企業辦公室和諧管理研究

牛斐

摘要：制度對沖、管理真空、評價失衡、文化脫離等沖突是企業辦公室管理工作不可避免的問題。如何管理沖突并合理解決沖突，促進辦公室和諧發展，提高辦公室管理績效，是所有企業必須始終深入研究的一項重要課題。本文針對企業辦公室管理中存在的不和諧因素，引入和諧管理理論，通過構建和諧管理概念模型，提出促進辦公室和諧發展的有效策略。

Abstract： The system hedge， management vacuum， unbalance appraisal and renegade culture are the inevitable problems in the management work of business office. How to manage conflicts and reasonably resolve conflicts， promote the harmonious development of the office， and improve the performance of office management is an important subject for the enterprises. Aimed at the disharmony factors in the enterprise office management， this paper introduces the harmonious management theory， constructs harmonious management concept model and puts forward the effective strategy to promote the harmonious development of the office.

關鍵詞：企業辦公室；和諧管理；概念模型

Key words： business office；harmonious management；concept model

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）01-0037-03

0 引言

“和諧理論”是席酉民在其成為中國第一位管理工程博士的博士論文中提出，并在其后的研究中逐步成為一系列可實際操作的管理理論。和諧管理是組織為了達到其目標，在變動的環境中，圍繞和諧主題的分辨，以優化和不確定性消減為手段提供問題解決方案的實踐活動。

制度對沖、管理真空、評價失衡、文化脫離等沖突是企業辦公室管理工作不可避免的問題。如何管理沖突并合理解決沖突，促進辦公室和諧發展，提高辦公室管理績效，是所有企業必須始終深入研究的一項重要課題。本文針對企業辦公室管理中存在的不和諧因素，引入和諧管理理論，通過構建和諧管理概念模型，提出促進辦公室和諧發展的有效策略。

1 和諧管理理論綜述

“和諧理論”是席酉民在其成為中國第一位管理工程博士的博士論文中提出，并在其后的研究中逐步成為一系列可實際操作的管理理論。和諧管理是組織為了達到其目標，在變動的環境中，圍繞和諧主題的分辨，以優化和不確定性消減為手段提供問題解決方案的實踐活動。

結合和諧管理的特點構建的概念模型，包含以下內容：系統運行基礎。組織需要有運行的基礎，管理需要有管理的對象，組織應該充分利用自身的優勢，整合更多類型的資源參與組織的建設與發展；資源要素要求。資源應該與組織的發展需要相契合，資源投入比例要適度均衡，不同資源之間相互協調，相互耦合；組織管理活動。

合理的管理機構、完善的管理體制及不同管理部門之間的密切協作，能夠減少內耗，保證物質流動暢通。實現信息傳遞無誤，組織成員心情愉悅、善于協同，達到組織內部環境的和諧一致；系統運動過程。系統運動是一個不斷循環、上升的過程，資源投入一組織管理一內外協調一組織產出一組織發展一吸引新投入，這是組織運動的基本過程；系統內外協調。系統應該能根據外部環境的變化，依靠自身較強的自組織能力與和諧的內部環境，與外部環境相適應，調整自身，維持組織的健康發展；系統目標。系統一系列的運動過程，是為了組織發展與壯大，實現組織和諧發展和吸納新資源的目標，以及實現組織內部成員的勞動價值。

2 企業辦公室管理的不和諧因素、不和諧表現以及其不利影響

2.1 不和諧因素及表現

2.1.1 制度對沖

該方面主要表現在企業制度管理同辦公室行政管理間存在不協調情況，如企業中不同的經理都有各自的管理范圍，比如后勤經理主司后勤事務，生產經理主司生產任務，因此不同的部門在制度方面也存在一定的差異。該種情況的存在，在實際管理工作開展中辦公室則很可能因此同其他部門間形成沖突。從制度對沖角度看來，企業同企業辦公室間制度雖然相同，但在具體細節方面，也將存在一定的差異。

