高校辦公室管理

龐 威

（沈陽音樂學(xué)院，遼寧 沈陽 110000）

高校辦公室管理

龐 威

（沈陽音樂學(xué)院，遼寧 沈陽 110000）

作為高校管理工作的樞紐，高校辦公室需要較好地開展管理工作，以確保學(xué)校各項事務(wù)能夠順利完成。基于這種認(rèn)識，本文對高校辦公室管理問題展開了分析，并結(jié)合這些問題提出了相應(yīng)的管理對策，為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

高校辦公室；管理職能；信息平臺

引言

隨著高等教育的發(fā)展，高校辦公室管理工作也隨之變化，從而產(chǎn)生新的問題。就目前來看，高校辦公室管理普遍存在管理職能弱化、管理制度落后、管理條件不佳和能力水平不一等問題，不利于高校各項工作的順利開展。因此，還應(yīng)加強高校辦公室管理問題的分析，以便結(jié)合這些問題制定有效的對策，繼而更好地促進高校管理工作水平的提升。

一、高校辦公室管理問題分析

（一）管理職能弱化

現(xiàn)階段，高校辦公室管理出現(xiàn)了職能弱化的問題。隨著時代的發(fā)展，高校辦公室職能目標(biāo)也發(fā)生變化。明確新的職能，才能更好地制定工作目標(biāo)，從而有效開展高校辦公室工作。但從實際情況來看，高校辦公室未能認(rèn)識職能目標(biāo)的變化，未能及時實現(xiàn)職能拓展，出現(xiàn)了職能弱化的情況。受這一因素影響，辦公室人員大多只負(fù)責(zé)自己的“一畝三分地”，在工作中缺乏熱情。此外，高校辦公室也未能及時開拓新鮮業(yè)務(wù)，難以為全校師生提供全方位服務(wù)。

（二）管理制度落后

高校辦公室管理工作需要借助文件、會議等途徑開展，需指定完善管理制度，以確保各項工作能夠有序開展。但就目前來看，高校辦公室管理制度落后，不符合新時期管理需求，以至于人員工作與制度脫離[1]。受這一因素的影響，辦公室管理人員在工作中總是缺乏計劃性和針對性，主要按照上級領(lǐng)導(dǎo)要求確定工作內(nèi)容。此外，高校辦公室管理未制定相應(yīng)的獎懲機制，導(dǎo)致實際工作中存在職責(zé)不明和獎懲不清等問題，難以對人員形成有效激勵。

（三）辦公條件不佳

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校同樣完成了計算機等信息設(shè)備的引進，以期提高高校工作效率。但從高校辦公室的工作條件來看，多數(shù)辦公室存在硬件設(shè)施不全、設(shè)備陳舊老化等問題。而即便高校引進了有關(guān)設(shè)備、設(shè)施，也未能做到及時完成技術(shù)更新、升級，所以導(dǎo)致設(shè)備未能發(fā)揮應(yīng)有作用。受這些因素的影響，高校辦公室人員無法在工作中加強信息技術(shù)的充分運用，工作效率普遍不高，也未能獲得工作質(zhì)量的提升。

（四）能力水平不一

高校辦公室管理工作的開展，需要依靠辦公室工作人員。由于高校辦公室管理工作較為瑣碎，所以需要人員擁有較強的業(yè)務(wù)能力和過強的專業(yè)素質(zhì)，以確保相關(guān)工作能夠高效開展。但實際上，高校辦公室人員來歷不同，一些是由教師中選拔的，一些則是從機關(guān)單位抽調(diào)的，還有一些是高校直接招聘的應(yīng)屆畢業(yè)生，在學(xué)歷、經(jīng)驗等方面存在較大差異，能力和素質(zhì)水平也高低不一。受這一因素影響，高校辦公室管理工作難以得到統(tǒng)一、高效開展。

二、高校辦公室管理對策探討

（一）強化管理職能

為加強高校辦公室管理，還要對高校辦公室的管理職能進行強化。首先，需強調(diào)服務(wù)職能，要求高校辦公室為領(lǐng)導(dǎo)會議、文件簡報等工作的開展提供服務(wù)，并致力于服務(wù)學(xué)校的各個部門，面向全體師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為此，還要加強辦公室人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，確保人員能夠改進服務(wù)態(tài)度，積極為學(xué)校師生提供服務(wù)。其次，需突出辦公室的調(diào)研職能，結(jié)合高校發(fā)展現(xiàn)狀開展高校課題調(diào)研，采用多種形式加強辦公室調(diào)研工作開展，以便為高校經(jīng)營管理決策的制定提供依據(jù)和保障。再者，需強化辦公室協(xié)調(diào)能力，結(jié)合高校各項事務(wù)重要程度對各種事件的關(guān)系和順序進行調(diào)整，減少高校科研、教育和管理等工作的沖突，從而使高校和諧發(fā)展。最后，應(yīng)加強辦公室監(jiān)督職能發(fā)揮，使辦公室行使監(jiān)督各部門工作的權(quán)力，以確保各部門能夠?qū)⒇?zé)任和事務(wù)落實到個人身上[2]。針對未能按時完成學(xué)校布置任務(wù)的部門，辦公室則要適時問責(zé)，以督促各部門加快工作的開展，確保學(xué)校管理工作效率得到全面提升。

