新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法

官瑞霞，李冬盎

1.濟南市第一人民醫(yī)院，山東濟南 250011；2.401醫(yī)院嶗山分院，山東青島 266100

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法

官瑞霞1，李冬盎2

1.濟南市第一人民醫(yī)院，山東濟南 250011；2.401醫(yī)院嶗山分院，山東青島 266100

隨著新醫(yī)療改革體制的不斷深入，新醫(yī)改對于醫(yī)院的檔案管理工作也提出了新的要求，醫(yī)院檔案管理工作必須結(jié)合該院的實際情況，有的放矢，重點攻克薄弱環(huán)節(jié)，適時調(diào)整，加大醫(yī)院檔案管理工作的力度，通過采用現(xiàn)代的信息化管理手段，完善和落實檔案管理工作，提升醫(yī)院的整體管理水平，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。該文主要針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題提出有效的解決方法，以供參考。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問題；策略

檔案作為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，記載了醫(yī)院發(fā)展歷史，同時也為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供一定的參考和依據(jù)，是醫(yī)院一筆寶貴的財富。在新的醫(yī)療改革的背景下，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)，不同于一般的檔案管理工作，醫(yī)院檔案管理工作有著一定的特殊性，通常表現(xiàn)在檔案形式和管理形式兩個方面，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，是推動醫(yī)院各項工作有序開展的前提。因此，怎樣全面落實和加強醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的標準化建設(shè)和發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義，也成為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展必須面臨和解決的問題。下面就針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行研究和探討。

1 醫(yī)院檔案管理工作概述

醫(yī)院檔案主要有書面、電子數(shù)據(jù)以及音像等多種形式，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供了全面系統(tǒng)的資料和信息，記載著醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展的點點滴滴。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作包括兩大類，分別為醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理。其中醫(yī)療檔案管理的工作內(nèi)容主要包括記錄和整理醫(yī)院日常的醫(yī)療服務(wù)工作，而后勤檔案管理工作涉及的范圍比較繁多，比如醫(yī)院建設(shè)、綠化、裝修、設(shè)備運行、水電氣、清潔等。在新的醫(yī)療改革的背景下，對于醫(yī)院檔案的管理工作也提出了新的要求，因此，醫(yī)院檔案管理工作必須順應(yīng)醫(yī)療改革的發(fā)展方向，針對醫(yī)院的實際情況，全面落實醫(yī)院檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作高效化、信息化、自動化，促進醫(yī)院管理水平的提升，推動醫(yī)療事業(yè)的不斷進步。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)院管理者檔案管理意識較差

醫(yī)院的經(jīng)營模式和發(fā)展?fàn)顩r是醫(yī)院管理工作的重點，然而管理人員往往沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，對其沒有引起足夠的重視，缺乏管理的意識，從而導(dǎo)致檔案管理工作整體的積極性不高，很多管理人員對待檔案管理工作都是象征性地完成任務(wù)，抱著敷衍的工作態(tài)度，沒有做好對檔案的處理工作，工作都是草草了事，檔案資料不完整的問題頻繁發(fā)生。

2.2 檔案管理體制和時代的發(fā)展要求不符

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院已經(jīng)擁有了屬于自己的一套管理制度和規(guī)范，其中大多數(shù)內(nèi)容都是有關(guān)于醫(yī)療、護理以及人事等方面，而針對檔案管理的制度非常少，醫(yī)院多數(shù)都是根據(jù)自身的實際情況采取管理措施，根本沒有對檔案管理的相關(guān)內(nèi)容做出具體的規(guī)定和要求，缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式。一些醫(yī)院沒有將檔案工作歸類到管理考核方案中來，最終造成檔案管理工作長時間處于管理缺失、監(jiān)督無效的狀況。