2.1.2 管理真空

在辦公室職能邊緣化發展的情況下，企業辦公室管理也因此進入到了一個真空狀態。在現今很多企業發展當中，辦公室在企業當中的地位逐漸弱化、邊緣化，辦公室本來具有的服務和組織協調等功能，如今只能做為附屬部門專門提供服務，而無法發揮其組織協調功能。作為企業的“行政長官”，辦公室卻缺少相應的管理執行能力，并因此使其在目標實現方面存在較大的阻礙。

2.1.3 文化脫離

根據文化引領標準在不同職能部門當中理解情況的差異，企業辦公室在管理當中則很難實現“和而不同”。在企業發展當中，其文化也將產生很多個分支，并因此使企業在文化引領以及管理目標上存在差異。如生產部門以產量和效益為重，而辦公室則以組織協調為重。所屬部門職能和工作內容的差異性使得企業辦公室在具體文化方面同其余部門間存在不同的需求以及方向，并因此導致企業內部文化不和諧情況的發生。

2.1.4 評價失衡

在現今很多企業發展中，企業其余部門同辦公室間在考核標準方面難以形成互補，并因此在管理層次方面存在“短路”情況。如辦公室不僅是具體評價的執行者，同時也是評價的考核以及實施者。在該過程中，這種均衡性的存在則很難兼顧企業整體的評價制度，并導致部分偏差情況發生。

2.2 不利影響

上述情況的存在，將會對企業的正常發展產生以下方面影響：第一，難以形成明確的管理目標，在管理實踐以及制度體系方面很難達到統一性；第二，將影響到企業的戰略管理，在企業文化具體實施中，不和諧環境、功能因素以及人際關系的存在都將對企業的整體發展以及目標實現產生影響；第三，難以綜合利用企業資源。不僅不能夠統籌實現，也將對企業和諧管理想形成一種偽裝，并在對辦公室具體功能進行剝奪的情況下誤導具體決策；第四，受到企業制度、激勵機制以及評價方式的應用，則會使評價方式的公正以及公平性受到影響。

3 和諧管理對企業辦公室管理工作的重要意義

和諧管理理念目前已然成為備受企業推崇的一種現代企業管理理念，它在企業中的應用已成為一種主流趨勢。隨著和諧社會發展理念的盛行，和諧管理理念逐漸蔓延到企業治理領域。自從市場經濟體制在我國逐步成型，各行各業的社會分工不斷細化，特別是在企業內部治理結構中，各部門既強調分工，又注重協作。企業辦公室作為一個有機的整體，其大部分工作需要各部門、各個成員積極協作去才能順利完成。企業辦公室在企業中處于中心樞紐的位置，擔負著服務、信息上傳下達以及后勤保障的職能。辦公室管理環境和日常工作是否和諧，直接關系到各部門的工作狀態，所以企業應該高度重視辦公室和諧建設。

由于辦公室工作任務繁復，在日常工作中難免出現這樣那樣的問題，可以根據企業實際情況引入和諧管理理念，系統的分析該理念在企業辦公室管理環境中應用的可能性與可控性，通過和諧管理模式促使辦公室日常工作機制規范化，同時在辦公室內部形成層次化的管理結構，將總目標進一步劃分為各層次的小目標，基于多層次多目標的實施進一步優化企業管理結構，實現企業管理功能與企業戰略的均衡化。嚴格來講，可以將和諧管理作為衡量企業和諧管理績效的參考標準，而不只是將其當作一種社會化的產物，它能為企業優化管理環境提供一套可供參考的標準，對于改善企業辦公室管理環境，培育企業核心競爭力大有裨益。

