高校辦公室管理

龐 威

（沈陽音樂學院，遼寧 沈陽 110000）

高校辦公室管理

龐 威

（沈陽音樂學院，遼寧 沈陽 110000）

作為高校管理工作的樞紐，高校辦公室需要較好地開展管理工作，以確保學校各項事務能夠順利完成。基于這種認識，本文對高校辦公室管理問題展開了分析，并結合這些問題提出了相應的管理對策，為關注這一話題的人們提供參考。

高校辦公室；管理職能；信息平臺

引言

隨著高等教育的發展，高校辦公室管理工作也隨之變化，從而產生新的問題。就目前來看，高校辦公室管理普遍存在管理職能弱化、管理制度落后、管理條件不佳和能力水平不一等問題，不利于高校各項工作的順利開展。因此，還應加強高校辦公室管理問題的分析，以便結合這些問題制定有效的對策，繼而更好地促進高校管理工作水平的提升。

一、高校辦公室管理問題分析

（一）管理職能弱化

現階段，高校辦公室管理出現了職能弱化的問題。隨著時代的發展，高校辦公室職能目標也發生變化。明確新的職能，才能更好地制定工作目標，從而有效開展高校辦公室工作。但從實際情況來看，高校辦公室未能認識職能目標的變化，未能及時實現職能拓展，出現了職能弱化的情況。受這一因素影響，辦公室人員大多只負責自己的“一畝三分地”，在工作中缺乏熱情。此外，高校辦公室也未能及時開拓新鮮業務，難以為全校師生提供全方位服務。

（二）管理制度落后

高校辦公室管理工作需要借助文件、會議等途徑開展，需指定完善管理制度，以確保各項工作能夠有序開展。但就目前來看，高校辦公室管理制度落后，不符合新時期管理需求，以至于人員工作與制度脫離[1]。受這一因素的影響，辦公室管理人員在工作中總是缺乏計劃性和針對性，主要按照上級領導要求確定工作內容。此外，高校辦公室管理未制定相應的獎懲機制，導致實際工作中存在職責不明和獎懲不清等問題，難以對人員形成有效激勵。

（三）辦公條件不佳

在信息技術快速發展的背景下，高校同樣完成了計算機等信息設備的引進，以期提高高校工作效率。但從高校辦公室的工作條件來看，多數辦公室存在硬件設施不全、設備陳舊老化等問題。而即便高校引進了有關設備、設施，也未能做到及時完成技術更新、升級，所以導致設備未能發揮應有作用。受這些因素的影響，高校辦公室人員無法在工作中加強信息技術的充分運用，工作效率普遍不高，也未能獲得工作質量的提升。

（四）能力水平不一

高校辦公室管理工作的開展，需要依靠辦公室工作人員。由于高校辦公室管理工作較為瑣碎，所以需要人員擁有較強的業務能力和過強的專業素質，以確保相關工作能夠高效開展。但實際上，高校辦公室人員來歷不同，一些是由教師中選拔的，一些則是從機關單位抽調的，還有一些是高校直接招聘的應屆畢業生，在學歷、經驗等方面存在較大差異，能力和素質水平也高低不一。受這一因素影響，高校辦公室管理工作難以得到統一、高效開展。

二、高校辦公室管理對策探討

（一）強化管理職能

為加強高校辦公室管理，還要對高校辦公室的管理職能進行強化。首先，需強調服務職能，要求高校辦公室為領導會議、文件簡報等工作的開展提供服務，并致力于服務學校的各個部門，面向全體師生提供優質服務。為此，還要加強辦公室人員服務意識的培養，確保人員能夠改進服務態度，積極為學校師生提供服務。其次，需突出辦公室的調研職能，結合高校發展現狀開展高校課題調研，采用多種形式加強辦公室調研工作開展，以便為高校經營管理決策的制定提供依據和保障。再者，需強化辦公室協調能力，結合高校各項事務重要程度對各種事件的關系和順序進行調整，減少高校科研、教育和管理等工作的沖突，從而使高校和諧發展。最后，應加強辦公室監督職能發揮，使辦公室行使監督各部門工作的權力，以確保各部門能夠將責任和事務落實到個人身上[2]。針對未能按時完成學校布置任務的部門，辦公室則要適時問責，以督促各部門加快工作的開展，確保學校管理工作效率得到全面提升。