2.3 檔案管理水平低下，檔案缺失嚴重

通常由于醫(yī)院的可用房有限的原因，本來就空間有限的檔案管理室被一再縮小，空間根本不夠用，這也為檔案管理工作的順利執(zhí)行和落實造成了一定的難度。如今很多醫(yī)院對于資料收集整理仍然以人工方式為主，計算機技術(shù)還沒有真正普及到這一部門，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下，同時還會造成資料嚴重缺失的情況，導(dǎo)致最終的資料不夠完整。

2.4 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有限，缺乏專職人員

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作通常都是由一些兼職人員或者臨時的工作人員來完成，并沒有設(shè)立專項管理檔案的人員，由于人員流動性大，工作頻繁變動，對于檔案的存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔等具體環(huán)節(jié)和流程都不夠熟悉和了解，從而使檔案管理工作的效果不佳，一些專業(yè)從事檔案管理工作的人員普遍學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)知識，綜合素養(yǎng)不高，不具備較強的業(yè)務(wù)能力，從而不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作。

2.5 檔案利用率不高

檔案管理的根木目標就是實現(xiàn)檔案資源的深入開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案的使用價值，為臨床、科研等工作提供科學(xué)的依據(jù)和信息，更好地服務(wù)每一位患者。然而，很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都將醫(yī)療和建設(shè)醫(yī)院的經(jīng)濟效益作為工作的重點來抓，根本沒有考慮到檔案管理工作對于醫(yī)院長遠發(fā)展的重要意義，無法保證醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，最終導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)力度不夠，檔案的有效利用率大打折扣，無法發(fā)揮其重要的參考價值。

3 改善醫(yī)院檔案管理問題的有效策略

3.1 健全檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系

建立健全醫(yī)院檔案管理的職能部門，改變以往分散的檔案管理模式，采用集中管理的方式進行檔案管理工作，進一步規(guī)范和落實檔案管理中不同工作內(nèi)容（歸檔、保管、節(jié)約、已交、保密、銷毀等）的制度和規(guī)范，醫(yī)院的現(xiàn)代化管理工作必須充分結(jié)合檔案管理工作，并將其歸類到現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容中來，重視檔案相關(guān)法規(guī)制度的學(xué)習(xí)，積極宣傳檔案管理工作的重要性，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是職工都要對檔案工作予以足夠的重視，深刻認識到檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展工作中占據(jù)著非常重要的位置。此外，還必須將檔案管理工作和科室的管理責(zé)任制掛鉤，必須和科室領(lǐng)導(dǎo)工作的績效考核、獎懲聯(lián)系起來，領(lǐng)導(dǎo)人員要清楚各個科室檔案管理的具體工作要求和內(nèi)容，明確自己的職責(zé)和責(zé)任，保證檔案管理工作真正落實到位，使其更加標準化、規(guī)范化、制度化。

3.2 加強檔案法的學(xué)習(xí)

深入學(xué)習(xí)檔案的相關(guān)法律法規(guī)，積極宣傳檔案法的相關(guān)的內(nèi)容，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及所有職工都能夠深刻認識到檔案管理工作的重要性，并予以足夠的重視和支持，密切配合檔案管理人員的各項工作，檔案管理人員必須樹立較強的檔案管理意識，全面了解檔案管理工作的全部內(nèi)容，明確自己的職責(zé)和責(zé)任，對待工作要細致認真，不能夠有半點疏忽，將檔案管理工作歸類到醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展工作中來，促進醫(yī)院各項工作的有序進行。

3.3 轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，重視檔案資源的開發(fā)和利用

實現(xiàn)檔案的有效開發(fā)和利用是檔案管理工作開展的根本，從事檔案管理工作的人員必須在工作中時刻樹立以服務(wù)為核心的工作思想，并將其落實到實際的業(yè)務(wù)中，積極拓展資源信息的渠道和途徑，加大信息資源的開發(fā)力度，力求為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和價值。可以積極組織一些不同形式的編研活動，實現(xiàn)信息的深入的開發(fā)和加工，保證信息的多元化、立體化，為使用者帶來更多的便捷和服務(wù)。此外，必須落實檔案利用反饋信息的管理，加強各個醫(yī)院之間的溝通和交流，逐步實現(xiàn)信息資源的共享性，最大程度地開發(fā)和利用檔案資源的價值。