4 企業辦公室實現和諧管理目標的創新思考與具體對策

4.1 以人文本

“以人為本”的理念當中，就蘊含了和諧發展相關內容，在新發展時期中，企業在發展當中則需要積極促進人際關系、企業資源以及企業內外環境的和諧。在該過程中，需要做好企業戰略同辦公室管理匹配情況的注重，并做好企業戰略目標同步的協調。在實際管理中，辦公室需要做好時效性的注重，即做好和諧本身激勵、促進以及發展作用的注重。作為企業的首腦部門，辦公室是企業實施決策的重要輔助，也是評定企業是否和諧的關鍵指標。在此背景下，企業辦公室和諧管理也正是辦公室通過對企業資源的充分利用實現戰略實施管理的糅合。在這個過程中，辦公室必須嚴格按照戰略規劃制定配套的和諧管理制度，并根據企業所處的不同發展時期適當調整和諧管理方式，在做好管理手段優化、規范的同時也需要做好企業制度有效性的溝通。同時，也要保證“以人文本”不能只是口號，必須深刻分析企業不同的管理層面，針對各層面存在的不良信息以及動態情況進行整體把控。通過科學、和諧制度的建立做好員工行為規范的規范，在結合企業戰略目標的基礎上做好企業文化精神塑造，在同企業現有資源積極整合的基礎上實現資源整合。在該過程中，人可以說是最為主要的因素，要做好管理工作中人主觀能動性的發揮，并因此實現以人為本。

4.2 強化溝通

在辦公室工作中，協調是其一項重點職能，協調工作開展的好壞，將直接對辦公室工作的效率以及質量產生影響。對此，要想出色的完成辦公室工作，高超的協調技術以及良好的協調技能則成為了關鍵。在工作當中，需要能夠充分認識到溝通的過程即為相互協調，并做好管理集中以及高效的注重。要想較好的實現該目標，以人為本僅僅是最為基礎的手段，還需要相互間能夠體現尊重，更好地實現和諧環境的創造：第一，要加強干部思想道德教育。教育員工做好我國文明的傳承，做好“明禮誠信、團結友善、勤儉自強、敬業奉獻”相關規范的帶頭落實，保證能夠以德感人、以德服人；第二，要做好人際交往中關系的引導。通過有益活動以及制度的落實實現員工同領導、同事同同事間的科學引導，在做到互相幫助、互相信任的基礎上共同實現進步；第三，要積極開展法制教育，提高員工的法制觀念，運用法律制度和企業規范約束員工行為，保證人際關系的長久和諧。

4.3 文化引領

文化引領作為企業文化建設的創新點，在近年來逐漸成為企業強化辦公室管理的有效手段之一。在該項工作中，要將企業文化理解為一種管理方式，將該種概念抽象到企業文化引領當中。在企業辦公室和諧管理當中，文化引領首先是一種管理辦法，其次才是手段，而其所具有的最大作用，還是在實現企業文化同企業制度和諧發展的基礎上實現兩者間的融合，將企業績效管理、戰略調整以及文化建設都引領到企業全局發展當中。

4.4 管理創新

制度管理是企業發展的重要命脈，在企業辦公室管理中，要從以下方面做好把握：第一，做好行政管理體制建立。從轉變職能、簡政放權以及理順關系這幾方面改進現行企業管理體制。對于這三部分內容而言，其具有緊密相連的特征，企業必須先轉變行政管理職能才能實現簡政放權，才可以在逐漸減少直接管理的同時做好宏觀方面控制；第二，要做好新環境下辦公室職能的界定。首先基于企業內部管理機制明確企業辦公室的管理職能和工作任務，在此基礎上編制工作計劃，最終形成一套相對完整的目標管理體系。確定目標后將目標進一步分解并落實到人，實行目標責任制、崗位責任制。

4.5 優化調整組織結構

通過調整組織結構，可以改善不合理的人力資源格局，從宏觀上建立起更符合企業發展要求的辦公室管理層的組織結構，這對于改善不和諧的人力資源現狀大有裨益。

5 結論

辦公室管理是現今企業發展中的重點內容。在上文中，我們對企業辦公室和諧管理進行了一定的研究，需要企業能夠做好重點把握，以科學管理方式的應用實現企業辦公室的和諧管理，進而實現企業的整體發展。

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