人事檔案知情權存在的問題與對策

黃海燕

（362000 泉州市鯉城區人力資源和社會保障局 福建 泉州）

人事檔案知情權存在的問題與對策

黃海燕

（362000 泉州市鯉城區人力資源和社會保障局 福建 泉州）

隨著政治民主進程的不斷推進，公民強烈要求享有一定的人事檔案知情權。本文在闡述人事檔案知情權重要意義的基礎上，剖析人事檔案知情權缺位帶來的問題及原因，并針對性地提出保障人事檔案知情權的對策措施。

人事檔案；知情權；對策

隨著我國政治民主進程的發展，公民對人事檔案應享有一定知情權的呼聲越來越高。當前，人事檔案知情權存在哪些問題？原因是什么？如何解決這些問題，本文作了初步的探索。

一、公民對人事檔案管理享有一定知情權的重要意義

（一）隨著我國政治民主化程度的提高，公民要求對人事檔案享有一定的知情權

人事檔案知情權，是隨著我國政治民主化的發展和政府信息公開進程而提出的。人事檔案知情權，主要是指用人單位對本單位員工人事檔案的知情權和人事檔案當事人對自身人事檔案的知情權。國家頒布的《政府信息公開條例》明確規定了政府信息公開的程度、流程及相關事項。《保密法》明確指出哪些范圍應當保密，哪些范圍應當公開。《行政訴訟法》也從不同角度體現了公民享有一定的知情權。與上述我國政治民主化進程相適應，公民對人事檔案也要求應當享有一定的知情權，這是公民的一項基本權利。

（二）可以更好地提高人事檔案的利用效率

隨著我國社會的發展，人事檔案不僅要為組織人事部門管理所用，為用人單位所用，更要為個人的發展所用。長期以來，由于人事檔案的保密性，個人對檔案的利用很少，人事檔案社會價值的發揮受到很大限制。公民享有一定的人事檔案知情權，有助于激活人事檔案的服務功能：組織人事部門可以更好地發現各類人才，促進人才資源的合理流動和優化配置；用人單位可以招聘急需的和長遠發展需要的人才，實現人才配置的優化和合理的組合；個人可以通過組織人事部門、用人單位招聘和自我推薦等方式，充分發揮自己的聰明才智，人盡其才，用其所長。從而，最大限度地發揮人事檔案的社會價值，為社會、用人單位和個人服務。

（三）可以推動、促進人事檔案的管理服務工作

目前的人事檔案管理仍采用封閉式的管理模式。公民查看自己的人事檔案，程序繁瑣，費時不便，缺少保證公民享有一定知情權的公開性和透明度。加上存在著有的人事檔案內容虛偽不實；有的人檔分離；有的人事檔案公開制度、監督機制不完善等問題，使公民人事檔案知情權的權利受到嚴重的損害。為適應我國社會主義市場經濟的發展，實現人才資源的合理流動，優化配置人才資源，必須改變目前人事檔案的封閉式管理模式，改變、改進人事檔案管理的工作方式，才能有效地保障公民享有一定的人事檔案的知情權。

二、人事檔案知情權存在的問題和原因

（一）存在問題

1.對人事檔案知情權的宣傳部充分、不深入

隨著政府信息公開，有關的法律法規陸續出臺，人們對人事檔案知情權問題也日益關注。但是，政府和人事檔案主管部門的輿論宣傳滯后，導致公民對人事檔案知情權觀念的理解還不夠深入，對自身檔案材料的檔案意識不強。有的人認為人事檔案可有可無，出現“棄檔”、“死檔”現象，造成人事檔案內容“空白”、“虛偽”，嚴重影響了人事檔案內容的真實性、完整性和合法性。

2.有關法律法規尚未健全

迄今為止，保障人事檔案知情權專門的法律法規尚未建立；相關的法律法規也太籠統、不明確、不好操作。這就必然造成人事檔案知情權存在著許多突出問題。

3.人事檔案利用率低

長期以來，受滯后的法制建設和傳統封閉的人事檔案管理模式等因素影響，許多人事檔案除了主要在評職稱、升工資和提拔干部時利用外，長期放在檔案室里。人事檔案的利用只是對單位不對個人。人事檔案當事人查詢、利用的權利被漠視，許多人不知道、不了解自己檔案中的內容和有關信息，有的甚至不知道自己檔案的下落。人事檔案根本不能發揮其應有的利用效率。

