信息 化技術(shù)對(duì)路橋工程檔案管理的影響分析

劉 蕾 孫 健

（青島市公路管理局膠州分局，山東 青島 266300）

信息 化技術(shù)對(duì)路橋工程檔案管理的影響分析

劉 蕾 孫 健

（青島市公路管理局膠州分局，山東 青島 266300）

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展伴隨著改革開(kāi)放正在迅猛地發(fā)展，因此在基礎(chǔ)建設(shè)方面國(guó)家得到了強(qiáng)有力的支撐，突出成就表現(xiàn)在公路建設(shè)方面,公路工程檔案信息化建設(shè)也面臨著瓶頸，這個(gè)問(wèn)題在公路建設(shè)方面需要得到解決，資料保存時(shí)間不夠，檔案管理不是由網(wǎng)絡(luò)信息管理，而是以紙檔形式存在,也顯得較為落后,不適合在信息化普及的時(shí)代下發(fā)展，因此人們發(fā)現(xiàn)將信息化管理運(yùn)用在檔案管理中，就會(huì)方便很多，我們就對(duì)現(xiàn)在的路橋工程檔案管理進(jìn)行了分析，并得出相應(yīng)的解決方案。

公路工程；檔案；信息化

對(duì)于國(guó)家檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)，路橋工程檔案是一個(gè)重要的組成部分，也是我們國(guó)家公路管理方面的一個(gè)重要依據(jù)，這要求我們對(duì)公路工程管理有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，并結(jié)合信息化發(fā)展的速度，有一個(gè)更好的管理，并對(duì)其創(chuàng)新，這樣才能使公路工程項(xiàng)目竣工檔案有一個(gè)好的規(guī)范編制，對(duì)路橋項(xiàng)目的提出，并進(jìn)行立項(xiàng)，然后再審批，再進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)偵測(cè)設(shè)計(jì)，還要招投標(biāo)，在施工、竣工整個(gè)過(guò)程中的文字材料、照片、音像、圖紙表格等材料都屬于高速公路工程檔案。并且不能忽視對(duì)這些資料的信息化管理，將其以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于光盤中或者其他載體中進(jìn)行傳輸，不僅能減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)，還能提高其效率。

一、當(dāng)前公路工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文件材料管理的輕視

管理起來(lái)較為分散的原因，是由于公路工程項(xiàng)目較多，檔案的類別也比較多，就容易出現(xiàn)檔案管理不齊全的現(xiàn)象在工程項(xiàng)目管理中，一些項(xiàng)目管理者的意識(shí)也不夠完善，因?yàn)閮H在工程項(xiàng)目質(zhì)量檢查和項(xiàng)目進(jìn)度開(kāi)展方面重視，從而導(dǎo)致了公路工程檔案資料會(huì)有殘缺。我們應(yīng)對(duì)一些單位的檔案資料日常收集工作加大重視，減少為應(yīng)對(duì)突擊檢查的竣工后收集的材料的隨意性，減少造假的可能性，這樣會(huì)使真實(shí)富有價(jià)值材料檔案保存不完善，使后期的檔案管理難度大大增加。如果施工圖在施工過(guò)程中隨意變換，在檔案管理中并沒(méi)有得到好的更改，一定會(huì)使后期指導(dǎo)管理施工養(yǎng)護(hù)等質(zhì)量管理不夠精準(zhǔn)。

（二）工程檔案制度的不夠健全問(wèn)題

項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量不高是由于沒(méi)有一套健全的制度運(yùn)用在公路工程檔案管理中。應(yīng)對(duì)公路工程的檔案管理設(shè)有明確的限定，運(yùn)用于一些交通工程和機(jī)電工程的項(xiàng)目招標(biāo)文件中，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》等相關(guān)制度，并落實(shí)在實(shí)際行動(dòng)中。大部分的原始資料收集不夠齊全，是由沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)、明確的準(zhǔn)則界限導(dǎo)致的，甚至?xí)棺舟E脫落的現(xiàn)象產(chǎn)生。想要減少檔案移交工作滯后帶來(lái)的檔案保存不當(dāng)容易丟生帶來(lái)的安全問(wèn)題，就要確保施工單位竣工后能夠及時(shí)地將檔案移交給建設(shè)單位，希望能減少問(wèn)題發(fā)生。