（二）完善管理制度

結合高校辦公室管理工作現狀，還要對現有制度進行完善。首先，需加強辦公室內部制度建設，確保各項工作的開展能夠做到有章可循。為此，還要對辦公室人員的職責進行進一步細化，確保個人能夠明確自身崗位責任，并在制度指導下通過分工合作順利完成各項工作。在實際工作中，則要結合學校發展需求實現制度創新，確保辦公室管理工作內容得到進一步豐富，并確保各項制度能夠得到落實。其次，還要完成長效激勵機制的建立，以確保辦公室工作人員能夠更好地投入工作。為此，還要從物質和精神兩方面制定相應的激勵措施，確保管理人員能夠通過積極工作獲得更加豐厚的回報，同時也能在精神上產生更大的工作興趣，繼而更好地完成各項工作。此外，還要制定相應的獎懲機制，給予工作表現優異的人員一定的獎勵，并對工作表現較差的人員進行適當懲罰，繼而使人員認真開展各項工作。最后，需制定人員的教育培訓制度，確保人員能夠通過學習不斷提高自身能力和工作水平，并通過加強人員培訓實現高校資源的充分利用，使辦公室人員更好地為高校教育提供服務。

（三）改善辦公條件

為給高校辦公室管理工作的開展提供基本保障，高校還應改善現有辦公條件，建立專款進行高質量辦公設備的購置，并加強辦公室的修繕、整合，以便為辦公人員提供相對獨立的辦公環境和良好的辦公條件。在此基礎上，則要加強辦公室管理信息平臺的建設，完成高效、科學辦公室管理信息系統的建設，引入更多的先進技術設備，完成高校管理平臺建設。而利用該平臺，辦公室人員則能完成高校大量信息的收集、處理、存儲和傳達，從而使辦公室工作效率得到進一步提升。此外，借助該平臺，人員也能實現管理信息資源共享。因此，通過信息化建設，可以推動辦公室管理的自動化發展，從而在節省高校辦公室管理人力資源的同時，使高校的管理效益得到提高。

（四）加強隊伍建設

在高校辦公室管理隊伍建設上，需完成高素質、強能力的先進性管理隊伍培養，以便使高校辦公室始終保持較高的工作效率，堅持滿足新時期高校發展需求。首先，需加強辦公室人員思想意識的培養，確保人員能夠形成正確的思想價值觀念，持續加強辦公室作風建設，嚴格按照高校的規章制度開展工作，產生推動高校發展的使命感和責任感。其次，需加強辦公室人員業務素質培養，加強管理人員選拔培養，對人員溝通能力、協調能力、文字表達能力等各種專業能力進行培養，從而使辦公室業務處理效率得到提高。針對缺乏經驗的工作人員，需加強人員實踐鍛煉，從而使人員能夠完成豐富工作經驗的積累，不斷提高自身服務水平。針對業務知識水平較差的人員，需加強專業培訓，安排人員提供專業性的幫助，確保人員素質水平能夠得到盡快提升[3]。最后，應加強辦公室人員職業道德培養，使人員在工作中恪盡職守，嚴肅進行工作和生活的區分，采用職業化的方式解決工作問題，避免將生活中的煩惱帶入工作，使辦公室服務質量得到進一步提升。

三、結論

通過分析可以發現，高校辦公室管理工作目前仍然存在較多問題，想要推動高校辦公室管理工作的高效化、科學化發展，還要強化辦公室管理職能，并完善現有管理制度。在此基礎上，則要改進現有辦公條件，并加快人員隊伍建設，為高校辦公室管理工作的開展提供全面保障。

[1]方源源.淺談新時代下高校辦公室管理的弊端和優化[J].人力資源管理，2017.

[2]倪樂一.提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索[J].產業與科技論壇，2015.

[3]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化，2014.

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