會挪為私用，雖然這種做法可能會增加一些醫院的收入，但卻肯定會大大增加醫院的成本，最終并沒有給醫院的結余帶來預期的效果，反而可能會變盈為虧。有些醫院由于財產物資的內部控制管理薄弱，尤其是藥庫與總務，藥品、耗材以及其他物資的管理雜亂無章，低值易耗品的采購、驗收、保管等職責未嚴格分離，存貨的發出未按照有關規定手續辦理，管理科室也不及時與財務的會計記錄相核對，長期沒有盤點過庫存，實物與賬面相差可能甚遠，致使大量的虧損隱藏在醫院的庫存中，加上經濟往來中審查制度不健全等，造成了醫 院 資 產大量流失[2]。

2.3 會計信息失真

由于很多醫院規模不是很大，雖然業務種類齊全，但是業務量較少，醫院可能會為了減少人員成本，采取一個人兼任多個崗位的辦法。這樣一來，會計人員的分工無法相互制約，內部控制變成了自查自糾，將會造成醫院會計工作秩序混亂，給醫院的資金安全帶來極大的隱患。

3 內部控制信息系統的優勢

傳統的醫院內部控制管理，雖然也強調內控制度與業務辦理流程，但遇到一些情況，就無法按照程序來辦理。 如分管的領導外出學習、出差，而業務又急需辦理，往往都是未經審核就先行辦理。但是如果有了內部控制信息系統，不僅能在單位電腦上辦理，通過網絡，可以使用手機、 筆記本等便攜式移動設備進行業務的審核，查詢該筆業務的辦理流程、辦理進度、附件資料等。信息化系統的上線，可以將業務辦理的流程，在電腦里程序化，每一項業務都按照流程來層層推進，每一位負責人在系統里進行自己分工那一步的業務審核，而且能夠查詢到業務審核的時間、審核的意見。同時，這對于后期內部控制分析評價也大有便利， 通過計算機的匯總與分析，不僅減少了人工操作的繁瑣與誤差，也防止了人為的造假。

4 內部控制信息系統的基本模式

醫院建立內部控制信息系統的模式通常與企業一樣，有獨立模式、整合模式和附加模式。首先應當對于醫院進行一次評估，分析看醫院適合用哪種模式來建立內部控制信息系統：獨立模式的內部控制信息系統獨立于醫院管理系統，適用于醫院內部體系建設的初期，那時的醫院在信息管理等方面還不夠健全，獨立的內部控制信息系統將給醫院內部體系建設打好基礎；對于有些已經使用管理信息系統的醫院和業務系統的成熟醫院，內部控制信息系統應當采用整合模式，使內部控制完全融入到醫院的管理決策和日常業務活動當中去；附加模式則是對于內部控制信息基礎較好的醫院，在現有的醫院管理信息系統中直接增加內部控制管理的功能。

5 醫院內部控制信息系統建設的主要步驟

5.1 內部控制體系的建立

醫院應當根據內部控制規范體系的要求，結合現狀，仔細梳理醫院內部業務的實施流程、實施風險和風險控制點，并制定出相應的控制措施，形成醫院內部控制制度。根據內部業務的風險控制點，以相互制約、相互牽制的原則來建立醫院內部控制體系。

5.2 內部控制信息系統建設的基本模式選擇

對醫院建立內部控制信息系統進行可行性、必要性分析，并確定醫院內控信息系統的基本模式和控制流程圖。5.3 對醫院現有信息系統進行更新改造

醫院根據內控信息系統的可行性分析和控制流程圖，并結合醫院現有信息技術水平和管理狀況，按照分析確定的模式對原有系統更新改造或者使用獨立的內部控制信息系統。

5.4 全面建成內部控制信息系統

通過內部控制信息系統與原有信息系統的無縫對接，實現內部控制信息系統的全面建設。

6 醫院內部控制信息系統建設的具體實施方案

6.1 成立內部控制小組，明確小組負責人

醫院財務科可以負責牽頭，但是具體落實到內部控制的內容建設方面，財務科只能負責會計控制，其他內部控制的內容應該由其他各個部門自行來負責建設。內部控制是全員、全過程的系統工程，而不是財務工程。紀檢監察、審計部門，也可以牽頭，但絕對不能由一個部門來負責所有建設，不能紀檢監察、審計部門既充當內控建設的參與者，又充當評判者。