（二）完善管理制度

結(jié)合高校辦公室管理工作現(xiàn)狀，還要對現(xiàn)有制度進行完善。首先，需加強辦公室內(nèi)部制度建設(shè)，確保各項工作的開展能夠做到有章可循。為此，還要對辦公室人員的職責(zé)進行進一步細化，確保個人能夠明確自身崗位責(zé)任，并在制度指導(dǎo)下通過分工合作順利完成各項工作。在實際工作中，則要結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求實現(xiàn)制度創(chuàng)新，確保辦公室管理工作內(nèi)容得到進一步豐富，并確保各項制度能夠得到落實。其次，還要完成長效激勵機制的建立，以確保辦公室工作人員能夠更好地投入工作。為此，還要從物質(zhì)和精神兩方面制定相應(yīng)的激勵措施，確保管理人員能夠通過積極工作獲得更加豐厚的回報，同時也能在精神上產(chǎn)生更大的工作興趣，繼而更好地完成各項工作。此外，還要制定相應(yīng)的獎懲機制，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員一定的獎勵，并對工作表現(xiàn)較差的人員進行適當(dāng)懲罰，繼而使人員認(rèn)真開展各項工作。最后，需制定人員的教育培訓(xùn)制度，確保人員能夠通過學(xué)習(xí)不斷提高自身能力和工作水平，并通過加強人員培訓(xùn)實現(xiàn)高校資源的充分利用，使辦公室人員更好地為高校教育提供服務(wù)。

（三）改善辦公條件

為給高校辦公室管理工作的開展提供基本保障，高校還應(yīng)改善現(xiàn)有辦公條件，建立專款進行高質(zhì)量辦公設(shè)備的購置，并加強辦公室的修繕、整合，以便為辦公人員提供相對獨立的辦公環(huán)境和良好的辦公條件。在此基礎(chǔ)上，則要加強辦公室管理信息平臺的建設(shè)，完成高效、科學(xué)辦公室管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，引入更多的先進技術(shù)設(shè)備，完成高校管理平臺建設(shè)。而利用該平臺，辦公室人員則能完成高校大量信息的收集、處理、存儲和傳達，從而使辦公室工作效率得到進一步提升。此外，借助該平臺，人員也能實現(xiàn)管理信息資源共享。因此，通過信息化建設(shè)，可以推動辦公室管理的自動化發(fā)展，從而在節(jié)省高校辦公室管理人力資源的同時，使高校的管理效益得到提高。

（四）加強隊伍建設(shè)

在高校辦公室管理隊伍建設(shè)上，需完成高素質(zhì)、強能力的先進性管理隊伍培養(yǎng)，以便使高校辦公室始終保持較高的工作效率，堅持滿足新時期高校發(fā)展需求。首先，需加強辦公室人員思想意識的培養(yǎng)，確保人員能夠形成正確的思想價值觀念，持續(xù)加強辦公室作風(fēng)建設(shè)，嚴(yán)格按照高校的規(guī)章制度開展工作，產(chǎn)生推動高校發(fā)展的使命感和責(zé)任感。其次，需加強辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，加強管理人員選拔培養(yǎng)，對人員溝通能力、協(xié)調(diào)能力、文字表達能力等各種專業(yè)能力進行培養(yǎng)，從而使辦公室業(yè)務(wù)處理效率得到提高。針對缺乏經(jīng)驗的工作人員，需加強人員實踐鍛煉，從而使人員能夠完成豐富工作經(jīng)驗的積累，不斷提高自身服務(wù)水平。針對業(yè)務(wù)知識水平較差的人員，需加強專業(yè)培訓(xùn)，安排人員提供專業(yè)性的幫助，確保人員素質(zhì)水平能夠得到盡快提升[3]。最后，應(yīng)加強辦公室人員職業(yè)道德培養(yǎng)，使人員在工作中恪盡職守，嚴(yán)肅進行工作和生活的區(qū)分，采用職業(yè)化的方式解決工作問題，避免將生活中的煩惱帶入工作，使辦公室服務(wù)質(zhì)量得到進一步提升。

三、結(jié)論

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，高校辦公室管理工作目前仍然存在較多問題，想要推動高校辦公室管理工作的高效化、科學(xué)化發(fā)展，還要強化辦公室管理職能，并完善現(xiàn)有管理制度。在此基礎(chǔ)上，則要改進現(xiàn)有辦公條件，并加快人員隊伍建設(shè)，為高校辦公室管理工作的開展提供全面保障。

[1]方源源.淺談新時代下高校辦公室管理的弊端和優(yōu)化[J].人力資源管理，2017.

[2]倪樂一.提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015.

[3]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化，2014.

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