3.4 加大資金投入的力度，完善檔案管理室的各種硬件設(shè)施

在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展過程中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展和進行的重要前提，醫(yī)院必須加大投入的力度，支持檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)。可以從以下幾個方面入手：①嚴格遵照相關(guān)的標準和規(guī)范，考慮到醫(yī)院自身的實際情況，為檔案管理工作專門配備檔案庫房，同時還要加強各種安保設(shè)施，防止安全隱患；②建立醫(yī)院檔案信息共享平臺，配備齊全的軟硬件設(shè)施，積極引進各種現(xiàn)代化的儀器和設(shè)備，比如計算機、打印機、掃描機等，真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案館工作的網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)信息資源的合作共享，采用檔案管理系統(tǒng)的專用軟件；③配備整套檔案掃描系統(tǒng)。代替人工錄入，避免了人員資源的浪費，使工作效率得到大幅度的提升；④把檔案的所有內(nèi)容都歸類到局域網(wǎng)中，人們可以根據(jù)自己的信息需求，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，很快的找到自己所需要的信息，為使用者提供了更加方便、快捷的服務(wù)，同時也減少檔案的占用空間，使信息的存儲更加方便快捷，能夠有效實現(xiàn)不同部門之間的信息資源共享，從而更好地滿足不同領(lǐng)域的信息需求，真正實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、信息化、自動化。

3.5 加強檔案管理人員專業(yè)知識和素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理工作的有序高效進行在很大程度上取決于檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，如果檔案管理人員的專業(yè)能力有限，將會對檔案管理工作造成一定的阻礙，不利于其有效地實施和開展。醫(yī)院應(yīng)該在選拔和委派專職人員時，將專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力作為考核的重點，同時還要定期開展專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，與時俱進，不斷創(chuàng)新，更好地與時代的發(fā)展接軌，通過采取一定的獎懲措施，來有效激發(fā)工作人員的工作熱情，認真做好每一項工作，保證檔案管理工作的有序開展和進行。

3.6 積極調(diào)研、獻計獻策、合作共享

醫(yī)院檔案管理工作要真正落實，就必須積極開展調(diào)研活動，深入到臨床一線進行調(diào)研，全面了解和掌握不同科室具體對檔案信息具體的要求或者標準，這樣檔案管理工作在開展過程中才具有較強的針對性，有利于獲取具有一定價值信息資料，積極開展編制工作，編制多種形式的檢索工具，從而為臨床、科研以及領(lǐng)導(dǎo)決策提供全方位、多元化的服務(wù)。此外，還應(yīng)該全面系統(tǒng)地掌握和分析不同的反饋信息，加大信息管理的力度，充分發(fā)揮檔案的可利用率，加強各級醫(yī)院之間的信息交流和溝通，有效實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)療體制改革的大背景下，醫(yī)院要想獲得長久的發(fā)展，就必須順應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的需要，轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，積極引進和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理手段，培養(yǎng)創(chuàng)新性的人才，加大醫(yī)院檔案管理工作改革的力度，實現(xiàn)信息資源的信息化、科技化、自動化、電子化，為使用者提供更快捷便利的服務(wù)，為醫(yī)院帶來更多的經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展。

[1]宋淑芹.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2015（35）：80.

[2]項挺.新醫(yī)改背景下基層醫(yī)院績效管理研究[D].寧波：寧波大學(xué),2013.

[3]丁欽.新醫(yī)改背景下檔案管理的不足及改進對策[J].東方企業(yè)文化,2014（20）：255，267.

R197

A

1672-5654（2017）02（b）-0132-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.132

2016-11-13）

官瑞霞（1968.6-），女，山東鄆城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。