（三）從業(yè)人員在檔案管理工作中的不穩(wěn)定現(xiàn)象

因?yàn)樵谌藛T安排上沒(méi)有穩(wěn)定的人選，大多數(shù)都是兼職人員，檔案管理人員流動(dòng)性大，因此會(huì)產(chǎn)生大多數(shù)人員不能完全理解自己工作的檔案文件，那么想要有一套對(duì)公路項(xiàng)目檔案完整的管理，是不可能的，在后期的竣工與驗(yàn)收工作，還會(huì)產(chǎn)生查閱不便的現(xiàn)象，這是由在檔案管理工作中對(duì)其不夠重視導(dǎo)致的。公路單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，讓其從思想和能力上都可以勝任工作，具備上崗證，思想上夠重視，不回避檔案管理的事項(xiàng)或相關(guān)會(huì)議。公路項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，受從業(yè)人員的責(zé)任心、素質(zhì)、和相關(guān)工作能力等影響。

1.對(duì)檔案的意識(shí)和重視不夠

對(duì)項(xiàng)目檔案管理的重視不強(qiáng)，并且在認(rèn)識(shí)上有偏差，是我們一些工程建設(shè)單位上會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。在諾大的工程項(xiàng)目中，會(huì)有項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)中屬于附屬產(chǎn)物的、作用不大的思想產(chǎn)生，因此導(dǎo)致了無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是員工都只注重工程的技術(shù)能力、時(shí)間長(zhǎng)短，還有工程的質(zhì)量，這是對(duì)項(xiàng)目檔案管理的不重視；敷衍了事，只為了檢查，完成上級(jí)的命令，認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理只是額外工作。

2.沒(méi)有先進(jìn)的操作方法

運(yùn)用傳統(tǒng)的方法管理項(xiàng)目檔案，被現(xiàn)在大多數(shù)的路橋建設(shè)項(xiàng)目所應(yīng)用，但是單純由人工操作和管理，在資料的形成、收集、整理的工作中，會(huì)導(dǎo)致工作效率不高，適應(yīng)不了越來(lái)越多的數(shù)量和項(xiàng)目檔案利用范圍的不斷擴(kuò)大。傳統(tǒng)方式在整理方面，存在著浪費(fèi)的現(xiàn)象，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的整理方式，是在項(xiàng)目完工后，由竣工資料編制小組統(tǒng)一整理，需要很多張紙，因?yàn)橐惶淄暾捻?xiàng)目檔案有上千卷之多，還要把它們做成紙質(zhì)檔案，這樣會(huì)需要給每個(gè)單位都配備檔案室，并且安排大量人員管理和編制，這樣占用的資源也會(huì)很多。

二、完善公路工程檔案信息化管理的對(duì)策建議

（一）信息化管理系統(tǒng)的完善

要想實(shí)現(xiàn)公路工程檔案的科學(xué)化管理，需要不斷地完善公路工程檔案信息化的管理系統(tǒng)，而且在檔案管理中可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融匯貫通。一是有一個(gè)體系。隨著時(shí)代的發(fā)展，要求檔案管理工作的管理者，需要不斷結(jié)合當(dāng)下進(jìn)一步發(fā)展，而且要想構(gòu)建良好的信息化管理體系，需要我們結(jié)合檔案管理的實(shí)際，進(jìn)行信息化建設(shè)，并且有專業(yè)人士來(lái)輔佐完成。二是控制的同步與否。要保證檔案資料的系統(tǒng)性和整體性，就要將公路建設(shè)的過(guò)程同檔案建設(shè)的過(guò)程同步實(shí)施，信息化的系統(tǒng)也可以把檔案資料錄入，只要把資料統(tǒng)計(jì)好分析好就可以了。三是工作程度的精細(xì)。記錄與統(tǒng)計(jì)，要跟得上項(xiàng)目的開(kāi)展，審批以后的資料錄入到管理系統(tǒng)中時(shí)，還不應(yīng)忘記要做好工程未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃并且有目的，在項(xiàng)目管理中有節(jié)奏的監(jiān)管和檢查，還應(yīng)在信息錄入過(guò)程中注意錄取信息是否精確是否完整。