4.人事檔案卡檔、假檔、內容不全、一人多檔問題時有發生

社會主義市場經濟，市場對社會資源的配置起著基礎性的作用，它要求人才合理的流動。但現行的人事檔案管理制度，檔案由用人單位管理，缺乏公開性和監督機制，無視當事人的基本權利，使得人事檔案成為“卡”人的工具，嚴重阻礙人才資源的合理流動和配置的優化。出現有的地方有些人為了謀求更好的發展機會和發展空間，不得不放棄自己的人事檔案。出現“死檔”。也有的人事檔案內容空泛不實，使一些人主動放棄對自己不利的人事檔案，出現“棄檔”現象。有的檔案，隨意加入或刪改檔案內容，如獎懲或功過，出現了“假檔”現象。在市場經濟條件下，有的單位為了招聘人才，子啊原單位檔案調檔難、卡檔時，就重新為人才建立一份人事檔案，出現了“一人多檔”現象。有的人事檔案材料沒有及時歸檔，內容不全面，等等。

5.人事檔案監管工作薄弱

由于傳統封閉式的人事檔案管理模式的影響，社會、用人單位和人事檔案當事人無法對檔案主管部門及檔案管理人員進行公開有效地監督；檔案形成程序缺乏透明度；人事檔案內容缺失、不實狀況長期存在。嚴重損害了人事檔案當事人的合法權益。

（二）存在問題的原因

1.長期以來，在保密觀念的影響下，形成了人事檔案封閉式的管理模式

長時間以來，人事檔案不向社會和當事人公開。其內容是嚴格保密的。在市場經濟條件下，當事人對本人檔案，為數不少存在著“不知道下落、不清楚內容或知道內容不全面”等狀況。封閉式的管理，使問題越積越多，得不到解決。

2.有關人事檔案知情權的法律法規跟不上社會發展的需要

在我國憲法、檔案法等法律中雖然都有對人事檔案當事人知情權的隱含規定，但至今為止，還沒有專門的關于人事檔案知情權的法律法規。現有的人事檔案管理，對于保密事項規定過于寬泛、模糊，對定密、泄密的處罰規定也不適應社會發展的需要。法律法規滯后，是人事檔案知情權存在種種問題的根源所在。

三、解決人事檔案知情權存在問題的對策

（一）強化輿論宣傳，使公民了解自己對人事檔案享有一定的知情權

現今人事檔案知情權的觀念還沒有深入人心，普通公民對人事檔案知情權的意識還比較薄弱。人事檔案管理部門要根據上級有關規定，結合實際，及時制定相關的政策法規，多渠道、多形式地積極開展相關政策法規的輿論宣傳和人事檔案知情權的咨詢服務，使人們知曉公民有查閱和利用自身人事檔案的權利，明白其重要性，提高他們維護自身合法權益的意識，能夠在社會和經濟的發展中，充分地行使人事檔案的知情權。

（二）加快建立、健全相關的法律法規，保證人事檔案知情權的合法性

建立完善人事檔案知情權相關的法律法規，是保障、實現公民享有一定的人事檔案知情權的法律依據。長期以來，人事檔案知情權不為人們重視，有關部門只宣傳人事檔案保密的有關規定，忽略、漠視公民的知情權。因此，要建立把人事檔案知情權作為公民一項基本權利的相關法律法規。根據形勢發展的需要，適時修改、完善現有的人事檔案法律法規。從法律層面，界定人事檔案知情權，確保公民合法擁有自身檔案知情權的權利。在法律法規中，應明確規定公民擁有更正權：即公民在發現涉及自身檔案信息有錯誤之處，或有與事實不符合時，有權要求相關部門、單位進行修改、更正；相關部門、單位依據事實，對確實錯誤的檔案內容要進行更正，以維護人事檔案的真實性、完整性和合法性。

（三）健全監督機制，保障公民的人事檔案知情權

加強監督，健全監督機制是確保公民享有一定的人事檔案知情權的重要舉措。要建立完善人事檔案主管部門、社會、用人單位和個人之間相互監督、相互牽制的監督機制。檔案主管部門和檔案管理人員的法律責任和義務要明確。要擴大檔案形成程序的透明度，盡量做到透明、公開；對應當公開而不公開人事檔案內容的，要追究單位和個人的責任。要定期檢查人事檔案知情權的落實情況。檢查的內容包括：人事檔案內容的真實性、全面性、合法性；用人單位及檔案當事人的反饋意見；社會公眾對人事檔案知情權公開、透明度的評價；等等。要建立健全人事檔案知情權的投訴渠道：通過各種形式，如電話、信箱、信訪接待日等，暢通監督渠道，自覺接受社會各界的監督。

（四）加強人事檔案工作的改革與管理

以法律為依據，改革現有的封閉式的人事檔案管理制度，才能保證公民享有一定的人事檔案知情權。人事檔案管理部門要嚴格規定人事檔案知情權的限制要求：包括法律法規規定的不能公開的內容；人事檔案知情權公開的時間、地點等等。要處理好公開權與隱私權的關系。凡是要求公開的，都要公開、透明，向社會公布；凡是法律法規要求保護的個人隱私，必須保密。要加強人事檔案管理信息化建設，人事檔案的內容要做到真實、完整、合法。積極為社會化、用人單位和個人服務，不斷提高人事檔案知情權的利用率。

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