6.2 內部控制小組召開會議，討論內部控制建立與實施的相關議題

會議應當包括制定、啟動相關的工作機制、制定內部控制工作方案、內部控制工作分工及人員配備等問題。 在會議階段結束后，應該對相關科室進行內部控制專題培訓，明確各個部門的責任要求。

6.3 對現行的內部控制進行調研

調研的方式可以選擇研討會、訪談的方式，對醫院各個部門進行內部控制調研，調研的內容包括科室崗位的職責范圍、人員分工、經辦的業務流程、各項管理制度條例、辦法和實施細則等。在調研結束后，對現有內部控制的現狀進行分析，對于缺陷進行記錄，以待內部控制信息化系統上線后進行完善。

6.4 對內部控制進行風險評估

風險的評估，可以采用單位自評和專業評估相結合的方式，找到醫院內部控制管理的風險點。 如對于固定資產管理來說，風險點有：①固定資產購置不符合資產配置標準或未納入醫院預算；②固定資產驗收程序不規范、導致質量不符合要求；③固定資產入賬不及時，形成賬外資產；④為了套取財政資金，虛構固定資產或者固定其他資產；⑤固定資產保管或使用不當，造成固定資產丟失、毀損等情況；⑥固定資產的處置未經過上級部門或財政部門的審批，處置收入流失或未按規定處理等。 對于風險評估后，應當進行分析，總結出應對的方法，形成風險評估報告。

6.5 業務流程規范與配套設計

對于醫院的業務繪制流程，形成流程圖，并制作控制矩陣，控制關鍵風險點。對于每一個風險點，都要有風險管控措施、執行人，還要有對應的控制制度。

6.6 內部控制體系信息化的架構

將之前工作中得到的制度、風險點、流程、控制矩陣，進行信息化，涵蓋到醫院的建設項目、和日常的業務中去。 同時建立數據中心和內控基礎平臺，使內部控制小組可以直觀地進行控制活動。

6.7 在內部控制信息化系統中增加內控評價指標

系統將對于內部控制的日常工作進行評價，可以使用信息化系統對日常業務進行隨機抽樣檢驗，審核業務的辦理是否違反內部控制，手續是否齊全，是否按照規定流程辦理，風險點是否得到良好的控制等。

內部控制不是依靠一個人或是一個部門來完成，而是要靠每項業務的各個執行部門、 負責人互相把控、互相監督來完成的。 內部控制信息化的建設，是內部控制發展的必然趨勢，使用內部控制信息化系統，可以讓部門與部門之間更加有效地進行監督制約。目前在很多企業當中，內部控制信息系統已經投入使用，并取得了非常好的效果，醫院內部控制信息系統在接下來的一兩年里也一定會在醫院管理系統中普及，成為提高醫院經濟管理水平，保障國有資產安全，防范舞弊與貪污的有利工具。

[1]財政部.《行政事業單位內部控制規范（試行）》[Z].2012-11-29. [2]凌 平 .淺 談 新 形 勢 下 如 何 做 好 醫 院 財 務 管 理 工 作 [J].經 營

者，2014（7）：79.

Analysis of Function of Internal Control Information Construction in the Hospital Management

HE Jia-wei
Second Affiliated Hospital of Bengbu Medical College,Bengbu,Anhui Province,233040 China

The internal control is a hot topic at present,many hospitals are promoting the job,and it is an important evaluation standard in the hospital management,however,currently,the internal control management in many hospitals is only with its shape but without its spirit,thus making the internal control work in the hospital only stay in the theoretical and systematical phases,however,the introduction of hospital internal control informational system makes the internal control business process and control the risk points,which can solve these problems and brings the hospital internal control to a new step.

Internalcontrol;Informational;Hospitalmanagement;Construction model;Majorprocedures;Implementation plan

R197.32

A

1672-5654（2017）02（a）-0118-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.04.118

2016-11-08）

何家偉（1990.11-），男，安徽蚌埠人，本科 ，主要主事醫院財務管理、工商管理工作。