（二）檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)的強(qiáng)化

每個(gè)單位對(duì)優(yōu)秀人才的渴望，都是源源不斷的，因?yàn)楣芾砣藛T的素質(zhì)越高，其工作能力也就會(huì)越高，因此檔案管理人員在檔案信息化管理的過(guò)程中起到了重要的作用。一則，想要保證從業(yè)人員的流動(dòng)性減小，就需要安排專業(yè)人員來(lái)從事這項(xiàng)工作。二則，對(duì)檔案信息化管理人員的專業(yè)培養(yǎng)是必不可少的，想要面臨工作中的難題和不斷的發(fā)展，還需要讓檔案信息管理的工作人員，有高超的專業(yè)能力和豐富的專業(yè)知識(shí)，要做到這些可以通過(guò)召開(kāi)會(huì)議和講座來(lái)培養(yǎng)其能力，同時(shí)也不要忽視上崗人員的從業(yè)資格。員工思維的改變也是對(duì)檔案信息化管理的另一個(gè)進(jìn)步，要想更好地使用現(xiàn)代信息技術(shù)，就要求員工一定要有與時(shí)代相符合甚至超前的檔案管理意識(shí)，這樣也會(huì)更好地落實(shí)信息化管理工作，使命感的增強(qiáng)也會(huì)從根本上提高檔案信息化管理的工作效率。要想保證公路工程檔案的高效運(yùn)行，不可忽視對(duì)檔案管理工作人員的考核，是對(duì)信息化的專業(yè)知識(shí)和工作態(tài)度是否良好的考核，要想提高考核工作率可以將員工福利和考核相結(jié)合，這樣會(huì)提高員工的工作熱情。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng)

因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)越來(lái)越快速的發(fā)展，社會(huì)其他行業(yè)的運(yùn)行速度也在快速發(fā)展，信息存儲(chǔ)量的不斷擴(kuò)大和獲取信息準(zhǔn)確率的提高，成為信息化技術(shù)的有利優(yōu)勢(shì)和技術(shù)特點(diǎn)，公路建設(shè)發(fā)展的加快和檔案管理的越來(lái)越精準(zhǔn)，是因?yàn)閷⑿畔⒒\(yùn)用到其中?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，在公路項(xiàng)目檔案管理中需要加強(qiáng)重視。第一，為保證信息化管理技術(shù)的實(shí)施，不定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢查是必要的；第二，為避免資料和信息被隨意改變，應(yīng)有相關(guān)的人員建立完善的制度，并且設(shè)置好操作權(quán)限；第三，信息化技術(shù)要想把相關(guān)的功效在檔案管理過(guò)程中全部發(fā)展出來(lái)，就不可以忽視對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的要求，還可以實(shí)行一套有效的數(shù)據(jù)管理機(jī)制，并嚴(yán)格按照機(jī)制實(shí)行，這樣資料的完整性和精準(zhǔn)性才可以得到保證，檔案信息化管理的工作也會(huì)越來(lái)越好；還有，我們不能忽略檔案管理的安全性問(wèn)題，安裝防火墻和權(quán)限設(shè)置是必不可少的，硬件的掃描殺毒當(dāng)然也必不可少，這樣相關(guān)的問(wèn)題就可以得到很好的解決；最后，為了未來(lái)公路建設(shè)工作的發(fā)展，公路相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，不能忽視視察工作，并結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際情況，通過(guò)了解每個(gè)人好的想法，再結(jié)合信息化建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施的提高，會(huì)使公路建設(shè)越來(lái)越好。

三、總結(jié)

在不斷發(fā)展的時(shí)代下，需要檔案工作人員不能被時(shí)代發(fā)展拋下，跟得上越來(lái)越新科技的步伐，不僅要進(jìn)行檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，還要有所突破，這樣才能使我們的路橋工程檔案管理發(fā)展得越來(lái)越好。

[1]彭林.路橋施工建設(shè)單位在施工管理中的影響[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2014（19）：156-157.

[2]崔桂芳.關(guān)于路橋施工單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制現(xiàn)狀與創(chuàng)新管理研究[J].會(huì)計(jì)師，2015（9）：55-56.

[3]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案，2006（3）．

[4]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（3）.

G271

A